請求書の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

恥をかかないようにするために請求書はきちんとミスのないように記すことが重要です。起業して売り上げが上がったという人は会社員時代の経理任せの事務処理では失敗します。起業する場合には自分で何もかも処理しなくてはいけないためきちんとした雛形や書式を作って請求書などの事務処理を行う必要があります。請求書の記載方法に明確なルールはないため、相手の要望に合わせた書式が重要です。

取引先の独自のルールに合わせることが重要になるため言葉使いや例文などを参考にして相手先の希望するフォーマット作成を行う必要があります。請求書のコピーではなく、原本でなければいけないなど得意先ごとの明確なルールを聞き取りした上で作成することが大事です。郵送でなくてはいけないか、相手先の締日に合わせて日付になっているかも忘れずにチェックする必要があります。

きちんと入金してもらえるような請求書の作成が必要です。そのため、こちらしかわからない一方的な請求書だと入金してくれない可能性もあります。わかりやすい請求項目や入金日を明確に記して、郵送後に電話を一本入れるだけで得意先に大事な入金日という印象を与えることができます。多くの得意先を持つ企業に関しては一社の入金日はそこまで重要視していないケースもあります。

確実な入金を行うためのポイントとしては請求書に相手先の担当者を明確に書いておくことが重要です。多くの人数がいる部署だと担当者に届く前に書類に埋もれてしまう可能性もあるため明確に書くことが大事です。早く出しすぎても遅すぎてもダメなのが請求書です。適切なタイミングで作成して郵送することで相手先も忘れる心配がないです。入金先の口座番号のチェックも忘れずに記しておくと入金の際に便利です。

請求書を送付する場合には忘れやすいポイントをチェックすることによってミスを防ぐことができます。請求書に角印を押してあるかどうかはうっかりミスで一番多いポイントです。法的な意味合いは角印には少ないですが、押してあることによって対象なりとも請求への印象が変わってきます。会社としての正式な書類として角印を押しているため、押しておいたほうが無難です。

封筒に請求書在中と書いているかもチェックすることが大事です。封筒の中身は見えないためどのような書類が入っているのかわからないです。そのため、誰でも何が入っているかをわかるようにすることによって担当部署にすぐに届く可能性もあります。請求書在中という言葉自体は必ずしも必要という訳ではないですが、担当者がわからなくても処理を行う部署に届けることができます。

消費税の端数の処理を決めておくことも大事です。細かな数字になってしまうのが消費税です。端数を四捨五入するか切り捨てや切り上げするかは会社によって違います。事業者によって判断がゆだねられているため、自社で決まりがないか事前に確認しておくことが重要です。担当が変わって消費税の端数の処理も変更することで得意先も戸惑ってしまうためきちんと決めておくことが重要です。

そもそもの請求書の役割をきちんと把握しておく必要があります。商品やサービス代金を相手先に請求するものですので商品名や数量、合計金額、振込先や支払期限などを明確に書くことが大事です。誰が見てもわかるような請求書を作成することがポイントです。きちんと入金してもらうように相手先にわかりやすい配慮した請求を作ることが大変重要になってきます。

請求書にはパターンがあり、商品購入ごとに発行する請求書があります。これは都度方式の請求書と言い、商品を納入する際に発行します。そのため、代金回収の期間が短く信用がまだ浅い新規得意先などに有効な手段です。代金を払ってくれないかもしれないと不安な得意先にも利用することができ、短期間で少額の金額になるケースが多いため売掛金が溜まりづらくなります。

手紙と異なり、請求書は郵送で送ることがポイントです。一か月ごとに購入した商品分の代金を請求するケースもあります。これを売掛方式と言い、15日締めや20日締めという風に締日を決めておき、その期間内に購入した商品分を請求するものです。一つの単価が低い製品や毎月取引を行う得意先に有効な請求方法です。商品項目が多岐にわたる場合には担当者がミスのないように郵送前のチェックが大事です。

宛先の確認をしておくことも重要です。得意先によって会社名と部署名だけの場合は担当者まで記入するほうが良い場合もありますので、得意先が処理しやすいように配慮する必要があります。注意点としては請求書の宛名と封筒の宛先が異なっている場合もあります。これは担当者が受け取り、経理に回すといった社内の処理方法ですのでどのような記載が良いのか調べておく必要があります。

管理がしやすいように請求書に番号を記入しておくこともできます。納品書や見積書との番号をリンクしておくことによって管理がしやすいです。また、電話での連絡の際に番号を言えば請求書等の書類がすぐに見つかるため相手とのやり取りが非常にスムーズにいきます。紛失等の際にも非常に便利で、請求書の特定が容易でどの文書に関連する書類の発行かがすぐにわかります。

発行日などを事前に決めておくことによって相手先とのトラブルを未然に防ぐことができます。請求日は相手先の締日を記載する場合が多いため、得意先が戸惑わないように事前に連絡しておくことが重要です。会社の角印は社名をすべて隠すようにして押すのではなく、少し被る程度で捺印することがポイントです。担当者が一人の場合や上司の承認印を押している場合も異なってきます。

納品のたびに請求する書類ですのでタイトルはもちろん請求書です。何月分請求などと売掛方式の場合は記入することが大事です。振替日を明確に指定して、振替日の前日までに指定の口座に入金してもらうように文章で記入することがポイントです。指定の口座名、口座番号を書いておくことによって普段処理する人でないや担当が変わっても柔軟に対応することができます。

記入漏れや記載ミスの場合は二重線を引いて訂正印を押す処理もありますが、再発行したほうが見やすいです。会社は入金がないと成り立たないため、請求書は非常に重要なものです。ミスのないように得意先に向けた細かい配慮やきちんとしたフォーマットを作成して見やすく理解しやすいフォーマット作りが大切になります。振込手数料はどちらが負担するかなどの細かな部分まで決めておくことが大事です。