評価人事の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

評価人事は、今後の賞与つまりボーナスの支給や昇進、昇格を考慮する上で非常に重要となるものです。したがって、その書き方としては第3者の目としての書き方が要求されます。すなわち、客観的に見てどの程度その人材に期待をするのかという点と、今後の見込みや将来性などもよく見てみることが挙げられます。様々な視点での書き方が問われる非常に重要なものです。

評価人事の書き出しは、通常は評価を行う側の所属及び氏名を記載し、誰に対する評価なのかを明記します。雛形等がすでに人事担当部局から示されていることも多々あるため、書式自体で困ることはあまりないのが一般的です。例文などもすでに訂正が整った形で示されている場合が多く、記載に困ることはありませんから後は内容の問題です。結びは今後、どう評価した人材に接していくのかと将来性を総合的に記載します。

評価人事としてどのタイミングで記載を行ったのかを明記します。また、たとえば賞与支給に関するときの場合は、賞与の支給に関してどう取り扱うべきかを中心に添えて記載を行っていきます。前回の賞与から比較して勤務成績や総合的に評価してどうだったのかを明記し、賞与をいくら支給するのが妥当だったのかについて記載を行い、結果いくら支給するべきかの意見を付します。

評価人事の書き方では、その評価人事を記載するタイミングも重要です。賞与支給に関する場合では、賞与をいくら支給するのが妥当なのかを判断する材料の一つになり得るものですから、客観的な評価あるいは主観的な評価など、組織ごとによって考え方も記載の仕方も異なります。そのため、組織の指示に従って記載を行っていくことが大切であり、注意して記載を行わなければいけません。

賞与などの支給前に評価を受ける者から自ら申告をさせる場合です。このとき、前回の支給からどう変更になったのか、改善を行ったのかあるいはよかったことは何かなどを記載させます。さらに今後の目標やそれらを踏まえての自己評価をさせ、提出を受けるものです。人事評価者がその提出を受けたものの内容の精査を行い、賞与を支給するための判断材料とします。

賞与支給の前に、前回の支給から今回の支給に至る評価を自己申告させる場合です。このとき、前回の支給から業務について改善させた事柄を記載させ、あるいはよくなかったことなどの反省点も書かせるようにして、今後の目標も設定させます。それらを踏まえて上司が判定を出し、今後の賞与の支給のあり方を考えていくべきものです。その自己評価に対する上司の考え方を書いて渡す場合もあります。

評価人事者からどのように評価を行ったのかを、評価を受けた者に対して手紙等で示す場合です。このとき、評価を受ける側が納得できる内容でなければなりませんから、書き方に工夫が必要です。良かったところや悪かったところについて、それぞれ全くない人物などあり得ません。したがって、それらを客観的に評価していくことと、記載の仕方を考えなければならないものです。

評価人事者側から評価を受けた人物に対して手紙や直接手渡しを行う場合です。このとき注意するべきことは、その評価につながったことを口頭でも説明をした方がいい場合があるということです。評価を受ける側が明らかに納得しないことがあり、その場合はなぜその評価になったのかの説明がなければ、評価を受けた側の意欲の低下などにつながりますから、特に注意して対応を要します。

直属の上司やさらに所属長などへと評価が上層部でなされるときです。この場合は、昇進や昇給、昇格などに関わる重要な局面で行われるため、人事評価の書き方には注意が必要です。評価を受ける人材のその後の人生が変わる可能性も高く、それだけ気を付けて記載しなければいけません。客観性が求められますし、昇進が妥当な場合はその明確な理由も求められるでしょう。

評価を受ける人物の上司や所属長などがその評価を行う場合です。このとき、昇進や昇格、昇級に関する非常に重要な局面で行われるものであるため、人事評価も組織内の規定たとえば社内規定などに則って、公平に公正に記載がなされなければいけません。客観性が求められる場合もありますし、他者との絶対評価で記載をしなければいけないなどの組織内ルールに則って記載を行っていきます。

評価人事によってその人材の将来が変わってしまう場合です。特に降格や給料の減額については、昇進や昇給よりも注意して行わなければならず、より注意して行動を行わなければならないものです。第三者が見ても明確な理由がある場合であれば、本人も多少は納得が出来るでしょう。しかしながら、明確な理由がなければ意欲をそぐだけの結果になるため、書き方を工夫して足りない場合は口頭でフォローするなどの対応も求められます。

評価を受けた人材の降格や降給に関する評価に関する場合です。その評価を受けた人材の今後、未来が大きく変わることがあり得るわけですから、十分に注意して行わなければならないものです。第三者が見て明確な理由がある場合でも、本人が納得しないあるいは出来ない場合が想定されるところです。したがって、評価人事の書き方の工夫だけではなく、その後の口頭でのフォローも行わなければいけない場合があるでしょう。

評価人事で使用する言葉や書式は、その組織ですでに定められている場合がほとんどです。したがって、その組織内でのルールに従って記載を行います。ですます調にするのかあるいはである調にするのかについては、組織内ルールに従って行いますが、それまでに行った評価等で例文がある場合は参考にする方法もあるでしょう。ただし、丸写しは問題になりますから、参考程度にとどめなければいけません。

書式などが定められている場合が多く、その書式以外では記載が出来ないことがよくあります。大きな組織であれば、書き方の今までの例文などもあるほか、事前に評価を行う側の心得などを研修する場合も多くあります。したがって、ある程度は決められた中で体裁を整え記載を行えばよいものです。その人物について特に記載した方が良い場合は、別紙を付けるなどの対応を認められる場合もあります。

評価人事を記載する側の見識も問われる他に、評価を受ける側もその評価によって人生が変わり得るものです。記載には十分に注意して行わなければならず、客観性も主体性も求められます。組織内で書き方についてルールが徹底されている場合もあり、記載には慎重さも求められます。本人の自己評価を受けてさらにその評価からその人材をどう活かすのかを考えていかなければならない場合もあるものです。