社外への報告書の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

社外への報告書の書き方については、雛形や書式などは特にはありませんが、例文などについては、インターネット上などに記載がございます。社外への報告書については、当方のミスによる謝罪というのが一般的ではないでしょうか。最初の文章に関しては、手紙のようなもので充分でしょうが、原因などについては箇条書きとし、言葉を充分に選んで書かなければなりません。

御社益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。さて、一週間前に発生致しました御社のシステムダウンについてでございます。今回の件に関しましては、既に応急対応をさせていただいておりますが、今後は今回のことの様なことが無いよう、十分に注意する所存でございますので、今後とも宜しくお願い申し上げます。

御社益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。さて、二週間前にご郵送いたしておりました経営改革計画書についてでございますが、一部、行き違いがあり、違う書類が混ざっておりました。申し訳ございません。御社の書類ではない部分については、失礼ながら破棄していただければと存じます。今回は誠に申し訳ございませんでした。

上記の様な社外への報告書は、起こり得る場合が一つだけあります。一人が一社専属で担当している場合です。こういった場合は、一人が一社のみならず、数社担当していることもあり、絶対にミスが発生してしまうものなのです。通常は、あってはならないミスですが、人員削減が激しい今日、こういったミスは、更に今後も増加していくのではないかと想定されます。

貴社益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。この度は御社の冷房機械用の冷媒を二十リットル届けなければならない所を、十五リットルと担当が勘違いして届けてしまいました。誠に申し訳ございません。残りの五リットルについては、直ぐにお届けに上がります。今後、この様なことが起こらない様、社内の綱紀粛正に努めます。

上記の社外への報告書ですが、社員の勘違いということで軽くかたずけられてしまっております。多分、受付オペレーターの聞き間違いによるものと思われますが、その様な場合は、オペレーターを交換するなどして、こういった聞き間違いをできるだけ起こさないように気を付けなければなりません。こういったことの積み重ねが、会社の信用失墜につながるのではないでしょうか。

御校益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。さて、十日前に開催いたしました専門課程の試験ですが、回答に間違いがございました。御校の受験生百二十三名の内、当初は合格者数二十一名とのことでしたが、改めまして添削致しました結果、六十三名の合格者が出たことが判明いたしました。誠に申し訳ございませんでした。

上記の社外への報告書ですが、四十名くらいの合格者が新たに発生していることを考えれば、これはかなり酷い添削システムを採用しているとしか言えません。公的な資格試験ならばともかく、私的な団体の資格試験ならば、信用問題にまで発展し、次の年からは受験生自体が減少するといったことにもなりかねなくなるのではないでしょうか。いずれにせよ、回答を作る方は気を付けなければならないでしょう。

御社益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。さて、三か月前に発売した最新式エアコンですが、一部の機種で調子が悪く、不具合が発生しているといった声が出ており、調査した結果、その通りでした。お客様のリコールに対応致しますので、最新機種を販売致しましたお客様の名簿についてご開示頂ければ幸いです。

最新式のエアコンのリコールについての社外への報告書ですが、こういったリコールは、多分ですが、行っているのは日本くらいなものでしょう。我が国の消費者は世界一うるさいと言われています。最近はタブレットなどについても韓国製などが多く出回っていますが、韓国製は電源がついて起動するまでに時間がやたらと長いのが特徴です。要は性能が悪いのですが、リコールなどの声は聞こえてきません。

御社益々ご清祥のこととお喜び申し上げます。平素より格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。さて、倒産致しました会社の浄水器について調査した所、浄水機能など全く付加されていなかったことが証明されました。販売会社は先月に倒産し、社長は行方不明となっております。今後の対応につきましては、いくばくかの保障はあるかも知れませんが、全額返金はございませんので、ご報告いたします。

上記の社外への報告書ですが、弁護士か誰かが、一般顧客向けに出している報告書です。こういった事例は、数は少ないのですが、案外、騙し易い高齢者を狙った詐欺がいたる所では発生しており、全く気が抜けない世の中になってきたと思われます。当の高齢者も、儲け心満載なので、余計に対応が難しくなってきます。しかし、儲け心が無い高齢者はそういった詐欺にはかかりにくいのではないでしょうか。

社外への報告書の書き方では、まず最初に時候の挨拶から入ります。この時候の挨拶は比較的長めに書くべきではないでしょうか。その理由は、その挨拶のあとに、どうしても謝罪の文章がくるので、この時候の挨拶の段階で、報告書の差出先の気持ちを和らげることを狙っていかなければならないのではないでしょうか。報告書の文面では、言葉に気をつけなければならないでしょう。

社外への報告書の書き方の注意点ですが、こういった報告書は、クレーム対応の報告書である場合が殆どであると想定されるので、可能な限り低姿勢でもって平謝りのような形で持ていかなければなりません。いくら、差出人が悪くないといっても、客は全く納得しない場合が多いため、ここは、ただひたすら謝罪に徹するといった具合でやっていかなければならないのではないでしょうか。

社外への報告書の書き方のポイントですが、まず時候の挨拶を長めに取り、その後に、何日前に、どの様な事件があって、当社が客先にどの様な迷惑をかけたかということが簡潔にまとめられていなければなりません。その後に、どの様に対応を取るのか、また加えて、今後はどの様に対応をとっていくのかについても、それなりに書かなければ、客先に納得はしてもらえないでしょう。