返金手紙の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

ビジネスをしていれば、時にはミスも起こります。特に丁寧な対応が必要になるのが、商品代金などを誤って過剰請求してしまった場合です。もし後々それが判明すれば、速やかに相手に返金する必要があります。その場合、相手に丁寧に謝罪しつつ返金手続きも進めなければなりません。メールや手紙で事情を説明し、相手の気分を害することなく処理できるような言葉を選ぶようにします。

法律的に決まった書式や雛形は、特にありません。とは言え、ある程度形式を踏まえた丁寧な手紙にする必要があります。マナーを守った文書として、書き出しは拝啓に続いて時候の挨拶で始めます。結びとしては、この度は誠に申し訳ございませんでした、といった謝罪の言葉で締めます。時候の挨拶に悩む場合は、いろいろなサイトに例文が記載されているので参考にして下さい。

返金手紙の最初は、表題と書き出しの時候の挨拶から始めます。過剰請求のお詫びについて、または過剰請求の返金手続きについてのお知らせなどを表題とします。その後に拝啓、時下ますます清栄のこととお慶び申し上げます。と続けましょう。この他に、貴社におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。また平素は格別のご愛顧を賜りありがとうございます、などもおすすめです。

マナーを守った堅実な文書としては、必ず最初にこういった挨拶文で始まります。こういった導入部分を省いていきまり本題を始めてしまうと、相手に不躾な印象を持たれてしまいます。返金をスムーズに行うためには、相手に気持ちよく対応してもらう必要があります。不快な気分にさせないよう、挨拶文の確認を含めた手紙の作成やマナーをおろそかにしてはいけません。

書き出しの挨拶文の後には、次のように用件を伝えます。お電話でご説明させていただきました通り、前回送付させていただきました請求書につきまして、ご請求金額の誤りがあることが弊社の調査で判明いたしました。このようなことは決してあってはならないことであり、弊社の不始末のために多大なご迷惑をおかけしてしまいましたことを、心よりお詫び申し上げます。

手紙を出す前に、相手に対して経緯を電話や訪問などで直接話しておくようにしましょう。いきなりこのような手紙が来ては相手は訳が分からない可能性もありますし、気分を害してしまうこともあります。請求内容に誤りがあったこと、そしてそのことについて心から申し訳なく思っている旨を必ず伝えるようにします。自分たちの不始末であるということを認めることで、心証も良くなります。

つきましては、誤ってご請求しました金額と正しい金額の差額を、貴社へご返金したく存じております。また、お振込みいただいた際の振込手数料も、併せてご返金させていただきたく存じますので、ご返金する貴社の口座を弊社までお知らせいただければ幸いです。お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんが、ご都合のよろしい時にご連絡いただけますようお願い申し上げます。

過剰請求していた場合は、謝罪だけではなく、多く受け取っていた金額を返金しなければなりません。その旨を連絡し、返金先の口座を教えてもらいましょう。また、返金方法は例文に示した振り込みだけではなく、直接持参する方法や郵便為替、現金書留などでも行えます。いくつかやり方の候補がある場合はそれを手紙に記載し、相手が希望する返金方法を実行するのも良いでしょう。

また、恐れ入りますが、以前お渡ししておりました領収書の訂正もさせていただきたいと存じます。つきましては、お手数ですが同封しました返信封筒にて、誤った請求分の領収書をご返送いただけますようお願い申し上げます。弊社に領収書が到着後、正しい金額を記しました領収書を発行させていただきます。ご多忙の中お手を煩わせてしまい誠に申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます。

領収書を発行していた場合、過剰請求した分の領収証を訂正しなければなりません。もし担当者が直接返金に行く場合は、その場で訂正させてもらう方法もあります。遠方である場合は、郵送で以前の領収書を返送してもらいましょう。その際、決して相手に封筒や切手を用意させるようなことはしてはいけません。謝罪手紙の中に、自分あての住所を記し切手も貼った封筒を入れておくのが礼儀です。

この度はご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。今後はこのようなことが無いよう、管理を徹底してまいります。何卒、今回ばかりはお許しいただけますよう、重ねてお願い申し上げます。甚だ略儀ではありますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご愛顧をいただけますよう、従業員一同より一層業務に励んで参りますので、どうぞよろしくお願い致します。

手紙の最後は、やはり改めて謝罪の言葉を述べるようにしましょう。文章の最後に持ってくることで、より謝罪の印象が強くなり、相手の怒りを抑える効果を持ちます。もし相手が誤請求となった理由を求めているなら、この謝罪の直前に理由を入れるようにします。そして、理由に対して今後このようなことが無いよう、どのような対策をしたのかという事まで記載すると完璧です。

甚だ略儀ではありますが、という言葉は文書の中でよく使用されます。これは本来取るべき礼儀を一部省いてという意味です。つまり略儀ながらというのは、本来であれば直接お伺いしてお詫びすべきところですが、という意味合いで使用されます。あくまでも昔から使用されている慣用句のようなものなので、実際お詫びに訪問したり礼儀をきちんと守る場合でも、この言葉を使用して構いません。

過剰請求など相手に非が無い場合の謝罪になるので、あくまでも丁寧に腰を低く、お詫びの気持ちを最大限に込めた内容の手紙にする必要があります。また、必ず返金の手続きについても明記するようにしましょう。謝罪だけで返金についての記載が無ければ、返金する意思はないのかと相手を怒らせてしまうことになりかねません。必要な内容は全て入っているか、手紙を出す前に必ず確認して下さい。

この手紙の最大の目的は、お詫びだけでなく余計に貰ってしまった代金を返金することにあります。そのためにも、返金方法についてはきちんと明確に記載するようにしましょう。また、手紙の差出人は一担当者ではなく、会社であれば代表取締役など最高の肩書を持つ人にします。あくまでも謝罪の手紙なので、本文以外でも礼儀を欠くことの無いよう注意するのがポイントです。