手紙ビジネスマナーの書き方や例文・文例・... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

社会人になると社外の方へ手紙を書く機会があるでしょうが、会社の代表として書くことになりますので注意が必要です。手紙ビジネスマナーをわきまえた文書を書かなくては失礼だと思われたり、社会人として常識がないと思われるかもしれません。ビジネス上の手紙は、個人的に書く手紙では使わないような言葉も使用することになりますので、雛形を覚えておくと役に立つでしょう。

手紙ビジネスマナーをわきまえた書き出しは、まず頭語で始まり結語で終わります。これは一般の手紙でも目上の方への手紙や改まった丁寧な手紙などでは用いるものです。頭語と結語は対になっています。たとえば頭語が「拝啓」なら結語が「敬具」、頭語が「前略」なら結語は「早々」、頭語が「謹啓」なら結語は「敬白」または「謹白」というように決まっています。この中で最も一般的なのは「拝啓」で始まり「敬具」で終わる手紙です。

ビジネスでの手紙は、「拝啓〇〇の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」といったように前文では頭語と時候の挨拶を入れて、相手の安否を尋ねる挨拶をします。安否を尋ねる挨拶は、「ご清祥」の他にも「ご清栄」、「ご隆昌」などがあります。また、時候の挨拶を入れず、「拝啓時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」とすると、季節に関係なく使えます。

前文の挨拶は、雛形を覚えてしまえば楽に手紙を書き始めることができます。ほぼ決まりきった表現ですが、いくつか表現がありますので、組み合わせを変えることもできます。たとえば「〇〇の候」や「時下」といったところを「貴社におかれましては」にすると、「拝啓貴社におかれましては、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」といった表現にすることができます。

手紙の前文は挨拶文に続き、「平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます」といった日頃の感謝の言葉を続けます。この文章も組み合わせを変えてバリエーションを持たせることができますが、基本的には決まりきった表現になりますので、覚えてしまうとよいでしょう。書式を覚えると、手紙の前文は一回ずつ悩まずにすらすらと書くことができるでしょう。

この部分は「平素はひとかたならぬご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」「平素は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます」など、同じ意味でも少しずつ表現を帰ることができます。社会人になりたての方は、「平素は」「ひとかたならぬ」「ご高配」「ご厚情」など耳慣れない表現が多いのでとまどうかもしれませんが、ビジネス上の手紙で使う表現なので、覚えてしまいましょう。

前文が終われば、行を改めて本文を書き始めます。本文は転語から始めます。転語は「さて」や「ところで」「早速ですが」などが一般的で、よく使われます。本文は、用件を伝える部分であり、手紙の中では最も大事なところです。まわりくどい表現や大げさな表現は内容が伝わりにくくなりますので、丁寧かつわかりやすい表現にまとめることを心がけて書くようにしましょう。

ビジネス上の手紙では、挨拶や感謝の言葉をまず書いて、それから本文に入ります。挨拶文を入れたからといって、いきなり用件に入るのではなく、「さて」や「早速ですが」などの言葉を入れてから用件に入ります。用件はわかりやすい表現で書きましょう。「つきましては」などの言葉も入れると、大事な部分がここだということがわかりやすいので、用件が伝わりやすいでしょう。

主文のあとは末文になります。末文は例文を挙げると「まずは用件のみにて失礼いたします」「とり急ぎお知らせ申し上げます」などのように、「まずは」や「とり急ぎ」などの言葉を用いて締めくくることが多いです。それから最後には結語で終わります。結語は頭語に合わせますので、拝啓で始めた手紙なら敬具で終わるなど、頭語に合った結語を用いるようにしましょう。

末文は本文の後の締めくくりの文章になります。末文にはいろいろなものがありますが、本文をまとめながら「まずは」や「取り急ぎ」などの言葉から始まる文章で締めくくります。「まずは略儀ながら、書中をもちまして御礼申し上げます」「まずは御礼かたがたご挨拶まで」などいろいろなバリエーションがありますので、書式を覚えたら言葉を組み合わせながらいろいろな末文を作ることができるでしょう。

末文は、「今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます」「引き続きお引き立て賜りますよう、よろしくお願い申し上げます」「今後ともご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます」などのように、締めくくる方法もあります。今後ともよろしくお願い申し上げますという意味で、さまざまな表現の仕方がありますので、ビジネス上の手紙で使う表現を覚えておくとよいでしょう。

手紙の最後で、これからもよろしくお願いしますという締めくくりをすることは、個人的な手紙でもよくあることですが、ビジネス上の手紙では、少々堅苦しいような表現をすることがあります。「ご指導のほど」や「賜りますよう」などビジネスの手紙ではよく使う表現なので、自然に使えるようになるとよいでしょう。また、「末筆ながら、貴社一層のご発展をお祈り申し上げます」というような相手の発展を祈る表現をすることもあります。

手紙ビジネスマナーでは、相手の会社は敬意を示す「貴社」という表現を使います。貴社と同じように御社という言葉もありますが、手紙では「貴社」を使い、話すときは「御社」と使い分けるのが一般的です。相手の会社に敬意を払い、自分の会社はへりくだって「弊社」という言葉を使うようにしましょう。当社よりも弊社という言葉の方が、丁寧な印象になるでしょう。

社外の方宛てに送る手紙は、ビジネスマナーに気を付けて書かなくてはいけません。ビジネスマナーにのっとった手紙は、決まり文句のような挨拶や、よく使われる言葉、書式があります。前文と末文は書式のパターンがありますので、書き方を覚えてしまうと手紙を書くのが断然早くなるでしょう。相手の会社へ敬意を払った表現になるように気を付けて書きましょう。

手紙ビジネスマナーは最初は難しく思われるかもしれませんが、始まりと終わりの表現はパターン化されていますので、言葉や表現を覚えるとそれほど難しいものではないでしょう。へりくだった表現や、相手の会社へ敬意を払った表現をして、丁寧でありながらわかりやすい文章を心がけるとよいでしょう。ビジネスマナーを身に着けると手紙を書くにしても自信を持つことができます。社会人になったらビジネスマナーにのっとった手紙を書けるようにしましょう。