着手金請求書の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

着手金請求書は、依頼者側から最初の手付金代わりに支払うものです。また、前金という側面も持っており、この着手金請求書を受け取り、その受け取った側による支払を持って、受け取った側が作業を開始するという流れになっていきます。着手金請求書は郵送等で契約書類や表紙となる手紙を添えて送られる場合もあれば、直に手渡しにする場合もあるなど、様々です。

着手金請求書という見出しで始まるものが通例です。また、その結びの言葉は、銀行口座等の振込口座番号が明記されている形で終わることが多く、特にひねったものは見受けられません。なお、着手金の支払後について明記している場合が多く、その支払い振り込み等ができた段階で、支払者側から電話等で連絡をして欲しいと言った文言を入れている場合がよくある事例です。

着手金請求書の書き方は、表題に着手金請求書と記載がなされるものです。その後、契約名に基づく着手金を請求しますという文言となり、着手金の請求額が少し大きな文字で明記されていることが多くあります。なお、その着手金の支払先金融機関口座番号等については、別段で記載を行うこともありますし、下記口座へ振り込みをお願いしますという文言になっている場合もよくあるところです。

着手金請求書は、通常何らかの役務に対する契約に基づく請求です。したがって、請求書の文面においては、その請求書に契約件名を入れるのが通例となっています。なお、着手金つまり本請求金額については、はっきりと分かるように少し大きな文字で記載するとともに、振込先における指定金融機関口座番号等も同様に分かりやすくしておくことが、親切な対応になります。

表題を単なる着手金請求書とするだけではなく、契約名を明示してその上で着手金請求書をする場合です。より着手金の意味を前面に強く打ち出す形になっています。この場合、文面で契約書名を書き出しておくことは、受け取る側がくどく感じられる場合があるため、余り好まれない場合もありますので、受け取る側の心証にも配慮した書き方をしなければいけません。

表題に着手金請求書だけ記載をするのではなく、契約名を前面に打ち出した書き方もできるやり方です。表題で着手金請求の根拠となるものを明示し、さらに文面にも契約名を明記することで、着手金の請求をよりはっきりと分かりやすくするものです。ただし、同じ用紙に表題と文面とそれぞれ同じものが加わるとくどく感じられるケースもよくありますので、受け取る側の心証にも配慮した形が望ましいものです。

着手金が独立している場合です。つまり、着手金が全体の契約とは別に処理がなされ、契約完了後に正式な契約金を支払う約束になっている場合がよくあります。着手金の支払いが内金ではないということですが、いずれにしても契約によってこうした形はあり得ることです。そのため、この場合における着手金はあまり高額ではないことが多く、本当にこの契約を遂行する意思があるのか確認のために支払わせるという意味が強いものです。

着手金がいわゆる内金ではなく、独立したものである場合です。このときこの着手金の意味は、契約を必ず遂行するという確認を行う意味でなされる場合が多々あります。支払後にも一定期間ごとに、その期間内でなされた仕事に対する報酬相当として支払っていくことが多くなる契約です。なお、着手金額としての請求額は、それほど多くないものが一般的となっています。

着手金が契約における最初の総額内での支払に該当する場合です。つまり、着手金それ自体が契約における総額の支払いの一部と化しているケースで、この場合では着手金額を差し引いた残りを後々支払っていくこととなります。したがって、着手金の支払については、当初の契約上の総括的な金額から着手金を差し引いた残額を明記している場合がよくあるところです。

着手金そのものが総額となる契約金額に含まれている場合です。つまり、内金としての意味合いが強い場合ですが、この場合、請求書には契約金額と着手金額とを明記し、残額がいくらになるのかということと、さらにそれ以外の項目として必要な金額を明記しなければいけません。契約上の総括的な金額も明記し、そのうち今回の請求金額等を明記しておくといったやり方も取られます。

着手金の請求が今回だけではなく、すでに何回か複数回にわたりなされている場合です。この場合、最初の総括としての契約金額の明記と、今回の請求額、次回以降の請求額の総額と次回だけの請求予定額を明記する形です。特に中長期にわたる契約の場合ではこうした請求がなされる場合があり、期間ごとにおける着手金を請求することで、契約の遂行の相互における確認という意味合いを持つものです。

着手金の請求がすでになされている場合です。毎回一定の期間ごとにその工事等の進捗状況に応じて、支払を行っていくときには、その請求書の書き方も工夫される場合があります。総括としての金額を明記し、さらに今回の請求額がいくらなのかを明記します。次いで、次回の請求時期とその予定金額も明記しておくことで、次回以降の契約遂行の意思を示す意味合いも含まれてきます。

着手金額については、いつからいつまでのものなのかを明記するやり方です。雛形等では、請求する側がすでに用意してある場合が多く、それを流用して使用するケースが大半です。例文等についても各社がそれぞれ用意している場合があり、会社のロゴマークが入ったものなど様々存在しています。そのため、請求書類が誤りがないかどうか、その請求書類の雛形を見れば一目瞭然ということです。

着手金請求書の書き方の注意点は、そもそも請求する日付と請求金額、それに契約名も明記しておきます。請求者名も必要です。請求者名の右端には社印等を押印して、その請求が誤りがないものであることを示さなければなりません。正式な文書つまり公文書として残すべきものとなり、後々会計処理等においてこの書類が相手に残ることを想定した書き方がなされなければならないものです。

定められた雛形や書式等は請求元が作成するものです。一般的には請求者の所在地及び名称などを明記して、社印を押印し、請求金額や請求における根拠となる契約名も記載しなければいけないものです。なお、着手金も工期等により区分けして請求がなされる場合もあれば、最初だけという場合もあり、その契約によって様々なスタイルがあることは知っておくべき事柄となります。