お願いする時のビジネスメールの書き方や例... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

お願いする時のビジネスメールというのは、頼みごとを書いて相手に送るメールのことです。資料請求や証明書発行といったものから、就任、講演、執筆、ビジネスシーンでの価格改定などの場面で送ることが多いといいます。親しい相手へのお願いであったとしても、できるだけ相手にお願いしたい事柄に関する内容だけを書くようにすることが大切です。お願いするに至った経過、現在の状況を報告する場合以外では、本来の目的に関係のない他の用件や、追伸文などは一切書かないようにしておきます。

お願いする時のビジネスメールですが、手紙でお願いするときと同じように考えておくといいです。頭語や結語は書きますが、取引に関する文書であるときは、時候の挨拶は不要です。拝啓、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます、という書き出しから始まり、まずは書中にてご報告かたがたお願い申し上げます、というような結びの挨拶を書くようにします。

商品価格改定のお願いをするときのビジネスメールですが、拝啓、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は、格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。さて、すでにご承知のことと存じますが、原油価格の高騰を受け、弊社製品に使用する各種原材料に関しても度重なる値上げがございました。つきましては、まことに不本意ではございますが、商品価格を改定させていただくことになりました。何卒諸事情をご賢察の上、ご理解とお力添えを賜りますようお願い申し上げます。敬具と書くことができます。

商品価格改定をお願いする時のビジネスメールですが、頭語と結語は忘れずに入れるようにします。また、価格変更通知状の場合、時候の挨拶は無理に入れる必要もないといいます。どの商品の価格改定のお願いなのか、商品や番号などを具体的にひとつずつ書くようにしておきます。ほかには、いつから価格変更となるのかもきちんと書いておきます。やむを得ない値上げであることを伝えて、一方的なお願いになったりしないように気をつけます。

打ち合わせのお願いをするときのメールですが、日頃よりお世話になっております。株式会社○○の○○です。○○の件に関しまして、来週の打ち合わせ日程を決定したく、ご連絡いたしました。小生の可能な打ち合わせ日時を記載しましたので、お手数ではございますが、ご都合のいい時間帯をお教えいただけますでしょうか。もしいずれの時間帯も、ご都合が悪い場合は遠慮なくお知らせくださいませ。また打ち合わせには1時間程度かかる予定です。それでは、何卒よろしくお願いいたします、と書くことができます。

打ち合わせをする日付を決めたいときにお願いするメールです。お願いする手紙は割とかしこまった言い回しになることがありますが、メールの方が少し軽めの表現になることがあります。ですが、相手にわかりやすく、判断しやすいような文章にして、日時も相手が選びやすいようにいくつか候補を出して、メールの中に書いておきます。その中から選んでもらうようにしておくといいです。頭語と結語も忘れずに書くようにします。

見積りのお願いをするときには、拝啓、時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。日頃は、格別のご協力をいただきありがとうございます。早速ではありますが、下記のとおり、お見積もりをお願いいたします。この度は、急な案件のため、標準納期を可能な限り短縮しての納入となります。つきましては、可能納期のご連絡も含めて、至急お見積書をご送付ください。毎々無理ばかり申しまして恐縮でございませんが、何卒ご配慮の程よろしくお願いします。敬具と書くことができます。

見積もりを出してもらうときのお願いのメールですが、いつごろまでも見積もりを出してほしいのかという具体的な日付を書いておくようにしておきます。また、言葉遣いを丁寧にこちら側からお願いしているということを考えて文章を書くようにします。新規でお願いするときは、先日はご足労いただきありがとうございました。早速ではありますが、先日ご紹介いただいた○○のお見積をお願いいたします。数量によるディスカウントカウントなどありましたら、それらの条件も含めてお見積ください、とどのような条件があるのか質問しておくといいです。

調査のお願いをするときには、前略、日頃は、格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。さて、貴社請求書番号（（No.1234）の請求書をご送付いただきありがとうございました。早速当社でも内容を確認いたしましたが、○月末までの検収完了品の品目と数量が、別紙のとおり当社帳簿と異なっております。当社でも再度詳細に調査いたしますが、貴社においても再度ご確認いただきますようお願いいたします。まずは請求内容のご確認のお願いまで。草々、と書くことができます。

資料に対しての調査のお願いする時のビジネスメールですが、確認をお願いする文章と、自分たちでもきちんと調べたことを伝えるようにしておくといいです。なお、貴社にて差異の原因が発見されましたら、至急小職にご連絡いただくとともに訂正した請求書を送付ください、という風にこちら側がお願いしているということをしっかりと書くようにすることが大切です。このメールでは頭語と結語が前文を省略する方法で使われています。

HP閲覧後の詳細な資料の送付をお願いするときには、ホームページで貴社の○○に関する情報を閲覧しまして、初めてメールいたしました。株式会社○○○の○○と申します。貴社のホームページで○○を知り、弊社でも購入を検討いたしております。つきましてはそのことが分かる資料をご送付いただきたく存じます。申し遅れましたが、弊社は○○で○○を営んでいる会社で、近々に○○に○○することにしておりまして、今回の資料請求はそのための購入の参考とさせていただきます。お手数ですがよろしくお願いいたします、と書けます。

資料の送付をお願いする時のメールなのですが、自分が誰で、どこでその会社をみつけたのか、その会社の何を購入したいのか、そしてその理由などをきちんと具体的に相手にもわかりやすいように書くことが大切です。時候の挨拶を省略しているメールが多いのですが、この例文を雛形として自分の言葉で文章を考えて書くようにしなければいけないです。送付先も忘れずに書くようにしておきます。

頭語と結語はどんなお願いをする時のビジネスメールでも書いています。この二つの言葉は、手紙などで書きはじめにこんにちは、さようなら、という意味で書かれています。時候の挨拶は省略されることがありますが、相手に合わせて頭語と結語を選ぶようにしておきます。大体の場合は、拝啓と敬具を使われることが多いのですが、謹啓と敬白を使うこともあります。また、女性のみ、かしこ、という結語を使用することができるのです。

お願いするときのビジネスメールはなるべく早めに書いて送るようにします。頭語と結語のほかにも、時候の挨拶をきちんと書いていない例文もあり、その内容に合わせて書式を変えるようにしておくといいです。送る相手に合わせて頭語と結語を使い分けるように気をつけます。取引に関する文書であれば時候の挨拶を省略することも可能です。内容にあった言葉遣いをするようにします。

お願いする時のビジネスメールでは、一方的な内容にならないように気をつけながら、あくまでも先方の理解を得ようとすることが大事なのです。なぜ依頼することになったのか、ということをできるだけ記載して、一方的な押し付けの文章になったりしないようにしておきます。経過の分析と現在の対応、その後の経過、お願いしたい内容と今後の取り組みなどを書くようにしておくと相手にも伝わりやすいです。