お客様へメールでの詫び状の書き方や例文・... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

ビジネスシーンでは、お客様へメールでの詫び状を書くこともあります。その理由は様々ですが、相手に迷惑をかけたことなどをしっかりと謝ること、どのように改善、気をつけるのか、ということも書くようにします。ですが、ここで間違えてはいけないのが、詫び状は始末書ではない、ということです。メールで送るだけで、手紙などを持参して会社へ持っていく謝罪文と同じものです。

お客様へのメールでの詫び状ですが、まず、早めに相手へ送る必要があります。なので、時候の挨拶などは不要だと考えておくといいです。頭語で拝啓、と書いて、そのあと、平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます、などと書くようにします。手紙の書き出しと同じように考えて、結びの言葉では、略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます、という文などを使うようにします。結語は敬具、と頭語とセットのものを使います。

接客のトラブルでお客様からクレームが入ったときには、拝啓、平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。このたびはお客様に対し、弊社担当者の対応におきましてご無礼がありましたこと、心より謹んでお詫び申し上げます。今後このようなご迷惑をおかけすることのないよう、社員一同、サービスの向上に誠心誠意、努力してまいりたいと思っております。今後ともご愛顧を賜りますよう、何卒、お願い申し上げます。敬具、と書くことができます。

詫び状で大切なのは、どんな事情があったとしても、素直にこちら側の非を認めて誠意を込めてお詫びの言葉を伝えるようにすることです。クレーム対応でのお客様へメールでの詫び状の例文ですが、社員教育に関しては弊社も日頃より力を傾けておりましたが、今回ご指摘を受け、さらに社員への接客指導を徹底する必要性を痛感しております、という風に具体的にこの後どうするのかを書いておくと相手もわかりやすいです。時候の挨拶は省略してもいいですが、頭語と結語は絶対に忘れないようにします。

お客様から接客への対応で不満が出たときには、拝啓、さて、このたびは、当店のサービスに行き届かない点がございまして、誠に申し訳ありませんでした。心からお詫び申し上げます。日ごろから、お客さまとの応対には失礼のないように努力を重ねてまいりましたが、今後は二度とこのようなことのないように十分注意いたす所存でございますので、何とぞ御容赦くださいますようお願い申し上げます。今後ともなにとぞ末永くご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。まずはとり急ぎお知らせいたします。敬具、というのもあります。

クレームでの詫び状の書き方の例文です。メールでは、なお、今後とも、お気づきの点がございましたら、御遠慮なく御指摘くださいますようお願いいたします、という風に感謝の気持ちも伝えておくようにすると、相手も不愉快な気持ちを少しやわらげてくれることもあります。こちら側の謝罪の気持ちをきちんとした言葉で伝えることができるように文章を考えて、言葉遣いにも気をつけるようにします。

拝啓、このたび当社製のフルーツケーキに不備な点があり、御迷惑をおかけいたしまして、誠に申し訳ありませんでした。心からお詫び申し上げます。早速調査いたしましたところ、製造の過程で問題が生じたことが判明いたしました。当社では細心の注意を払って商品を製造いたしておりますが、今後は二度とこのような事態を引き起こすことのないように十分注意いたしますので何とぞ御容赦くださいますようお願い申し上げます。今後ともなにとぞ末永くご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。まずはとり急ぎお知らせいたします。敬具、と書けます。

これは、製品や商品の不備があったときに関してのお客様へメールで詫び状を書くときの例文です。また、代替品を別便にてお送りいたしましたので、お納めください。なお、問題の品につきましては、お手数をおかけして誠に恐縮ですが、料金着払いにて御返送くださいますようお願いいたします。今後ともなにとぞ末永くご厚誼を賜りますようお願い申し上げます、という相手へ別のきちんとした商品を送ることを書くことも忘れてはいけないです。反省の言葉と同時にどのように対応するのかを書くといいです。

納品に関しての詫び状なら、さて、○月○日付で御注文いただきました商品につきましては、納品が遅れまして、お客様には大変御迷惑をおかけいたしました。誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。今後は、二度とこのような事態を引き起こすことのないように、十分注意いたしますので、何とぞ御容赦くださいますようお願い申し上げます。今後ともなにとぞ末永くご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。まずはとり急ぎお知らせいたします、と書くことができます。

お客様への納品が遅れるというのは、本来絶対にあってはいけないことです。ですが、トラブルでどうしても間に合わない、というときには、早めにこちら側から連絡のメールを送るのが当たり前です。納品がいつごろになるのか、という具体的な日付なども書くようにしておきます。なお、どんな文章でも、頭語と結語を省略するということはないので、相手に合わせて言葉を選んで書くようにします。

去る○月○日、本社屋内におきまして、器物破損事故が発生し、お客様はじめ、関係各位に多大な御迷惑、御心配をおかけいたしまして、心から深くお詫び申し上げます。日ごろから、安全管理につきましては十分注意してまいりましたが、今後は二度とこのような事故を引き起こすことのないようにさらに安全管理の徹底に努めてまいりますので、何とぞ御寛容のほどお願い申し上げます。今後ともなにとぞ末永くご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。まずはとり急ぎお知らせいたします、と書くこともできます。

業務上の事故に関するものをお客様へメールで送るときは、いつの、どんな事故だったのかを具体的にきちんと書くようにします。お客様へ迷惑をかけてしまったときには、お詫びの商品などを送ることもできますが、何よりも先に謝罪の言葉を書いて相手にこちらの気持ちを伝えるようにします。お詫びの商品などを送るときには、その後、もう一度詫び状を手紙にして同封しておくといいです。

お客様へメールでの詫び状を書くときに使った、頭語と結語ですが、これは、頭語は手紙の冒頭に書く、こんにちは、という挨拶にあたる言葉であり、結語も手紙の結びに書く、さようなら、の挨拶にあたる言葉のことです。手紙を出す相手や状況によって、様々な頭語と結語の表現の仕方があるのです。よく使われるのは、拝啓と敬具ですが、ほかにも、謹啓と謹言などもあります。

頭語と結語ですが、これは誰でも、どんな立場の人でも使えるものなのですが、結語には女性しか使えないものもあります。それは、かしこ、という結語です。これは、女性のみが使うことができる結語であり、男性が使ってはいけないものなので、気をつけます。はじめて手紙やメールを出すときのもの、急用で急いでいるときのものや、重ねて出すときのもの、返信のためのもの、という頭語と結語もあるといいます。

お客様へメールでの詫び状を書くときには、例文を参考にして、それを雛形に自分なりの言葉でお客様への謝罪の気持ちを書くようにしておきます。例文そのままを書くのではなく、丁寧に、下手でもいいので自分の言葉で伝えることが大切なのです。詫び状を手紙で出すときには、便箋に縦書きと書くこともできますが、メールで送るということで横書きに書いて送るようにします。書式はそれぞれであわせるようにするといいです。