考課表の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

考課表は主に企業等で働く従業員について、その人物の評価を行い昇進や降格、あるいは現状維持などの判断材料の一つにするために作成されるものです。そのため、毎年時期になると作成が行われるもので、その時々において書き方や作成の用途などが変わることがあります。後々、この考課表に基づいて、人事担当部局などで人事に関する評価につなげていくものですから、慎重に作成がなされなければいけません。

考課表は、組織ごとで作成の仕方が異なります。遠方の職場などで考課表を作成した場合には、手紙等で一筆添えて人事担当部局に発送されます。書き出し自体は考課表あるいは人事考課表など組織ごとで異なり、結びは昇進あるいは降格に該当するかどうかの結論を記載するものが多くなります。一方で、現状維持の場合でも責任者たる上司の一筆、一言を添えさせる場合が多くなっています。

人事に関する非常に重要な書類です。したがって、書き方それ自体は組織で異なることも多いのですが、たとえば項目を色々設けて、周りとの協調性がどうかあるいは上司の指示及び報告は適切かどうかなど、細かく項目を設けている場合が目立ちます。それら項目を踏まえて結論として、今後どうするべきかを明記する流れです。なお、一定の項目ごとにある程度の小まとめを記載させる場合もあります。

基本的には毎年企業等において、人事に関する評価の一環として管理監督責任者が人事に関する書類の作成を行っています。項目を細分化して記載を行うようにし、雛形なども事前に配られることが多くなっています。この場合、上司がすべてを記載することが多いのですが、項目ごとをある程度でまとめて評価する書式もあるなど、組織ごとで異なる状況が存在します。

企業や組織にとって求められる人材かどうかの評価を行います。その際、今後のプロジェクトなどで活躍が期待される場合などは、その観点から記載を行えるようにしておきます。この場合、なぜそのプロジェクトで必要なのかを明記し、長所と欠点とを併記して記載するようにします。総合的な評価が必要な場合は、その長所と欠点とを踏まえて書けるようにしていきます。

組織等で今後求められる人材かどうかを評価するために記載を行います。その際には、今後そのプロジェクトで活躍させる意思が組織にあるかどうかで書き方を工夫しなければならない場合がありますので、注意が必要です。長所と欠点とを併記し、その結果どう判断しているのかを記載してまとめます。総合的な評価が必要な場合は、長所と欠点とをよく考慮の上で書き上げなければいけません。

中長期的な視点で今後の活躍をどう見込むか、その視点で記載を行っていくものです。短期的には失敗をしたり指定も、中長期的な視点では書かすことが出来ない人材は存在するものです。そのため、短期的なことについてはなるべく目をつぶり、中長期的に明確な理由の元で活躍を期待するといった文言で評価を行う場合があり得ますし、考課表の書式自体も例文を参考にして記載が出来るように、変更している場合があります。

短期的な視野だけではなく、中長期的に長い目で見てその人材が必要かどうかを判断していくために記載を行っていくものです。中長期的には欠かすことが出来ない人材であったり、あるいは短期的には多少の失敗があってもそれに目をつぶることが、後々の組織にとって欠かせないという判断もあります。そのため、書き方を工夫しないといけない場合があり得るとされ、上層部などから指示をなされる場合には対応しなければいけません。

組織が大きなものである場合は、一人一人を細かく評価することが出来ません。したがって、ある程度は評価を受ける人材の上司に任せてしまいます。そのことで、抜擢したい人材などは別に評価をさせる場合があり、そのときには書式そのものを変えて提出を促す場合があり得ます。この場合には、組織内での内々のルールに従って作成を行っておき、一般の評価とは別に書類作成を行います。

組織そのものが大きすぎる場合には、人事担当者ではすべてを評価することが事実上不可能です。ある程度はその人物の上司の評価、考課表への記載に任せるのが一般的です。ただし、組織にとって著しい評価を得た人材は、抜擢することで組織をよりよくしていこうという判断も生じます。その場合には、組織内で別のルールに基づいて考課表を別途作成することがあり得るわけです。

考課表の中で、その評価を受ける人材が他者が有さない特別な資格などを有する場合です。抜けられると困る場合には、そのことを踏まえてある程度高めの評価を行うように、仕向けられることがあります。このとき、ただ単に資格を有するからだけではなく、なぜその評価に達するのかについての補足も求められます。資格と合わせて記載を行うことが必須となります。

評価を行う人材が他者にはない特殊な資格などを有する場合です。このとき、その人材の変わりがいない場合には、その人材への評価も高めざるを得ない場合があり得ます。このとき、なぜその人材が必要なのかをよく考慮の上で、ただ単に資格を持つからだけではなく、その資格を有することにより組織に対して貢献が大きい点を踏まえて記載を行うことが肝要です。

考課表の言葉の意味は、その評価を受ける人物の善し悪しや今後の将来性、見込みなどを踏まえて対処できるように考えなければいけません。また、考課表とは別に人事評価を行う場合もありますので、書き方などは工夫して行っていきます。言葉自体は特に難しい言葉を使用しなくても問題はなく、通常使用している言葉で事足りますし、率直に記載を行うように指示が出されている場合もあります。

考課表では、その人材が今後組織にとっての必要性を考えながら記載を行う場合と、ただ単にルーチン作業の流れの中で記載を行う場合とに分かれます。特に注意しなければいけないのは、組織にとって必要な人材を抜擢する場合です。長所と短所とをよく記載し、その裏付けとなる事柄も明記しなければいけません。裏付けとなる実績があれば、そのことも明記しておくことが求められます。

人事の評価を客観的に行うための書類が考課表です。その組織にとって今後どう遇していくべきかを考える際に、使用するものです。したがって、評価を行う場合には、その人材の長所と短所とを踏まえて、今後の見込みなども考えながら対応をしていきます。もし、考課表での評価が著しく実際と異なる場合には、評価者への不満となるために、注意して記載を行うことに留意しなければならないものです。