注文請書の書き方や例文・文例・書式や言葉... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

注文請書とは、顧客から受けた注文を請け負うことを示す書類になります。注文と注文請書でその行為に対する契約が成立することになります。顧客に対し、自社がどのような内容で注文を受け付けて、履行するのかを示さない限りあとで出来ませんでしたや金額が変わりましたと言う状況が可能となるため顧客が不安なままになります。正式な契約を取り交わす意味で注文請書は重要な書類になります。印紙の貼付が必要なため手紙で発送されるのが通例です。

注文請書の書き出しは、顧客名になります。注文をしてくれた顧客の所在と名称を記載します。敬称は社名や部署名には「御中」、個人名や担当者には「様」をつけます。注文書に書かれている顧客と同一になっていることに注意しましょう。いつもと同じだからと確認しないと相手に迷惑をかけることにもなりかねません。結びの言葉は特に必要はありませんが、強いて書くのであれば注文に対するお礼と今後のおつきあいの継続を記載します。

[中央]注文請書[右詰め]書類番号：＜注文請書を識別できる番号を記載します。＞[右詰め]受付日：＜注文請書の発行日を記載します。＞[左詰め]＜顧客の所在地、氏名を注文書どおりの内容で記載します。下線をつけて少し大きめなフォントで＞[右詰め]＜自社の所在地、氏名、連絡先、担当者の氏名＞[右詰め]納入期日：＜納入する期限を記載します。＞下記のとおり、ご注文を承ります。[中央]記[表形式]番号、商品名、数量、単価、金額小計消費税合計

標準的な商品売買形式の注文請書の雛形です。[]で記載したのは位置などの記載方法です。＜＞で記載したのは説明です。この場合に重要なのが表形式で記載する商品の詳細です。内容が注文書と同一なことが重要です。もし、注文書の記載で名称等の誤記載が明らかな場合、訂正してそのまま請書を発行しても問題になることはないでしょう。ただ、数量や単価が規定のものでない場合は、たとえ明らかな間違いであってもそのまま訂正するのではなく事前の確認が必要です。確認の取れた内容で請書を発行しましょう。

[中央]注文請書[右詰め]書類番号：＜注文請書を識別できる番号を記載します。＞[右詰め]受付日：＜注文請書の発行日を記載します。＞[左詰め]＜顧客の所在地、氏名を注文書どおりの内容で記載します。下線をつけて少し大きめなフォントで＞[右詰め]＜自社の所在地、氏名、連絡先、担当者の氏名＞[右詰め]納入期日：＜納入する期限を記載します。＞xx年xx月xx日にご注文いただいた「商品名」につきまして、下記のとおり承ります。[中央]記ご注文内容：「商品名」一式[表形式]番号、構成品、数量、単価、金額小計消費税合計

注文の内容が一式の形式で大まかな場合、その中に含まれる構成品を表形式で記載することで相手に注文の内容を明示することが出来ます。この場合は、顧客が一式で注文したと認識していることと注文いただいた金額内で収まることが大前提になります。納品時には、注文請書どおりの納品書を発行することになります。そうすることで検品の際に実際の商品と一対一での確認が出来ます。

[中央]注文請書[右詰め]書類番号：＜注文請書を識別できる番号を記載します。＞[右詰め]受付日：＜注文請書の発行日を記載します。＞[左詰め]＜顧客の所在地、氏名を注文書どおりの内容で記載します。下線をつけて少し大きめなフォントで＞[右詰め]＜自社の所在地、氏名、連絡先、担当者の氏名＞以下の契約書により取り交わした内容で承ります。[左詰め]契約名：＜別途締結している契約書の名前や番号を記載します。＞

別に取り交わしている契約書の内容どおりに注文を受ける場合に用いる例文です。この注文請書により契約書がいつ履行されることになったかを相手に示すことが出来ます。もし、契約書の記載に漏れがあり相手に示しておく必要がある場合には、ここで明記することが出来ます。ただし、顧客に断りもなく記載するわけにはいかないので、事前に断っておく必要があります。

[中央]注文請書[右詰め]書類番号：＜注文請書を識別できる番号を記載します。＞[右詰め]受付日：＜注文請書の発行日を記載します。＞[左詰め]＜顧客の所在地、氏名を注文書どおりの内容で記載します。下線をつけて少し大きめなフォントで＞[右詰め]＜自社の所在地、氏名、連絡先、担当者の氏名＞この度はご注文いただきまして、まことにありがとうございます。下記のとおり承りました。今後とも変わらぬご愛顧賜りますよう、何卒、よろしくお願い申し上げます。[中央]記[表形式]番号、商品名、数量、単価、金額小計消費税合計

この書式は注文をいただいたことへのお礼と今後も引き続き取引をしていただけるようにとの記載を含めたものです。カバーレターなどを別途用意する手間を省きたい場合や受け付ける件数が多く、注文請書にかける時間やコストも出来る限り抑えたい場合には有効な方法です。印紙の問題さえなければ、このままでFAXしても失礼には当たらない程度の記載になっています。

[中央]注文請書[左詰め]＜顧客の所在地、氏名を注文書どおりの内容で記載します。下線をつけて少し大きめなフォントで＞ご注文を承ります。詳細な内容につきましては、xxxx年xx月xx日にいただいたご注文書のとおりとなります。今後ともご高配賜りますよう、よろしくお願いいたします。[右詰め]日付：＜注文請書の発行日を記載します。＞[右詰め]＜自社の所在地、氏名、連絡先、担当者の氏名＞

注文書の内容がしっかりしていて、そのままの内容で受け付けても問題ない場合は、転記のリスクを減らすためにこのように注文書自体を活用する方法があります。顧客も自ら発行した注文書の内容がそのまま受け付けられたことがわかるため有効です。本来の注文請書の目的である注文を受け付けたことの記録と言う意味では最も効率の良い注文請書です。ただし、注文書のチェックは確実に行う必要があります。

契約書と言う記載を使いましたが、これには基本契約書や基本業務委託書などのものや納品方法や支払い方法などの細かい物までの全てを含みます。注文を受けるにあたって効力をもつ契約書があれば記載しておいた方がいいと思います。相手に対してこの注文で必要な決めごとはこの請書以外のところに記載されていると言うことを明示する必要があるからです。あとで言った言わないの水掛け論になるくらいなら一行追記する方が安心です。

注文請書の注意点は相手に受け付けた注文の内容が確実に伝わることです。実際に商品が納品される、またはサービスが完了するまでの相手との約束の根拠になります。実際に納品されるものと一致していること、実際に行われるサービスと一致していること、それが相手にも明示されていること。それらが確実にされるのであればどのような書式でも形式でも問題ありません。

注文請書はシンプルであっても問題ありません。最も効率がいいのは顧客が送って来た注文書に「承りました」や「受領」と書かれた印を押し、日付を記載すれば事足りるものです。ただ、ある程度の規模の会社となればそれなりの書類の発行、管理が必要となります。注文されれば、納品するのは当然だから必要ないと思われるかもしれませんが、いざ納品時に注文と違うなどのクレームがあった場合、注文請書の有る無しで立場は一転します。簡単でも注文請書は必要です。