入学辞退届の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

入学辞退届とは、経済手的な理由、健康上の理由で通学できないとわかった時などに提出します。また、複数の学校を受験していて、本命に見事に合格した時、それまでにもほかの学校から合格通知が来ている場合には、辞退する学校へ、入学しない旨をお知らせしなければならない場合に必要です。入学の手続きが始まる前に本命の学校の合否が確認できた場合には、あわてる必要はありません。というのも、多くの学校の場合、合格通知が到着後、入学手続きを期限内に完了していないと、合格が自動的に取り消されてしまうためです。

では、自動的に取り消され無い場合とはどういう状態でしょう。本命の学校の合否が分からない時期に、先にすべり止めの学校の入学手続きを終えなければならない時、万が一、本命が駄目だったときには通うことになる学校ですので、入学手続きをします。この時点で、学校側は新入生の一員とみなしているわけなので、後日、本命に合格し、入学辞退をする時には、その事実を報告する義務があります。

一般的には、中学校や高校の場合、複数校を受験することは学校側も承知しており、入学辞退者が出ることもある程度予測しています。その為、入学手続きの書類の中に、入学金の振込用紙などと一緒に、入学辞退届も入っていることが多いのです。辞退届には、入学辞退する場合の条件（入学金は返金しないなど）とともに、名前や住所など必要事項を記入する欄がありますので、書式にのっとって記入し、送付することになります。

学校側が用意してくれている入学辞退届の場合には、空欄を埋めていけば良いだけなので、困ることは無いと思いますが、唯一考えてしまうのが、辞退理由の項目です。経済的な理由、健康上の理由の場合は、その旨を記入します。他校への進学が辞退理由となると、失礼なことを記入して、今後の後輩たちの受験に差し障っても可哀想だとか、正式な記入方法が分からなくて困る方もいることでしょう。しかし、学校側は辞退者が出ることを予測して、事前に用紙を用意しているわけですので、正直に「他校への進学が決まったため」などと記入しましょう。

大学の受験においても、複数校の受験はあたりまえですね。しかし、中学校や、高校と違い、大学の場合には入学金とともに、前期の授業料を入学手続きの際に一括して入金しなければならない学校などもあります。その場合には、金額が大きくなってきますので、返金をしてもらう意味を含めて、しっかりと入学辞退届を提出しましょう。学校によっては、辞退届が到着後、返金に応じるといったところが多いようです。

大学における入学辞退届の書式は、学校によって決まったものがあります。雛形が作られていて、インターネット上の大学のホームページからダウンロードして使用するようになっているので、それをプリントアウトして使用しましょう。学校によって、書式は違いますが、氏名、合格した学部・学科、等を記入し、辞退理由を述べます。この際にも、「他大学合格の為」で構いませんが、どの大学・学部・学科に入学するかを聞かれることが多いようです。また「受験勉強をする為」（浪人する）「就職の為」ということもありますね。

大学院の場合の入学辞退届も、大学入学辞退届と同じように、学校側があらかじめ用意をしていて、それをプリントアウトして使用する場合には、悩ましい記入個所は無いと思います。大学院側も辞退者の出ることは、ある程度予測していることですので、こころよくは無いでしょうが、よくある話ではあります。大学院の場合は、大学などと違って狭い世界なので、他校への進学が決まった時は、お世話になった教授などに失礼のないような辞退理由の書き方をしておきましょう。

大学院生の場合、年齢も成年を超えていて、社会人としても礼儀にのっとった手紙の書き方を覚えておかれると良いでしょう。その意味においても、他校へ進学する旨が辞退理由の箇所に、「〇〇大学院へ進学の為」では、ちょっと困ります。大学院へ進んで、自らの研究をより深めたいと思っているのでしょうから、その熱意を少しこめて、「自身の研究内容を鑑み、将来を改めて展望した結果、誠に申し訳ありませんが、他大学へお世話になることに決めました」このように、様々に思い悩んだ末という文面を加えておくことが良いでしょう。

大学院や、編入学などの入学辞退届の場合は、雛形となるようなものがありません。しかし、年齢的にも、きちんとした礼儀正しい文章で、入学辞退という無礼をお詫びしたいところです。ビジネスレターの例文などを参考にして、自分なりの言葉で丁寧にしたためることが、相手に対する誠意ですので、誤字脱字などにも注意して作成してみましょう。この場合にもポイントは辞退理由ですので、そこの部分をよく考えてからまとめます。

決まった書式が無くて、ダウンロードなどではなく手書きの場合の例文としては、辞退届〇〇大学長殿拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。〇〇年度大学院への合格通知を頂戴した、〇〇と申します。合格させて頂いたこと、誠に光栄に存じますが、研究者としての将来を改めて展望し、熟考した結果、今回は他大学へお世話になることに致しました。誠に勝手ながら、入学を辞退させて頂きたく存じます。本当に申し訳ございません。末筆ながら貴校の益々のご発展を心よりお祈りしております。

また、入学辞退届ということで、御詫び状という一面もありますので、あまり文頭に華やいだ言葉などを置くことは、相手の方の気分を害するのではないかという配慮もあってしかるべきでしょう。嬉しいお便りであればいざ知らず、学校側としては折角合格させたのに、学生側の都合で辞退するとは勝手な言い草だと思われても仕方がないのです。良くある話であるとともに、気分の良くないものですので、簡潔にまとめましょう。

「菊薫る季節となりましたが、皆様にはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」こういった文頭の挨拶文は無くても構いません。「貴学、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」このように、学校へ対する挨拶から始めましょう。結びの言葉としては、「最後に、貴学の益々のご繁栄をお祈り申し上げます。」という風に、学校へのお詫びの言葉に続けて結びの言葉とします。

入学辞退届はとくに金銭の授受が無ければ、提出しなくても良いと思われているかもしれませんが、他の生徒からすると、合格者が一人減るということは、補欠での入学者が一人増えるということにつながります。落ちていたと思っていたら、補欠で合格が決まるという人もいるということを考えて、入学辞退が決まったら、すぐにも辞退届を提出することを心掛けましょう。事務方の仕事をスムーズに進めるためにも早目に提出をしましょう。

学校側は、本来、合格者が全員入学してくれるという前提での事務作業を行っています。ただし、悲しいかな様々な理由で（経済的な理由、健康上の理由、他校への進学）合格させた全員が入学せず、補欠でとっておいた人間を繰り上げて合格させるという作業が必要になります。事務手続きはそれなりに手間の掛る仕事です。ですので、期限内にすべての合格者を決定し、入学金を納めてもらうなどの作業を進めるにあたっては、早い段階での辞退者の数の確定が必要です。

入学を辞退するという、いわばわび状のようなものですので、書きにくいことは理解できるのですが、提出しないという選択肢で良いのか、今一度確認してみましょう。辞退届は、期限内に提出すると定められているものですので、期限に遅れないように、早目に提出することが、相手に対する誠意となります。自分が辞退することによって、どれだけの人に影響を及ぼすかということを考えて、丁寧な文章を心掛けましょう。