葉書の書き方や例文・文例・書式や言葉の意... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

葉書は緊急連絡用としては、電話、ファックス、インターネットに全く太刀打ちできませんので、個人的な簡単な挨拶用、連絡用として使われるようになりました。その典型的なのが旅行先での絵葉書、新年の年賀状です。時代が進んでも旅行用の絵葉書、年賀状は一種独特の雰囲気があり、出す立場も、受け取る立場もそれなりの楽しさがあります。業務用としては、お知らせの案内などが主流で、それなりの存在感があります。

葉書は、そのスペースから言って沢山の文言は書けませんが、その場の雰囲気を伝えるという点では、それなりの効果があります。個人用としては登山先からの絵葉書が効果的です。「妻と〇〇山に登りました。天気もよく素晴らしい仰望に感動です。明日帰ります」これだけの簡単な文章でも絵葉書の画面と合わせてその場の雰囲気が伝わってきます。明日帰ります、という結びの言葉が効果的です。

企業が、株主に出す手紙は一定のルールがあります。必要なことを最小限にまとめて伝えることが大切です。｢拝啓初夏の候、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は多大なるご愛顧を頂きまして感謝申し上げます。さて、当社の〇〇年度の株主総会を左記により開催いたしますのでご案内申し上げます。返信用の葉書にて、出欠の有無のご連絡をお願い致します」

株主総会の連絡を、往復はがきで出す企業は多数あります。企業によっては、細かい挨拶を書いてあるところもありますが、主旨は株主総会への出席のご案内ですから、取り敢えずはそのことだけがわかればいいでしょう。細かいことや、詳しい資料、解説などは別便で送ればいいでしょう。ここでは株主総会のお知らせと共に出欠の有無を聞くのが目的ですから、返信用の葉書は、相手の意思が正確にわかる書式にすることが大切です。

団体、組合などの連合体が、総会を開く場合の連絡用の葉書は、ごく簡単な案内文でよいでしょう。「拝啓初夏の候益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃は当会（組合）の事業にご協力を賜り誠に有難うございます。さて、左記により当会（組合）の総会を開催いたしますので万障お繰り合わせの上、ご出席いただきますようお願い致します。ご出席の折、当年度分の会費を徴収いたしますのでよろしくお願いいたします」

この葉書は、総会のお知らせと共に、会費の徴収を行うという非常に重要な事柄がさりげなく付け加えられています。重要なことを最後に申し添えるといった感じで付け加えるのは非常に効果的です。総会の日時は忘れても会費徴収のことは頭に残っているという例はかなり多いので、ここは大事なところです。会としても大事な会費を、総会の席上で徴収できるとあれば効率的なのでこの方式は積極的に使いたいものです。会費を納入してくれる会員（組合員）に感謝の印として記念品を用意することを忘れてはなりません。

叙勲を受けた恩師を囲んで受賞祝いをやろうという企画を、小学校時代の同級生たちが立ち上げた場合は、幹事に選ばれた人が最初に行う仕事が、案内の手紙を出すことです。「拝啓しばらくご無沙汰していますがいかがお過ごしでしょうか。さて、小学校時代の担任だった〇〇先生がこの度、めでたく叙勲をお受けになりましたので、左記によりお祝いの会を企画しました。先生とは長いご無沙汰をしていますが、この機会に思い出を語りつつお互いの旧交を温めたいと思います。出欠の連絡は幹事の元まで、電話でお願い致します」

叙勲ともなると当事者に拘わる複数の団体などがお祝いの会を計画するので、教え子たちが独自で開催というのは難しいかもしれませんが、とにかく切り離して自分達だけでやろうという強い意思が伝わる文章にしなければなりません。「思い出を語りつつ旧交を温める」というのは、まさに教え子達でなければ出来ないことなので、この一文はきっちりと書いておくことが必要です。出欠の有無を返信用の葉書でなく、電話で幹事に伝える、というところが、並々ならぬ幹事の意欲が伝わってきます。

仲間同士で行った旅行の楽しさを、一緒に参加した友人に伝える手紙というのは、意外と相手の心を打つものです。「先日の旅行は楽しかったですね。みんなでワイワイとやっていたためにじっくり話しをする機会がありませんでしたが、若いころに変わらぬ貴君の姿を見ていて本当に頼もしく思いました。機会があれば二人だけでゆっくり旅をしたいですね。ではまた次の機会まで」

仲間同士で行った旅行の礼状といったものです。これは形式的な礼状と違って、大勢の仲間の中から一人だけに絞って出す手紙ですから、あまり形式にこだわらず、相手の存在がいかに大きかったかを記せばよいでしょう。「機会があれば二人だけでゆっくり旅をしたい」というところがポイントになります。こちらの思いが伝わる文章というのはくどくど書くより簡潔に一行で仕上げるのが大切です。

業績をあげている会社が、家族の協力に感謝する手紙というのは意外と大切なものです。形式的なものでありながら会社が家族に感謝する気持ちをしっかりと表現しておく必要があります。「拝啓いつもお世話になっています。お陰さまで当社の業績も昨年の2倍を上回る勢いで伸びております。その分社員の方々には多大な負担がかかり、残業、休日出勤といったことも余儀なくされ、ご家族の方々にはご迷惑をおかけしておりますが、ご家族の方のご理解とご協力が、業績向上に大きく貢献しておりますことを申し添えます。今後とも宜しくお願い致します」

会社の急激な発展で、残業、休日出勤を余儀なくされている社員の家族に会社からのせめてものお詫びの印の手紙です。社員だから残業しても当然というのではなく、仕事に精出す社員を裏から支えている家族に感謝したいという会社の姿勢が良くわかる手紙です。こんな手紙を家族に送る会社というのは滅多にありませんが、これを受け取った家族はある程度納得するでしょう。「ご家族の方にはご迷惑をおかけしておりますが」というくだりがポイントです。

葉書は出す立場、相手により千差万別なので、共通するパターンといったものはありません。大切なのは出す人の心が相手に何処まで通じるかということです。面積の小さな葉書では細かいところまで書ききれないのが欠点ですが、その中で相手の心に響く一言、一行がとても大切になります。たかが葉書とバカにせず、葉書の中で巧みに表現する技術を身につけておきたいものです。

旅先から友人に送る絵葉書は受け取る側にほのぼのとした感情を与えます。企業、団体などからのお知らせの葉書は、どうしても必要最低限のことに絞られるため、どうしても形式的になってしまいますが、出す側の強い意志というものを一行にこめるということは大切なことです。手紙という少ないスペースの中ではあくまでも簡潔に仕上げることが求められるので、そうした訓練をしておくことも必要です。

個人用であれ、団体用であれ、葉書にも一定の書式、雛形というものがありますが、最近、あまりこだわらなくなりました。個人用は全く自由に書いてよいと思いますが、公共団体などが扱う手紙はある程度、書式、雛形を大切にする必要があるでしょう。例文でも掲げたとおり簡単な文書であっても、これだけは欠かせないという大切な一行はしっかりと書き込むことが大切です。