会社反省文の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

会社にお勤めになっていらっしゃれば、誰しも失敗をした経験をお持ちと思います。それが会社に大きな損害を与える、重大なものであれば、時として反省文の提出を求められることがあります。この場合の反省文を｢会社反省文」とします。どうして会社反省文を書かなければならないか、スタートの部分を考えることで、意義深い経験になるでしょう。無駄な時間を費やして、無駄な反省文を書くより、あなたの人生の糧となりますように。

会社反省文の提出に際し、内容、題、書式の指定がある場合は従います。反省とは、自らを省みることです。つまり、冷静に自分を見つめ、改善点を発見することを求められているのです。決して懲罰が目的ではない、と前向きに考えましょう。最後には、改善するべきことをいかに改善し、より良い方向へ向かうかを明示して結論とします。人間として成長するチャンスをもらった、と考えましょう。

まずはどうして失敗したかを考えましょう。その状況をしっかりと見つめるところから始まります。今回は、「仕事量が多すぎるにも関わらず、自分で出来る量だと判断を誤ったため、期限までに資料の作成が間に合わなかった」と言う状況を例にします。例文です。「A社あての資料作成について、作業時間が足りずに期限までに提出することが出来ませんでした。」と言った、ドライで簡潔な文章を目指しましょう。

反省文の提出を要求するのは直属の上司の方が多いと思いますが、彼らが求めているのはあなたが「自分や自分を取り巻く状況を、冷静に判断する力を育てる」ことです。まずは冷静に、状況を端的に書きます。どうして期限切れになってしまったか、理由や言い訳はここには必要ありません。失敗した状況を、自分が認めていると言うことを表現しましょう。気持ちの問題にしないことが大切です。

会社は多様な人材が集まって運営されます。それぞれが感情を持ち出して仕事をするのは、望ましい状況ではありません。とは言え、仕事をするのは人間です。感情がなければ人間と言えません。バランスが重要なのです。そのバランス感覚を磨く手段として、反省文は役立つものです。「A社あて資料の他、B社あて回答資料の作成も受け持っていました」と言った、状況説明を次につなげていきます。

そうすることで、読み手に冷静な判断をしている、と受け取ってもらえます。構成として、「失敗内容の把握表現」→「状況説明」→「原因究明」→「解決方法」と言う流れにすることが望ましいでしょう。仕事は、感情論を廃することでうまく行くことが多いです。「頑張れば出来ると思った」や「自分がやれば、同僚が助かると思った」などが敗因になり得ます。自分の力を客観的に冷静に判断できるようになって、一人前です。

状況を説明したら、そこから敗因を見出しましょう。「期限まで時間があり、A社とB社の資料の作成を掛け持ちできると判断した」ことが原因です。どうしてそう判断するに至ったか、言い訳をしたいなら、ここですることが出来ます。「〇〇さんや△△さんも別の仕事を抱えており、自分が引き受けることで助けになると思った」や、「以前作った資料では、それほど時間が掛からなかったので、間に合うと思った」などです。

当時の状況を、なるべく詳しく思い出しましょう。どうして判断を誤ったか。もしくは、どうして作業時間が大幅に遅れたか、と言ったものです。例文の場合では、判断を誤ったとしても、資料提出が間に合えば起こらなかった失敗です。出来ると思った、と言う失敗を、資料作成で取り戻せなかった、と言う視点もあるのです。失敗には複数の原因が潜んでいます。多角的に見つめましょう。

原因がいくつも出てきてしまってもOKです。むしろ、自分を客観的に冷静に見つめれば、原因はひとつでは終わらないものです。その原因をどうすれば排除できるか、と考えて対策、解決方法としましょう。「今回を経験し、作業時間に余裕を持って見積もる」や、「間に合わないと思ったら、すぐに上司に助けを求める」と言うものが当たります。失敗を最小限に食い止めるのも、仕事のひとつです。

個人的に感情論を持ち出すのは子どもの行動です。会社では、客観的に冷静な言葉を用いる必要があります。やみくもに「がんばる」と言うのは、大人の使う言葉ではありません。仕事に気持ちを持ち込むことが原因になっていることが多い、と意識してみることをおすすめします。自分が置かれた状況から一歩下がり、視野を広くしてみて下さい。見方が変われば、きっと発見があります。

最後に、「もし状況が違ったら、うまく行っていたかもしれません」と言う、ちょっとした提言を入れるのはいかがでしょうか。少し勇気が必要ですが、もしかすると上司の方も、そういったアイデアを望んでいるかも知れません。「資料作成を、個々で担当せず、複数で協力して担当する場合も必要かもしれません」と言うものになります。フランクな雰囲気の上司の方には、有効かもしれません。

しかしあくまでも「反省文」を要求されているのを忘れてはいけません。原因を自分以外に求めることではなく、自分の中から見出すことが反省文の目的です。もう一度、状況の原点に返り、自分がとってきた行動を思い返しましょう。その一つ一つを精査し、結果を得た今、再び判断してみることで、わかることがあります。その上で、自分ではどうにも出来ないことがあるとすれば、上司の方へ進言するに値することかもしれません。

反省する、と言うことは、時間をまき戻してみることです。自分が当時何を見、何を感じ、どう行動したかを思い出しましょう。後悔している、と言うことがあれば、それを詳しく掘り下げましょう。こう言った作業は、非常に苦しく、辛いものですが、失敗や後悔ほど改善につながる薬はありません。反省、と言う言葉は、決して良い言葉ではありませんが、それは｢糧」と言う言葉に変えることが出来ます。

会社反省文を書くにあたり、決まった雛形が必要になる場合があります。その場合、見本として提示を得ることもありますが、一番なのは経験者、つまり先輩の指導を受けることです。同じような経験を持った先輩ほど、対応に詳しい人はいないと思い、ぜひあれこれ教えてもらいましょう。そうすれば、知らないことを知ることも出来、更にその先輩からかわいがってもらえるようになるかも知れません。

稀ではあると思いますが、上司宛に書簡(手紙）で提出、と言う指示があるかもしれません。その場合、文頭には季節の挨拶を入れましょう。決して長々と書く必要はありませんが、常識的には便箋で3枚以上は必要になります。そしてせっかくですので是非、手書きで書きましょう。反省文は懲罰というより、上司は成長を願って課している、と考えましょう。期待されてこそ、の反省文です。