FAX問い合わせの書き方や例文・文例・書... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

昨今のＩＴ普及に伴い、電話やFAXでの問い合わせは激減しました。しかし、企業や会社では相変わらずFAXによるやり取りが継続しています。パソコンの不具合が発生した際、停電等の緊急事態の折、やはりアナログで形に残るFAXは心強い物です。個人で企業に問い合わせる時、仕事で使用する時、絶対的なルールはありませんが、形式的な雛形はあるので参考にして、上手にFAX問い合わせを利用しましょう。

FAX問い合わせは基本的に雛形が存在します。書き出しには必ず相手先の住所及び社名、担当者名を明記し、タイトルが必要です。上段に差出人の名前も明記します。また、数枚に渡って送信する際は〇枚中の〇枚目という記載が必須です。手紙と違って誰が見るか分からないのがFAXの特徴です。内容を分かり易く記載し、結びには折り返し連絡が必要か、不要か、今後の対応を記載して締めくくります。

〇〇会社〇〇部署課長〇〇様平成２７年７月１０日〇〇有限会社商品開発部担当〇〇全１枚送信新商品発売日の件平素は格別のご厚意賜り誠にありがとうございます。先日お問合せ頂きました標記の件につきまして、連絡します。平成２７年８月２０日より発売開始致します。発売に際して必要書類を後日送付しますので、よろしくご査収くださいませ。御社の重なるご協力に感謝申し上げます。以上

企業間でのやり取りの一例です。言葉は簡潔に、例文の様に無駄のない分かり易い書式が理想です。文例の通り、FAXは一方的に発送するものです。このケースでは、以前に問い合わせを受けたものに対しての返答となっています。文章の最後に以上と記載する事は、企業間では必須事項です。相手の名前だけでなく、部署や肩書も必ず省略せず明記しましょう。送信日は記録で残りますが、日付を忘れてはいけません。

お客様サービスセンターご担当者様７月号のカタログ、２０ページに掲載している「楽々お出かけバッグ」について、大体の内容量を教えてください。また、購入する際は日付指定でギフト発送が可能か否かも併せて教えてください。差出人住所〇〇氏名〇〇電話・FAX番号〇〇-〇〇昼間は外出しております、FAXにて回答をお願いします。昼間は外出しておりますので、FAXにてご回答の程よろしくお願いします。

企業に対する消費者からの商品に対する質問FAXです。FAX問い合わせの典型的な文例だと言えます。企業間でやり取りする書式に比べて、かしこまる必要がないので、自分の言葉で、内容を再度聞き返される事のないように、詳細を丁寧に伝える事が大切です。企業によっては雛形を用意している所もあるので、その場合は空欄を埋める形で記入し送信すれば完了です。

〇〇様今日のミーティングお疲れ様。分からない事があるので教えてください。部長の話していた来月提出の文化祭のテーマについて、まとめ方は手書き、それともパソコンで一覧表のどちらでしょう。それから会計担当の〇〇さんの連絡先ご存じだったら教えてください。メールアドレスも携帯番号も知らなくて、私のグループに所属しているけど、新しく入部した時に登録していなかったみたい。急がないのでよろしくね。〇〇大学〇学部２年名前〇〇

友人同士のやり取りです。このように完全プライベートなFAXでは、雛形も何も存在しません。近年は大抵携帯電話やメールで解決する事が多いのであまり使用する機会はないでしょう。万が一、遠征先や旅行先等で電波環境の整っていないエリアに滞在している際には大変便利なツールになります。ホテルのフロントでFAXのサービスを受ける事が出来ます。事前にFAXを利用する旨フロントデスクに伝えておくと安心です。

平成２７年７月１０日〇〇〇様株式会社化粧品メーカー商品担当氏名〇〇拝啓爽やかな夏の到来です。〇〇様に於かれましてはご健勝のこととお慶び申し上げます。弊社の基礎化粧品をご愛用頂き誠にありがとうございます。この度商品リニューアルに際しまして、平成２７年の５月に洗顔をお買い求め頂いたお客様全員にサンプルを送らせて頂く予定です。下記のアンケートにご記入の上返信の程よろしくお願い致します。サンプルの送付を希望する・しない敬具

企業から、個人消費者に対する質問形式のFAXです。送られたＦＡＸに記入して折り返し送信するタイプのアンケート形式になっています。このような１枚の用紙を再利用する場合には、文字を大きく、必要な回答部分は鮮明に記載する必要があります。FAXは送信する度にかすれたり、文字が読みにくくなったりします。それを踏まえて最初の書式は大きくしておくと、後々まで綺麗に読み取る事が出来ます。

〇〇大学入試スクール数学担当〇〇先生へ２枚中１枚目いつもお世話になります。下記の問題の解答がどうしてもまとまりません。自分ではこのように考えました。〇〇に対する問XAによる〇〇893.75正式回答を教えてください。また、途中の数式が違うかも知れませんので、２枚目に回答を出す過程を記入しています。明日の塾の時間に回答を教えてください。よろしくお願いします。名前〇〇

上記はFAXならではの問い合わせ内容です。手書きでのやり取りが出来るという利点もあるFAXを使用して、学生の数学や物理の計算式の質疑応答に利用されるケースは多々あります。この文例では、２枚目があります。２枚目に自筆で記入した計算式を送っていますが、上段に２枚目中２枚目という一文を必ず入れましょう。省略して2/1、2/2という書き方でも分かり易くて良いでしょう。

FAXを利用する上で特殊な言葉はありません。手紙よりビジネス的で、無駄のないツールなので、日付や何枚送付したか、何枚目なのか、誰当てで発送人は誰か間違えずに記載して、内容も不必要な余談は書かないようにします。基本的に１つの内容に徹するのがFAXです。あれもこれも伝えたい場合は、手紙やメールというツールに変更しましょう。また、内容が機械に記憶される事も考慮して、機密文書には使用不可です。

宛先、日付、発信元、内容、送信枚数。これらが必須記載事項です。順番に決まりはありませんが、誰に送っているかは文頭で記す事だけ心掛けます。相手によって文末の言葉に注意する必要があるので、尊敬語や謙譲語、丁寧語の使い分けも気を付けます。相手に伝えるだけのダイレクトメールの変わりではなく、あくまで返信が欲しいという一筆も記入しましょう。多忙な相手程、分かり易い文面の方が喜ばれます。

FAXの問い合わせでは、急を要さないけれど、相手に確実に伝えたい内容が多いと言えます。端的に分かり易い、誰に見られても問題のない内容を送信する事が大切です。FAXは誰が手に取るか分かりません。一番大切なのは、送信する際に相手先の番号を間違えない事です。重要な個人情報を全く違った場所に送ってしまう可能性もあります。再確認してからの送信を心掛けましょう。