旅費精算書の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

会社の出張の際、出張後に旅費精算書を提出します。企業によってはある程度の額を前払い出張費として申請して事前に受け取ることが出来るところもあり、そういった企業では出張後に実際にかかった費用の差額を調整します。いずれの場合も出張した社員の記載した出張申請書を基に行われますので、出張後には速やかに書類の提出が必要になります。必要に応じて領収書も添付します。

旅費精算書の書き出しの言葉としては、出張先と目的と日付について記載するようにすればいいでしょう。例えば東京に本社がある会社の本社勤務の社員が大阪支店に会議に行った場合、「〇月〇日、大阪支店の会議に出席」といった感じで書けばいいのです。自社の支店ですと住所の記載は必要ないですが、取引先などの場合は、「大阪市〇〇区」という感じで、簡単に住所を記載しておくのも悪くないです。

旅費精算書には、利用した交通機関と金額を記載するようにします。雛形の例文としては、利用した交通機関の欄に「新幹線」と記載し、それに続いて利用区間を「東京から新大阪」という感じで記載します。そしてその後に利用料金を「12,000円」という感じで記載します。新幹線は領収書を発行してもらえますので、自動券売機もしくは係員のいる窓口で発行してもらって、旅費精算書に添付することもベターです。

旅費精算書には、利用した交通機関と実際に乗車した利用区間、金額を記載します。精算書を受け取った経理などの部署は、記載された金額をチェックしなければいけませんので、領収書があれば確認しやすくなります。これがない場合、時刻表等で金額に虚偽がないかを確認しなければならないのです。従って領収書の出る交通機関では、なるべく入手する方がいいのです。

旅費精算の書式としては、乗り換え等の際は細かく記載する方が望ましいです。例えば東京から新大阪に新幹線で行き、そこから在来線で大阪市内の取引先の企業を訪問した場合は、新幹線と在来線で一旦区間を区切って書いた方がいいです。新幹線は特急料金がかかりますので、分けて記載した方が分かりやすいのです。在来線は領収書なしで乗る場合が大半なので、領収書の金額を合わせて記載することがベターです。

旅費精算書は、分かりやすく記載するという目的から、料金計算が複雑な区間では一定区間で区切った方がいいでしょう。特急料金のかかる区間はその区間のみを記載するようにすると、領収書記載の金額をそのまま記載すればいいので書く場合も簡単です。在来線と新幹線の区間をまとめて記載してしまうと、金額計算が非常に複雑になります。また、私鉄で特急料金がかかる列車に乗車した場合も同様です。

地方に行った場合、タクシーを利用することもあるでしょう。例えば新規取引の話をしたいと手紙を出しで初めて訪問するような場合、まだ取引先ともコミュニケーションが取れていませんので、迎えに来てもらえず、列車で最寄駅まで行った際はそこからタクシー利用になります。この際はタクシーを利用した際の同乗者の社員名や、乗車区間を旅費精算書に記載するようにすればいいです。

列車やバスが走っていない地域に出張に行った場合、タクシーを利用することになります。この場合、下車の際に領収書をもらうことを忘れないようにしたいものです。また、見知らぬ土地に行った際は乗車した区間と、同乗者の名前も記載しておくと良いです。また、同乗したものの、料金は他の同乗者が支払った場合は、その旨を記載し、自分は料金請求なしと書いておけばいいのです。

会社の出張は、1か所に行っただけで帰社する出張と、数か所の取引先などを訪問する出張があります。1か所のみの場合、行きと帰りの交通費は同じですので、「東京と新大阪の新幹線往復で、片道12,000円、合計24,000円」といった感じで記載すると良いでしょう。しかし複数の都市を訪問する出張では詳細に移動区間を記載して申請書を提出しなければなりません。

1か所へ出張して往復同じ交通機関を利用した場合、旅費申請書に記載は簡単です。片道料金を記載して、最後の同区間を往復利用した旨を記載しておけばいいのです。しかしいくつかの取引先を数日に分けて訪問する出張の場合は、細かく利用した区間を申請書に記載しなければなりません。電車や高速バスなど複雑になる場合は、後でまとめやすいようにメモしておくと良いです。

交通機関によっては、「1日乗り降り自由のフリーチケット」を発売している所もあります。従ってこれを利用して費用が削減できるのならば、大いに利用したいものです。新しい商品の売り込みの営業をする際などは、同じ路線を1日に何度も乗り降りすることもありますので、こういったチケット利用は得です。旅費申請書には、「1日乗り降り自由のフリーチケット購入代1,500円」というふうに記載しておけばいいです。

旅費交通費は少しでも削減できるようなら工夫して削減したいものです。1日限定のフリーチケットを発売している交通機関も多いので、出張前にインターネットなどで出張先の交通機関のホームページを見て確認しておきたいものです。金額を削減しようと意識している社員は経理担当者も旅費申請書を見れば分かりますので、経費削減を意識しているということで評価されます。

交通機関のフリーチケットとは、文字通りフリーで使えるという意味のチケットで、1日フリーのものであれば、そのチケットに記載の区間は同じ日の始発から終電まで何回でも乗り降りが出来るというものなのです。従って出張でこういったチケットを購入した方が経費削減が見込めるものは、なるべく利用するようにしたいものです。意識して利用すれば、積み重なれば結構な金額の経費削減になるのです。

旅費精算書は、出張が終わって出社した後になるべく速やかに提出したいものです。多くの交通機関を利用した際は記載も煩雑になりますので、出張中にこまめに利用区間と金額をメモしておくようにすれば楽です。この際、申請漏れは避けたいものです。申請の漏れた区間があれば自分がその分を負担しなくてはならなくなってしまいます。後日、修正で申請は出来ますが、記載漏れのお詫びなども記載しなければならず、厄介です。

旅費申請書は、日付、利用交通機関、利用区間、訪問先、金額などを記載し、出張終了後に速やかに提出しなければなりません。特急料金のかかる区間は分けて記載するなどの配慮も必要で、領収書の出る交通機関の場合は、可能な限り申請書に添付して提出したいものです。領収書を添付しておけば、金額確認の際も経理担当者が照合しやすくて簡単なので、心がけておきたいものです。