出演依頼文の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

講演会やイベントの出演を依頼するときには、事前に出演依頼文を書きましょう。活動が忙しく、なかなか出演が難しい人ほど早めに手紙を書いて確認をしておかなければなりません。早ければ１年前、遅くとも３ヶ月前には出演依頼文を送付しておく必要があります。急に依頼されても出演者も困ります。準備もあるでしょうから早めに依頼文を送って確認をとっておきましょう。

出演依頼文の書き出しは、まずそのイベントの趣旨を説明した後、どうして出演を依頼したのか理由を書きましょう。出演依頼する本人でなければならなかった理由があれば、依頼される側もうれしいものです。また出演日時や内容を詳しく説明し、出演してもらえるかどうかきちんとお願いしましょう。相手が「このイベントに参加したい。」と思ってもらえるような手紙を書きましょう。

出演依頼文の書き方として、相手と面識がある場合はよいのですが、まったく初めての場合、きちんと自分の自己紹介をしておく必要があります。どこの誰で、どんな目的で出演を依頼しているのか、わかりやすく丁寧に書きましょう。きちんと所属団体を名乗ることも必要です。そこから初めて依頼の本題に入るわけですから、まずはきちんと自分のことを理解してもらいましょう。

いきなり見ず知らずの人から、イベントの出演依頼が来ても困ってしまいます。ですから、まずは自分の紹介文が必要なのです。特に所属名と名前は大事です。架空の団体や人物ではないと証明しなければなりませんから、できれば所属団体の名刺などがあればよいでしょう。手紙と一緒に送付するだけでも信用度は増しますし、相手も確認をとるために必要だと感じるからです。

出演依頼文の書き方として、自分の紹介がすんだらいよいよ本題に移ります。「いつ、どこで、誰を対象とした、どのようなイベントを開催するのか」きちんとわかりやすく説明することが大事です。イベントの趣旨ともつながりますから、依頼される側がわかりやすい文章にしましょう。説明も欲張って長々とするのではなく、端的に要所をまとめて説明するようにしましょう。

出演依頼者にとって、イベントがどのようなものであるのか、そこに出演する理由がはっきりわからなければ簡単に承諾することはできないでしょう。ですから日時のほかに、対象となる人々はどんな年齢層の人なのか確認しておかなければ準備もできません。ターゲットとなる年齢層がわかれば、そこの合わせたイベントを行えばよいので、きちんと知らせておきましょう。

出演依頼文の書き方として、どうして出演者に選んだのか理由まで書くとよいでしょう。これはイベントの趣旨とも重なるかもしれませんがほかの人ではだめな理由があればよいでしょう。例えば、「対象となる人たちから絶大な支持を受けている」とか「ユーモラスを交えながら楽しいイベントに盛り上げてくれると有名だから」と具体的な理由をあげて依頼するとよいでしょう。

依頼される側も「自分でなければこのイベントは成功しない。」という意気込みで臨んでくれるような手紙の文章でなくてはなりません。「自分でなくても誰でもよかったのでは。」と思わせてしまうのが一番よくありません。ですから気持ちよく承諾してもらうためにも、相手が喜んでくれるような依頼文にすることが大事です。「ぜひ参加したい。」と思ってもらえるようにしたいものです。

出演依頼文の書き方として、イベントの内容がどのようなものであり、どういった目的で行うのかを詳しく説明することが大事です。チャリティーが目的だったり、子どもが対象のイベントだったり、イベントの内容によって準備するものも変わってきます。ですからこれはとても重要なことであり、できるだけ詳しく説明しておく必要があります。成功するかどうかにも関わってくるのです。

きちんと説明していたら、準備する側もイベントの趣旨に合わせたものを準備してくるでしょう。打ち合わせや当日になってから初めて「こういう風にしたもらいたい。」と言われても出演者は困ってしまいます。ですから、事前にきちんと知らせておく必要がありますし、もし内容に変更があった場合、その都度連絡する必要があるのです。それがイベント成功につながるのです。

出演依頼文の書き方として、依頼文の最後にはきちんとお願いの一文をいれておきましょう。「お忙しいとは思いますがなにとぞよろしくご検討ください。」とか「もし出演していただけたらこのようなうれしいことはありません。」といったように、出演を楽しみにしつつ返事を待つといった気持ちが伝わるように書くことが大事でしょう。相手が自分を必要としてくれていると感じてもらえることが大事です。

出演依頼の回答を楽しみに待つとはいえ、あからさまな文章ではいけません。「きっと了承していただけると信じております。」と書いてしまうと、相手が断りにくい状況に追いやってしまうので、例文としては「期待してはいるけれど、無理だったらかまいません。」といったように、相手が返事に困らないように書くことが大事です。もし今回がだめでも次は出演依頼に応えてくれるかもしれないからです。

出演依頼文には書式や雛形はないので自由に書いてもかまいません。自分の言葉で書けばよいのです。出演依頼する人がよく知っている人ならいいのですが、初めて手紙を出すような人に、軽い文章では失礼に当たりますから丁寧な文章を心がけましょう。依頼された人が気持ちよく手紙が読めるように工夫して書くことも大事なことです。何度も読み返してみましょう。

出演依頼文の書き方の注意点は、出演依頼をする際に、出演の無理強いをしないことです。本当は参加したいと思っていても、先にほかのイベントが入っているとか、どうしても外せない用事があると言った場合も考えられるからです。それなのに出演を断れないような手紙にするのはよくありません。依頼する人が出演できなかった場合も考えながらイベントを計画することが大事です。

出演依頼文の書き方のポイントとまとめは、「ぜひ出演をお願いしたいけれど、どうしても無理な場合は断ってもかまわない。」といった内容の文章にすることが大事です。あまりにも淡泊すぎる手紙も寂しいものですが、しつこい手紙は迷惑になりますから、内容は十分考えて書くようにしましょう。きちんと段階を踏んで、常識の範囲内で出演依頼をすることが大切です。