稟議書での追加の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

稟議書とは、一般企業等での部下から上司への伺いのことを一般的に指していうものです。民間企業ではなく役所等の場合は、起案書あるいは起案とも言い換えたりします。この文書を持って、必要な上司への説明及び了解を押印してもらうことで了解を得る行為となります。追加の書き方としては、通常いったんこの稟議書が却下あるいは止められた場合に必要な書類を付け加えることで、処理を可能にするためのもの等が該当します。

書き出しとしては、どこまで書類が回ったのかにもよりますが、すでに最終決裁者まで決裁がなされている場合と、途中で止まっている場合とで書き方が多少異なります。すでに最終決裁者まで書類に押印されている場合には、別の稟議書を用意して補足する方法が一般的にとられますし、必要書類を追加で補足説明として添付する場合には、先の決裁を受けてと言う書き出しで始まるものとなります。

稟議書ですから、社内規定等により数年間は保存しなければならないものです。すなわち、雛形や例文等としてすでにあるものを参考にして作成も可能であり、従前通りで問題がないこともあることから、年度や数字などを修正したものをもって、上司に伺いとして使用することが一般的となります。なお、金額等の重要な訂正の場合には、修正の稟議書を改めて挙げる場合もあるため注意しなければいけません。

追加で稟議書を挙げる場合ができる場合と総出ない場合とがあることです。すなわち、軽微な内容の修正ではあるけれども、修正が必要な場合には、追加資料として添付することもあります。ただし、金額等の訂正のように重要な場合には、稟議書そのものをやり直すかあるいは稟議書を改めて修正して再度上司に見せなければならない場合など、社内規定に沿って対応を行います。

なぜ稟議書の追加を行わなければならないのか、その理由をまずは記載するやり方です。その理由如何により、稟議書そのものをやり直さなければならない場合があり得ます。このため、まずは稟議書の修正が必要であることを上司に伝え、その上司の了解の元で出し直しまたは修正を行っていきます。場合によっては、最初からすべてをやり直すことにつながるものです。

稟議書の追加を行う理由を明記します。その理由如何によっては稟議書のやり直しを命じられる場合もありますので、事前に上司等の決裁者の了解を口頭等でも得てから行うべき事柄です。稟議書の修正という形で追加を行うのか、あるいは稟議書そのものをやり直すのかによって、話は変わってきます。いずれにしても上司に事前に了解を得てから行うべきこととなるのが一般的です。

誤字脱字等の軽微な内容の場合についてです。このとき、それほど重要な稟議書でない場合には、赤線で二重線を引き、稟議書を作成した人の訂正印を押印して事足りる場合もあります。その一方で、訂正印では済まされないような修正の場合には、差し替え等を指示されることもあり、その内容によって上司等の対応は分かれますから、その指示に従って対応を行わなければいけません。

誤字脱字等の軽微な内容の場合については、重要な稟議書でないと判断される場合には、稟議書を作成したものの修正印で事足りる場合があります。この場合にあっては赤線で二重線を引き、そこに修正印を押印するのが一般的です。また、それでは事足りない場合には差し替えを行いますが、差し替えるものと差し替え後のものとを両方セットで上司に見てもらうこともあり得ることです。

そもそも最初に回した稟議書が書類が足りていない場合についてです。この場合には、なぜ追加資料を付けるのかその理由も付け加えて書類を追加することが求められます。理由については別紙という形で一筆記載するやり方が一般的ですが、そのやり方ではなく差し替えを指示する上司もいたりするなど、対応は分かれますので、その指示に従って書類を作成しなければならないこととなってきます。

最初に稟議書を上司に回し始めたものが、書類が実際には足りていない場合です。このときには、なぜ追加資料を付けたりするのかその理由を明らかにしなければなりません。その理由を別紙という形で追加させる場合もあり、このときには差し替え文書も理由を記載した文書も、稟議書の一式という扱いになってきます。なお、この対応で処理ができる場合かどうかは、上司に指示を仰がなければいけません。

最終決裁者まで稟議書が回り、その押印がなされてしまった場合です。この場合はすでに稟議書として完結をしていると考えるのが一般的ですので、改めて稟議書を作成し、その稟議書を持って最終的な決断行動決定を行ったとするのが通常です。この場合には、最初の稟議書の意味が薄れますので、なぜ最初の稟議書で駄目だったのかの理由を明記した手紙等を添えて、上司の決裁を受けるのが通例です。

すでに最終決裁者まで稟議書が回り、その決裁がなされてしまった場合についてです。このときには、最初の稟議書は完結していますから、差し替える行為は通常は厳禁です。したがって、改めて稟議書を作成し、前回の決裁が降りた稟議書を付けて、どの箇所が修正されたものであるのかをはっきりさせます。その上で、最初の稟議書で間違えた箇所などの説明文を手紙等にして、付け足して関係者に再度見てもらうこととなります。

そもそも稟議書とは、企業等において上司の了解を文書で得るための証拠書類です。すなわち、組織として行動する上で口約束ではなく証拠として後日まで残すために、この書類は作成されます。書式等は一般的にはすでに過去同じように作成されたものがあれば、それを参考にしながら作成を行えば済みます。もし全くない場合には、一から作成をしなければいけません。

稟議書を上司に回す理由等を最初に持ってくるなど一定のルールの下で行われます。その組織ごとで作成のルールは決められており、そのルールに従って稟議書の追加を行わなければいけません。差し替えとなる箇所を示したりあるいは最初からやり直しにするなど様々ですが、追加する場合にはなぜ追加するのか、その理由を一筆したためるのが通例となっています。

稟議書の追加の場合には、追加する理由を明示しなければなりません。また、言葉などもですます調であったりあるいはである調など、その組織ごとのルールに従って作成を行います。稟議書は後日の鼓動などの根拠となる重要な文書で、またその行動の証拠となるものですから、企業内で文書作成の根拠が作成されているのが常です。そのルールに従って作成を行わなければならないものとなっています。