ビジネス文書での宛名の書き方や例文・文例... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

ビジネス文書や社外の方への手紙を書くときは、宛名の書き方にも注意を払わなくてはいけません。宛名の書き方を誤ると、社会人としての常識を疑われる可能性もあります。特に社外の方へ送る文書の場合は宛名を間違えないようにしておかないと、会社に恥をかかせてしまうことになります。文書の中で宛名は一番に目にする部分でもありますので、宛名の書式や敬称の言葉を覚えてしまいましょう。

ビジネス文書を書くときの宛名は、会社名なのか、それとも個人名なのかということで敬称が異なります。一般的には会社名であれば、「御中」を使い、個人名であれば「様」が使われます。個人名の場合は「殿」を用いることもありますが、最近は「様」を使う方が一般的となっています。また、個人への宛名で二重敬称になってしまわないように、注意して書きましょう。

ビジネス文書を書く場合、宛名が会社名や部署名になる場合も多いです。宛名が会社名の場合は、敬称が「御中」になります。会社名の後ろに「様」をつけたりしないよう、注意しましょう。例文としては「株式会社〇〇〇〇御中」「株式会社〇〇〇〇〇〇〇部御中」というようになります。株式会社を（株）と書きがちですが、省略せずに株式会社と書くようにしましょう。

ビジネス文書や取引先へ郵送する封筒の宛名に「御中」はよく使います。会社の名前が宛名になるときは、「御中」という言葉をよく使いますので必ず覚えておくようにしましょう。また、会社名の後に担当者の名前を入れることがありますが、その場合は担当者の名前の後ろに敬称をつけます。担当者の名前の後ろに敬称をつけるので、会社名の後ろに御中はつけません。

社外にビジネス文書を送る場合、担当者の名前がわかっていれば、担当者宛てに送るようにします。そうすれば、郵送であれファックスであれ、担当者のところに文書が素早くスムーズに届けられます。会社名を書いた後に、部署名、そして担当者名を書くようにします。たとえば「〇〇〇〇株式会社〇〇〇部〇〇〇〇様」というように書きます。敬称は担当者の名前の後ろに「様」をつけるようにしましょう。

ビジネス文書での宛名は、できるだけ詳しく書いておけば、担当者のところに間違いなく届くでしょう。たとえば「〇〇〇〇株式会社鈴木様」というように、部署名もなく担当者の苗字だけを書いていると、同姓の人が社内にいた場合にまぎらわしいです。間違って違う人のところに届いてしまい、担当者のところに届くのが送れる可能性もあります。部署名やフルネームがわかる場合は宛名に書いておくようにしましょう。

ビジネス文書を送りたい方に肩書がある場合は、宛名の書き方に注意をしましょう。「〇〇部長殿」「〇〇課長様」というように書いてしまいそうですが、肩書は名前の前に書くようにします。会社名、部署名、肩書、名前の順で書きますので、雛形を覚えておきましょう。たとえば「株式会社〇〇〇〇〇〇〇部課長〇〇〇〇様」という書き方になります。肩書が名前の前にくるのが正しい書き方なので、覚えておきましょう。

肩書がある方にビジネス文書を送る場合は、肩書を忘れずに書いておくようにしましょう。会社名と部署名の後に肩書を書いてから担当者の名前を書きます。この順番を間違えないようにしましょう。肩書の後に名前を書くときに、苗字しかわからない場合は苗字だけでもよいですが、フルネームがわかる場合は苗字だけでなく名前まで書いておくようにした方がよいでしょう。

個人宛てにビジネス文書を送る場合は、一般的な手紙の敬称と同様に、宛名の敬称が「様」になります。「様」であれば、どのような立場の方に使うことができます。また、社外の人に文書を送りたいけれど、担当者の名前がわからない場合があります。たとえば請求書の件などは経理担当者に送りますが、個人名がわからない場合は「経理ご担当者様」というように書くことができます。

ビジネス文書の宛名での「様」の使い方で気を付けておきたい点があります。たとえば個人名がわからない場合の「様」の使い方です。「経理ご担当者様」や「総務課長様」というような「様」の使い方は問題ありませんが、「〇〇総務課長様」という使い方をしてしまうと、敬称が二重になってしまいます。名前がわかる場合の宛名は「総務課長〇〇〇〇様」と書くようにしましょう。

ビジネス文書での宛名に「各位」というものがあります。各位は複数の個人に宛てた文書での宛名に使います。よく使う言葉ですので覚えておくと役に立つでしょう。使い方は、「関係者各位」「社員各位」などがあります。お客様宛に文書を送る際、多数のお客様に向けた文書であれば宛名は「お客様各位」などを使います。社外だけでなく社内での文書にも使いますので覚えておきましょう。

各位という言葉は、単独で使うこともあります。宛名が「各位」となる場合があります。各位には皆様という意味があり、これ自体が敬称になっています。そのため各位には「様」や「殿」などの敬称をつける必要がありません。敬称の各位という言葉に様などをつけてしまうと二重敬称となってしまうからです。ビジネス文書の宛名で各位を使う場合は、後ろに様などをつけないよう、注意しましょう。

ビジネス文書では「御中」という言葉をよく使います。ビジネス文書での宛名が会社名や部署名などで終わる時に御中という敬称を使います。担当者がわかっている場合は、担当者の名前の後ろに様をつけます。「株式会社〇〇〇〇〇〇部〇〇〇〇様」という書き方をします。担当者の名前の後ろに様をつけますので、会社名の後ろには御中を付けないように気を付けましょう。

ビジネス文書での宛名は敬称がいろいろありますので、宛名に適した敬称を使い分けるようにしなくてはいけません。会社名や部署名には「御中」を使い、個人名には「様」を使います。宛名を丁寧に書こうとして二重敬称にならないよう注意しましょう。「〇〇部長様」などは二重敬称になります。このような場合は「〇〇部部長〇〇〇〇様」といった書き方にしましょう。

ビジネス文書での宛名は「御中」や「様」といった敬称の使い方を覚えて、宛名に適した敬称を使わなくてはいけません。また、宛名は会社名、部署名、肩書、名前の順番で書くことも覚えておきましょう。複数の人に向けて出す文書では、宛名を各位や〇〇〇〇各位とすることも多いです。各位や肩書は敬称になりますので、二重敬称にならないように注意しましょう。