法定調書の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

法定調書とは所得税法、相続税法、租税特別措置法、国外送金等調書法のうちのいずれかの法律に基づいて、決められた時期までに税務署へ提出しなければならない源泉徴収票や支払調書のことです。2014(平成26)年現在、法定調書は全部で59種類が指定されており、提出された法定調書は申告した納税額を裏付けるための資料として税務署で利用されています。

法定調書は所定の雛形に必要事項を埋めていく形で作成する文書であり、手紙のように書き出しや結びに使用できる言葉は存在しません。また、文章として記載する部分は多くないので、例文も存在しません。ただし、法定調書を作る立場であれば、何度も同じような書式を使って、何度も同じような言葉を用いて作成することになるので、そのような言葉が法定調書の書き出しや結びにあたる言葉にあたると考えることができます。

法定調書の中で最も身近な書類の一つとして挙げられるのは「給与所得の源泉徴収票」です。この書類では、まず給与の支払いを受ける者の住所、氏名、役職名、受給者番号などを書き、その後、給与の支払金額、給与所得控除を除いた金額、適用する所得控除の合計額、源泉徴収税額を記入します。そして、給与の受取人が所得控除の対象となっている場合は、該当する欄に人数や金額などを記入します。最後に、給与の受取人の生年月日と、給与支払者の住所、氏名、電話番号を記入すれば完成です。

給与所得の源泉徴収票は、給与支払者が源泉徴収簿の内容を参照しながら作成します。そのため、源泉徴収票を仕上げるためには、給与支払者の側で日頃からこまめに源泉徴収簿をつけたり、帳簿の内容を確認する必要があります。完成した源泉徴収票は、税務署に提出するだけでなく、給与の支払いを受ける者にも交付しなければなりません。給与の受取人に交付する源泉徴収票は、収入証明書類として使用されることがあるので、記載内容は絶対に間違えないようにしましょう。

会社の中で退職者が出た場合、その退職者が会社の役員の者だった場合は「退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」と呼ばれる法定調書を作成しなければなりません。この書類では、まず退職手当が支給される者の住所、役職名、氏名を記入し、その後支払金額、源泉徴収税額、市町村民税および道府県民税の特別徴収税額を記入します。そして、退職所得控除額、退職時点での勤続年数、就職日、退職日を記載し、最後に退職手当を支払う者の住所、氏名、電話番号を記入して完成となります。

退職手当金の受取人に関する「退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」は、受取人が役員ではない場合と、退職者の退職理由が死亡によるものである場合は作成する必要はありません。ただし、作成する場合は、同じ内容のものを3枚作成し、税務署と市区町村には1枚ずつ提出し、退職者本人には1枚を交付しなければなりません。給与所得の源泉徴収票と同様に、交付する源泉徴収票および特別徴収票は、収入証明書類として用いられることがあるので、特に金額については誤りがないよう記載しなければなりません。

ある競走馬の馬主に支払った賞金がある場合は「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を作成します。この支払調書には、報酬の支払者と受取人それぞれの住所・氏名を所定の欄に記入し、調書真ん中の「区分」の欄には「競馬の賞金」と記入し、「細目」の欄には賞金を支払った競走の名称などを、「支払金額」と「源泉徴収税額」には、馬主に支払った金額と、そこから源泉所得税として差し引いた金額を記入します。

競走馬の馬主は競走馬の成績に応じて賞金を受け取りますが、ある馬主が1年間の中で一度でも75万円以上の賞金を受け取った場合は、その馬主に関する「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の作成義務が生じます。支払調書には、作成義務が生じる原因となった競走だけでなく、1年間にその馬主に対して支払った全ての支払金額について記入する必要があります。

不動産業に従事している個人・法人が、宅地を売買によって取得した時に「不動産等の譲受けの対価の支払調書」と呼ばれる法定調書の作成が必要となる場合があります。この調書では、まず不動産を譲渡した者と譲渡者に対価を支払う者それぞれの住所・氏名を記入します。そして「物件の種類」の欄には「土地」を、「物件の所在地」には土地のある場所の住所を、「細目」には土地の地目として「宅地」を、「数量」には土地の面積を記入し、取得年月日と支払金額を記入します。そして「摘要」の欄には売買代金の支払日や支払方法などを記入します。

不動産業従事者は、同一の者に対する1年間の支払金額の合計が100万円を超える場合に「不動産等の譲受けの対価の支払調書」の作成義務が発生します。支払調書を作成する際は、不動産を譲り受ける際に作成した契約書などを参照します。注意が必要なのは「取得年月日」の欄で、不動産の場合は所有権等の移転があった日の日付を記入するものであり、契約を締結した日ではないので注意が必要です。

法人が新しい営業所用の土地や建物を取得したときには「不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書」と呼ばれる法定調書をつくらなければならない場合があります。この調書を書く際は、まず手数料の受取人と手数料を支払う者それぞれの住所と氏名を記入します。その後「区分」の欄には「譲受」と記入して、手数料の支払確定年月日と支払金額を記入します。そして「あっせんに係る不動産等」には支払いの対象となった不動産の種類、所在地、物件の数や面積、取引金額を記入していきます。

法人が何らかの目的で不動産を取得することになった場合、仲介業者に売買の仲介を依頼することがよくあります。この場合、仲介業者には取引が成立したときに仲介手数料を支払うことになりますが、この場合に作成が必要なのが「不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書」です。ただし、1年間に支払った手数料の合計が15万円を超える者がいない場合は、この法定調書は作成する必要がありません。

特別徴収とは、本来納税義務者が納めるべき住民税などの地方税や社会保険料を、給与や公的年金を支払う事業者(特別徴収義務者)が徴収し、この徴収者が納税義務者に代わって地方自治体や社会保険運営元に納める制度です。源泉徴収と仕組みは似ていますが、源泉徴収の場合は本年中の所得に対する税額が対象なのに対し、特別徴収は前年の所得に対する税額が対象である点が異なります。また、税額の計算についても、源泉徴収の場合は事業者側で計算しなければなりませんが、特別徴収は賦課側で計算が行われます。

法定調書を作成する場合に注意すべき点は、各法定調書には提出期限があるということです。例えば、給与所得の源泉徴収票は、1月31日までに前年の支払い分についての源泉徴収票を税務署に提出しなければなりません。また、退職所得の源泉徴収票・特別徴収票については、税務署へは退職手当金を支給した年の翌年の1月31日までに、市区町村には退職後1ヶ月以内に提出しなければなりません。税務署提出分については概ね1月31日が期限となっていますが、その他に提出する分については調書ごとに期限が異なるので確認が必要です。

法定調書は帳簿書類を参照しながら、正確に記入する必要があります。特に金額をはじめとする数字については、他の項目以上に慎重に記入しなければなりません。法定調書は事業者の税務申告の内容の根拠となるため、ここに誤りがあると税務申告の内容の根拠が崩れることになります。誤りがあったまま放置していると、税務署から提出書類について何らかの指摘を受けたり、事業所が税務調査の対象となることがあります。法定調書の提出は、誤りが無いかどうかを十分に確認してから行うようにしましょう。