給与支払報告書摘要欄の書き方や例文・文例... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

経理関係者が年明けに行わなければいけない書類のひとつである給与支払報告書ですが、給与支払報告書摘というのは、１月１日時点で給与を支払った全員の個別明細表と総括表を住んでいる市区町村に提出する書類のことです。具体的な書き方は市区町村によっても違いがありますが、基本的なポイントは同じですので以下の例文や文例などを参照することができるようになっています。

給与支払報告書摘要欄で必要になっているのは、住宅借入金などの特別控除を受けた方の名前、前職の給料情報、扶養家族の名前、災害などによる徴収猶予税額の情報などになりますので、それらの情報を箇条書きにして記載することができます。手紙のように挨拶の言葉や余計な文章は必要ではありませんので、わかりやすく名前や金額などをはっきりと記入するようにしましょう。

給与支払報告書摘要欄ですが、まず住宅ローン控除を受けた場合には住宅を居住の用に供した年月日を記載します。例えば2014年12月12日から住居として利用し始めたという場合には「居住開始年月日2014年12月12日」というように箇条書きにしてわかりやすく記載することができます。これは住宅ローン控除などの住宅借入金を受けた場合に必要になる情報です。

住宅ローン控除を受けた場合には上記のようにいつ住居として利用し始めたのかをはっきりと記載することが必要になります。また具体的な住宅借入金特別控除をいくら受けたのかというのも重要な情報になってきます。給与支払報告書摘要欄は自由に記載することができるようになっていますが、ほかの項目と同様に、金額や数字がはっきりと分かるように記載することを心がけましょう。

年内に前職がある場合には、そのことも給与支払報告書摘要欄に記載しなければなりません。とくに決まった雛形があるわけではありませんが、必要な情報としては給与金額、源泉所得税額、社会保険料金額、前職住所・前職名称、退職日などになります。それぞれがわかりやすく表記できるように「給与金額〇〇円、社会保険料金額〇〇円」というように記載しましょう。

年内に前職がある場合には上記のような情報を記載することがあります。前職分の給与支払者の住所や氏名というのは場合によっては把握することが難しい場合がありますので、もし会社の経理として給与支払報告書を作成する場合には、あらかじめ必要な情報を社員などから得ておくようにしましょう。給与支払報告書を作成する前にそれらの情報を揃えておくのはよいことです。

国民年金保険料や国民年金基金の加入金として負担する掛け金を支払ったという場合にも、そのことと金額を給与支払報告書摘要欄に記載する必要があります。その場合には基本的には箇条書きの書式で、「国民年金保険料加入金〇〇円」もしくは国民年金基金加入金〇〇円」というように記載することになります。正しい名称であるか、金額が正しいかどうかを確認しましょう。

国民年金保険料や国民年金基金などの金額を記載することが必要ですが、ほかにも災害などによる徴収猶予税額などが必要になる場合もあります。いずれにせよどのような保険料や基金などを支払ったのか、そしてどのくらいの金額なのかをはっきりと記載することが重要です。様々な項目がありますので名称や金額がわかりにくくならないように、余白などを使ってわかりやすく記載するように心がけましょう。

さらに給与支払報告書摘要欄で忘れてはいけないのが、控除対象配偶者及び扶養親族の名前です。記載方法としては「控除対象配偶者〇〇」というように名前を記載していきます。16歳未満の扶養親族には「〇〇（年少）」というように記入します。平成24年度から16歳未満の扶養親族欄の記入が必要になりましたので注意して記入漏れがないようにすることが必要です。

子ども手当や高等学校授業料の実質無料化が平成24年度から始まったことから、所得から16歳未満の扶養親族の費用が所得から差し引くことができなくなりました。また会社などの場合、社員の子どもの情報が経理まで伝わらず記入漏れが多くなっているともいわれています。記入漏れがあった場合には所得控除の金額は変わりませんが、住民税などが変化する恐れもあるので注意しましょう。

租税条約に基づいて課税の免除を受ける場合にも、この給与支払報告書摘要欄にその旨を記載しなければなりません。その場合には、「〇〇条約〇〇条該当」と記載をして、具体的にどのような条約が関係するのかどうかをはっきり記載していきます。またこの場合には赤色で付記して提出し、目立たせるようにすることも給与支払報告書摘要欄作成における注意点になります。

租税条約などの控除を受けている場合、「控除の種類」及び「借入金等年末残高」をも記載しなければなりません。場合によってはさらに震災特例法第13条の２第１項（住宅の再取得等による住宅借入金等特別控除）による控除の適用が含まれる場合もありますが、その場合には「控除の種類」を記載する必要がありますので事前に市区町村に具体的な書式を聞いておきましょう。

給与支払報告書摘要欄の書き方で「控除対象配偶者及び扶養親族名」という項目の記入が必要になります。この「控除対象配偶者及び扶養親族名」のなかには扶養控除の適用対象になる扶養親族だけではなく、16歳未満扶養親族の名前をも記載する必要があります。「控除対象配偶者及び扶養親族名」のなかに16歳未満の子どもを記載せずに提出してしまうケースが増えているので注意が必要です。

給与支払報告書摘要欄の書き方と注意点として抑えておきたいポイントとして、特別徴収の対象にならない場合のケースがある点があるということです。具体的には給与が毎月支給されなかったり、給与の毎月支給額が少ないという場合があります。これらの場合には特別徴収ではなく「普通徴収」というように記載することになります。具体的には市区町村によっても違いがあるので注意が必要です。

給与支払報告書摘要欄の書き方として注意しなければならないのは、条例や保険などの名称をはっきり記載することと、金額などをはっきり記載することになります。また16歳未満扶養親族の名前を「控除対象配偶者及び扶養親族名」に含めることなど、よくありがちなミスなどにも注意が必要です。市区町村によっても具体的な点が異なる場合もありますので、分からないポイントについては確認しておくと安心です。