退職の案内の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

会社を退職することになれば、在職中にお世話になった方々に退職の案内の手紙を出す方も多いです。在職中に知り合った人の中には退職するということを直接話すことができなかった人もいるでしょう。また、直接退職することを伝えて挨拶をした方にも、退職後に書面で挨拶をすると丁寧な印象を残します。何月何日付で退職したかということや、在職中にお世話になった御礼などを書いておきます。

退職の案内の書き出しは、まず挨拶で始めます。拝啓で始めた場合は、結語が敬具になります。季節の言葉を含んだ挨拶の言葉の後は、何月何日付けで退職しました、ということに触れます。その後には、これまでの感謝の言葉などを続けます。取引先の方には、後任者の名前を伝えておくとよいでしょう。最後には、先方の繁栄を祈る言葉などで締めくくるとよいでしょう。

「拝啓盛夏の候ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」「拝啓早春の候ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」といったように、退職の案内は、一般的なビジネス文書のような書き出しで始めます。時候の挨拶を入れて、挨拶文から書き始めましょう。また、例文のように「拝啓」で始まった場合は、手紙の最後の結語として「敬具」を使うようにしましょう。

退職の案内を書き始めるときは、例文のように、挨拶の文章から始めます。「こんにちは」や「いつもお世話になっております」ではなく、ビジネス文書と同じように「拝啓〇〇の候ますますご健勝のこととお慶び申し上げます」などのような挨拶文から書き始めるようにしましょう。「拝啓」で始まれば結語は「敬具」になります。頭語に合わせた結語で締めくくるようにしましょう。

挨拶文の後は、本題に入ります。雛形は「さて私ことこの度一身上の都合により〇月〇日付けをもちまして〇〇〇〇〇を退職いたしました」「さて私ことこの度〇〇〇〇〇を退職いたしました」などのように、会社を退職したことを書きます。「退職いたしました」だけでなく、「〇月〇日付けをもちまして」や、「一身上の都合により」などの言葉を書き加える場合も多いです。

挨拶文を書いた後は、すぐに本題に入り、会社を退職したことを伝えます。「さて私ことこの度〇〇〇〇〇を退職いたしました」のような「さて私こと」という書き出しの場合は、「さて私こと」を行末の一文字分戻ったところに書きます。横書きの場合は改行して右詰の一文字分左側、縦書きの場合は改行して一番下から一文字分上のところに書くようにします。「さて私儀」も同様です。

退職をしたことを伝えた後は、「在職中は大変お世話になりありがとうございました」「在職中お世話になりました皆様方に心よりお礼申し上げます」「在職中は公私にわたり大変お世話になり心から有難く厚くお礼申し上げます」などのように、在職中にお世話になった感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。ただ退職したことを伝えるだけでなく、お世話になったお礼を伝えます。

退職した旨を伝える文章のすぐ後に、在職中にお世話になった感謝の言葉を書きましょう。シンプルに書くなら「在職中は大変お世話になりありがとうございました」という書式がありますが、仕事以外でもお付き合いがあった方へは「在職中は公私にわたり大変お世話になり心から有難く厚くお礼申し上げます」などもよいでしょう。定年退職など長年勤めた方の場合は「〇〇年の永きにわたり勤めさせていただくことができましたのもひとえに皆様のご厚情の賜物と深く感謝いたしております」などもよいでしょう。

「なお後任には同じ課の〇〇〇〇が貴社を担当させていただくこととなりましたので私同様ご指導ご鞭撻を賜りますよう何卒よろしくお願い申し上げます」といった例文のように、取引先の方へは自分が退職した後、誰が担当するのかお知らせしておいた方が安心してもらえるでしょう。担当者が退職してしまったらこれからどうなるのだろう、という不安を与えないようにしておきましょう。

取引先の方にとって、退職を知らされるということは、これからどうなるのかな？という不安を与えることにもなりかねません。退職の案内を送った相手からは、せっかく担当者と信頼関係を築きあげてきたのに残念だなという思ってもらえるでしょうが、これから誰が担当してくれるのか、ということを心配させてしまわないためにも後任者の名前を書いておくとよいでしょう。

「末筆ながら皆様のご健勝とご多幸を心からお祈り申し上げます」「略儀ながら書中をもちましてお礼かたがた退職の挨拶とさせていただきます」といった例文のように、手紙の最後には締めくくりの文章を書きましょう。退職の案内の締めくくりの文章は、先方のご多幸をお祈りするという内容の文章や、書中で退職の挨拶をさせていただくという内容の文章が多いです。

退職の案内の最後は締めくくりの文章が必要になります。退職したことを伝える手紙の場合は、例文のような言葉で締めくくる場合が多いです。締めくくりの文章のあとには改行して結語を持ってきます。退職の案内を「拝啓」で始めた場合は、結語が「敬具」となります。頭語に合わせた結語を書くようにしましょう。それから一番最後には、日付と名前を書いておきましょう。

退職の案内で、退職理由を書く場合は、退職届のように「一身上の都合により」という言葉がよく使われます。会社への不満が理由であったとしても、そのように書いてしまわないよう、注意しましょう。結婚や家業を継ぐなどの理由で退職する場合は、退職の案内にその旨を書いておくのもよいでしょう。また退職理由をあえて書かずに「退職いたしました」という書き方でも問題ありません。

退職したということを伝える文章で、「さて私こと」や「さて私儀」など自分を指す言葉を使うときの書式は行末に書きます。ただし行末から一文字手前に書くようにしましょう。また、句読点を使わずに書くということに注意しておきましょう。句読点があると文章は読みやすくなりますが、句読点がなくても読みやすいように、読点を打つべき場所にはスペースを入れるようにしましょう。

会社を退職したら、これまでお世話になった方へ退職の案内を出すようにするとよいでしょう。とてもお世話になった方や、退職することを伝えられなかった方など、退職の案内を出すことで退職したことを知らせることができ、感謝の気持ちも伝えることができます。また、取引先の方へは自分が退職したあとに誰が後任になるかということを伝えることもできるでしょう。