原本証明方法の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

原本証明方法は、公的機関等に提出する書類のうち、特に行政機関側から発行者に対して求めるケースが多いものです。本来存在する原本と間違いがないという趣旨の文言を入れて、証明年月日とその最高責任者主に法人等の代表者氏名とその印を持って、認められるものです。雛形等は特にない場合が多く、原本と相違ないことを証するあるいは証明するという文言で事足ります。

まずは原本証明を行った年月日を記載します。次にこの写しは原本の写しと相違ないことを証するとし、最後にその原本証明を行った年月日及び、証明を行う組織とその代表者等の氏名を入れて完成となります。この書式はほとんど変わらず、大抵の場合で同じように記載を行っていくものです。したがって、役所等の指示がなければ、この形式で原本証明方法として利用できると考えておいて、間違いはありません。

外部の機関等にこの原本証明方法を説明し、その証明を発行してもらう場合です。このとき、電話だけではなく実際に原本証明をしてもらう書類を郵送で送らなければなりません。特に事前に電話等で確認の上で了解をもらい、その後手紙を添えて例文とともに送るのが通常のやり方です。言葉などに特に注意し、手紙では相手の時間を使ってしまう事へのわびの文言を入れておくことが望ましいとされています。

外部の機関等にこの原本証明をしてもらわなければならない場合は、事前に電話等で了解を得てから行います。いきなり連絡もなしに原本証明を求めるのは非礼です。したがって、電話で事情を説明し、その了解を得てから勇壮で書類一式を送ることが通常のやり方となっています。なお、相手側がこの原本証明の発行になれている場合等で、相手側から郵送がなされる場合も想定されるときがあります。

資格者証等の原本証明についてです。資格者証等の原本証明を求めるのは、たとえば就職時においてその資格者証の写しを求めるとき、原本と相違ないことを提出者に求めることもあります。ただ、この場合は原本証明を求めずに、資格者証を発行するところから資格を有する旨の証明書類を別途発行してもらう方が、やり方としてはスムーズなため、件数自体はそれほど多くはありません。

資格に関する原本証明の発行については、資格者証のコピー等の余白に提出者の原本証明をさせた上で提出を行うよう指示を出すところがあります。ただ、この方法よりはむしろその資格者証を発行している団体に対して、資格取得の証明を別に発行してもらうことで対応ができることが多く、提出者による申請を行わせて対応をすることで事は足りるため、それほど件数は多くはないのが通例です。

原本証明を行う場所については、通常、本来の資格者証等の原本証明を行うものに対して、余白部分にこの原本と相違ないことを証明するという一文を入れます。原則手書きが好ましいですが、印鑑等で日付や証明者欄以外をすでに用意しておくやり方でも差し支えはないものです。法人代表社印等は必ず押印が必要であり、押し忘れがないようにしなければなりません。

原本証明を頻繁に行っているケースです。この場合は、原本証明に必要なように、雛形となる印鑑をあらかじめ用意しているところがあります。そのため、この印鑑を押印してあとは証明する団体等の代表者氏名とその印鑑、法人印であれば丸印が一般的ですが、この二つを押印して事足ります。なお、この丸印は必ず朱肉を利用して押印されるものでなければなりません。

コピー等の余白がない場合です。この場合は、その写しの余白部分がないため、裏面等を利用して原本証明の文言と押印をすることがあります。一般的には見かけないやり方ですので、提出先から原本証明がないと言われることがありますから、説明が必要でしょう。裏面に記載をしている等の説明を行い、その了解を得て、その原本証明を行った書類を利用することとなっていきます。

原本証明を行う書類について、余白等が少なく原本と同じであることを証する等の文言を入れるのが、困難な場合です。このとき、裏面等に原本証明を行うしか方法がない場合があり、裏面に原本証明を行いますが、表面にも原本証明に関するものは裏面に記載している等の表示がなされておいた方が無難です。なお、提出先によっては、この裏面記載を認めないところも存在します。

余白が表面にも裏面にも見当たらない場合です。このとき、継紙を設けて、その継紙の余白部分に原本証明を行います。ただし、元々の資格者証等の写しの部分と継紙の部分は、のり付けまたはホッチキス等でつなげるようになり、結果として後で原本証明だけをつなげたのではないかと疑われる可能性が浮上します。そのため、継紙の部分に割印をすることで、その疑問が生じないようにするものです。

余白が表面にも裏面にも確保できない場合は、継紙を設けてその余白を利用して原本証明を行います。この原本証明では、あとから付け足したと思われないように割印を行います。割印がない場合には無効です。そのため、原本証明が複数枚になる場合の時だけ行うものですが少し手間がかかるものであるため、発行者側からすればその手間を嫌がる傾向にあるとされています。

原本証明方法で使用する言葉は、原本と相違ないことを証するという文言は必須です。また、その証明を行った組織の代表者やその印鑑も押印してもらわなければならず、つまりそれだけこの証明書類は重要であることの証左になります。この原本証明を受け取る側主に行政機関等になりますが、万が一異なっていた場合は、証明を行っていたところの責任問題になることは、言うまでもないことです。

原本証明を行った日付は必須ですし、証明を行った組織及びその代表者についても明記されていなければなりません。また、不明瞭なものは、提出先で却下される可能性が高く、鮮明になされるべきものであると解されています。なお、証明日付がない場合などは、無効して却下されるケースもあり、提出する前にミスがないかどうかをよく確認の上で、提出することが必要になってきます。

原本証明は原本そのものを提出するわけにはいかない場合に、その写しについて原本の写しと相違ないことを提出者の関係する組織等の証明を持って、認めるという行為のために必要なものです。したがって、書式や雛形はほとんど同じであり、その書式等から逸脱しているようなものは、認められない場合があり得るということです。証明日付や証明者の押印にも注意しなければなりません。