書類遅延謝罪の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

企業において仕事をする場合、書類を提出する期限を設定するものです。多くは取引会社に提出する書類でありますので、提出期限を守ることは必須になるのですが、何かしらのトラブル発生等により、期限に間に合わなくなる場合もあります。そういった際は書類遅延謝罪の書面やメールを作成する必要があります。こういったものがないまま遅延すると、信用をなくしてしまうので注意が必要です。

書類遅延謝罪の文章を作成する際、まず何よりも謝罪の言葉を記載することが大事です、先に理由から述べてしまうと回りくどいような感じで受け取られてしまう可能性もありますので、謝罪文章を受け取った側の気持ちになって文面を作成することが大切です。状況によっては書面を作れる状況にないこともあるでしょうから、そういった場合は取り急ぎメールで謝罪し、後日改めて報告する旨を伝えておくと良いです。

書類遅延謝罪の文章には、遅れた理由の記載が必須になります。こういった場合の雛形の例文としては、「この度はご依頼いただいていた注文商品の生産進捗状況につき、提出が遅れて申し訳ございません。一部資材不良発生により、完成品数の確認に時間を要しておりました。不良品を除去しましたので、以後は定期的にお約束の月曜日にご報告します」という感じでよいでしょう。

書類遅延謝罪には、遅れた理由を明確にしておく必要があります。理由を説明しないまま謝罪だけしても聞いた側は納得しにくいものです。従ってポイントを絞って簡潔に理由を書くことが必須になります。緊急事態ですぐに文章を作成できないような場合は、取り急ぎメールで連絡し、後日改めて謝罪する旨を取引先などに連絡を入れておくことがビジネスの世界では必要になるのです。

書類遅延謝罪には、ケアレスミスによる遅延でも、それを正直に書いた方が好感が持たれます。嘘を書くと何となく違和感のある文章になってしまい、いずれ嘘だと分かった場合に両社の関係がぎくしゃくしてしまったりします。従って、「この度は担当者が提出依頼日を間違って認識していたため、書類の提出が遅れてしまいました」といった感じの文章にしておくのがベターです。

書類遅延謝罪の文章には嘘は書かないでおきたいものです。ケアレスミス等の場合、恥ずかしさもあって何とかそれを隠したりごまかしたりして文面を取り繕いたくもなるのですが、そういった書式で書くとかえって逆効果になったりする場合もあります。正直にミスを認めて謝罪した方が好感をもたれ、その後の取引に影響が出ないケースの方がビジネスでは多いのです。

書類遅延謝罪については、上司が相手企業の上司に対して手紙で謝罪しておくことも悪くはありません。部下のミスを上司がカバーするのは企業では当たり前なのです。こういった場合の手紙の文章としては、「今回の件では弊社の担当者の不注意により、御社に多大な迷惑をかけてしまいまして誠に申し訳ございません。今後はこのようなことがないように徹底いたします。」という感じで記載しておくと良いでしょう。

部下の失敗に対して上司が責任を取るのがサラリーマン社会の鉄則です。従って、部下のミスによって書類遅延謝罪文を提出するような事態になった場合、その文章とは別で上司から相手先の企業に対しお詫びの手紙を出しておくことも悪くありません。トラブル発生に際にそういった丁寧な対応をしていれば、手紙を受け取った側にも十分な謝罪の気持ちが伝わるので効果的です。

書類遅延謝罪の文面には、謝罪の言葉もきちんと記載しておけねばなりません。こういった場合の雛形の例文としては、「今回の遅延については誠に申し訳なく感じております。今後、こういった遅延のないように弊社の社内体制の見直しを行います。また、社員教育も徹底してまいります。今後ともどうぞよろしくお願いいたします」という感じにしておくと謝罪の気持ちも伝わります。

書類遅延謝罪の文章には、受け取った側に謝罪の気持ちがきちんと伝わる文面にしておくことがベターです。社内体制の見直しや社員教育の再徹底により、２度と遅延を起こさないという思いを相手に伝えなければいけないのです。こういった意気込みを知ると書類遅延謝罪文章を受け取った側も反省の気持ちを十分に汲み取りますので、先の取引を行う際にも安心感を持つのです。

納期に間に合わなかったことを書類の冒頭に記載しておくことも書類遅延謝罪の文面の際には必要です。遅刻した場合に理由を述べる前に「遅刻して申し訳ありません」と先に言うのと同じで、「今回、書面の遅延が遅れたことについてお詫びいたします」という文面を最初に記載することが大切なのです。理由はあったとしても当初に決めた約束を守れないのは守れなかった会社の管理が不十分tも言えるのです。

ビジネスにおいては、起こった事象の内容により、自社の責任でない部分でトラブルが発生することがあります。しかしたとえそれが原因で書類遅延を起こしたとしても、まずは遅れたことに対する謝罪をすることがビジネスの世界では大切なのです。そういった文言は理由より先に冒頭に書くことが必須になります。期限を待っている会社には迷惑がかかっているのですから、謝罪は当然です。

書類の提出期限だけでなく、商品の仕入納期なども企業の取引では話し合いを行います。当初の計画通りに行かない場合もありますので、そういった場合は早めに両社で打ち合わせを行う必要があります。その参考資料となるのが期日までに提出する資料になりますので、そういった資料の作成が期限を守れないと全体のスケジュールが遅れるのです。従って謝罪とともに、早めに対応する策も考えなければならないのです。

書類遅延謝罪の文章を書く際には、遅れた理由を明確に記載しておくことが必須になります。理由なしに遅れることはありませんし、そういったことを正直に報告することによって、依頼した側は当初の予定が少々きつかったのかなどの反省材料になったりします。遅れた理由を隠さずに正直に報告してくれる企業の方が、長い目でみれば安心で、その後の商売もしやすいです。

書類遅延謝罪の文章は、遅れることが発覚した場合に速やかに書きたいものです。ただし、緊急事態の発生時などはすぐに書面を作れませんので、そういった場合はメールで取り急ぎの連絡をし、書面を後日作成する旨を伝えておけばいいでしょう。書面が出来た際には出来れば責任者が迷惑をかけた企業に出向いて、謝罪の文章を持って行くような対応が望ましいです。