講習会案内状の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

様々なシーンで開かれる講習会。資格取得の為に、どうしても出席しなければならないものから、既に取得済みの資格を継続して保有するために必要なもの。企業の研修目的、販売促進目的のための講習会。一般市民が参加して、理解を深める、生活に必要な知識を得るために参加する講習会。有料のものから、無料のものまで多種多様な講習会がありますので、用途に応じた案内状を書く必要があります。

案内状を作成するにあたっては、どういう用途のものか？周知するための講習会案内状なのか、出席欠席を確認しなければならない講習会案内状であるかを考えます。企業や、団体が研修目的や、資格取得目的の為に開催する講習会の場合は、書き出しは「〇〇講習会のご案内」等の、簡単なものが良いでしょう。それに対して、必ずしも出席が必要ではなく、主催者としてはなるべく多くの人々に参加して欲しいような講習会案内状の場合は、季節の挨拶の部分があり、定型の書式にのっとった書き出しを使用し、結びの言葉を使用することが必要ですね。

講習会案内状の書式の例文としては、拝啓（季節の挨拶の部分）向暑の候、貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のお引き立てにあずかり、厚く御礼申し上げます。さて、この度、かねてよりのご要望の多かったインターネットセキュリティーについての講演会を開催する運びとなりました。当日の講師を務めますのは、セキュリティー会社のプログラマーを予定しております。何かとお忙しいことと存じますが、ご出席くださいますよう、お願い申し上げます。敬具記日時場所内容講師連絡先等

例文の、講演内容や講師の部分はその都度変更していきますが、文章の構成、雛形としては、1.拝啓または、謹啓などの言葉2.季節の挨拶の部分には、初秋の候や、錦秋の候、初冬の候など、季節の応じた言葉を使用する。3.ビジネスシーンにおいては、「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」などを使用し、日頃の感謝の言葉を述べておく。4.結びの言葉としては、「何かとお忙しいとは存じますが」など相手の予定を尊重し、出席をこう。5.敬具

不特定多数へ案内する場合には、別紙に必要事項を記載する場合があります。最初の部分は、一般的なビジネス上のお手紙で構いません。例文としては、拝啓平素は大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇〇〇です。〇〇様におかれましては、ご活躍のこと何よりに存じます。さて、この度、弊社では「生活実感セミナー」を開催することとなりました。内容につきましては、皆様にご満足頂ける情報を盛り込む予定です。詳細は別紙をご参照くださいませ。お忙しいところ恐縮ですが、ご出席くださいますようお願い申し上げます。

こちらのポイントとしては、別紙の方へ、内容：日時：場所（地図を付けると分かりやすい）：予定講師等と、担当者の名前と連絡先。そして、出席人数を確認したい場合には、下段を返信用のFAX送付票のような形にしておき、出席者は必要事項を記入したらその用紙をそのままFAX出来るようにしておくと、良いでしょう。必要事項としては、会社名、所属、名前、連絡先電話番号、年齢等があると便利です。

資格取得や、資格の維持に必要な講習で、講習対象者も決まっているような場合。特に、堅苦しい季節の挨拶や、日頃の感謝の言葉などは不要です。読みやすいチラシのような雰囲気で作成してみましょう。〇〇講習会のご案内〇〇資格取得者対象のAコース日時：〇〇年〇〇月〇〇日〇〇時～2時間程度場所：〇〇ビル〇〇階大講堂受講料：〇〇円（受講料につきましては、事前振込にてお願いします）申込受付期間〇〇月〇〇日～〇〇月〇〇日迄申し込み先〇〇必要書類資格認定票必要事項を明記のうえ、上記期間内に受付を終了してください。

こちらの場合は、案内状を送付した人たちへ、出席を呼びかけるのではなく、講習を受けなければならない人たちへ、講習のある旨、通知する意味合いがあります。ですので、大事なことは、日時、場所、料金、必要書類、書類の送付先などの必要事項が間違いなく記されていること。万が一これが間違っていると、資格失効などになる恐れもありますので、丁寧に確認してから作成します。

手紙ではなく、メールでの講習会案内状を発送する場合の書式としては、次のようなものがあります。PTA役員各位梅雨寒の候、皆様におかれましてはお元気にお過ごしのことと存じます。日頃は、PTA活動にご尽力いただき誠にありがとうございます。さて、この度、初等教育における第一人者の〇〇先生の講演会を開催することとなりました。つきましては、以下の要領での開催予定となりますので、お忙しいとは存じますが、是非ご参加ください。敬具日時場所演題連絡先〇〇迄講師

文章の組み立て方としては、ビジネス文書と同じ、時候の挨拶、日頃の感謝の言葉、結びの言葉などですが、より簡略にする為、どういう人物が、どんな話をするのかというところを分かりやすく書いておきましょう。メールの場合は、返信も簡単ですので、学校行事などでは近年よく使われるツールですが、保護者といっても様々な人がいますので、最低限の時候の挨拶などは入れるようにしましょう。

地方公共団体や、グループの主催する講演会の場合、特に案内状の形式をとって各戸へ配送するというのではなく、ホームページ上での告知や、地区の広報などでの周知などもあります。そういう場合には、講演内容、開催日、申し込み締め切り日、申し込み方法などが必要です。家庭菜園講習会家庭での野菜の作り方が学べる講習です開催日：〇〇月〇〇日スイカ申し込み締め切り〇〇月〇〇日受講料金：〇〇円募集定員：〇〇人往復はがきに必要事項を記入し、以下の住所へ送付ください。申し込み先

ホームページ上や、地域の広報などの紙面上での周知ですので、当然季節の挨拶などは不要です。こういった催し物の場合は、募集定員に対して、多くの方が参加されることが予想されますので、なるべく早い時期での周知が必要ですね。そして、万が一募集に漏れた場合に、応募された方への返事の方法を考えて、往復はがきを使用する、メールを使用するなどの工夫が必要です。

講習会案内状の書き方での季節の挨拶というのは、雛形があり、季節によって決まった言葉を使うことになっています。夏であれば、向暑の候、盛夏の候、猛暑の候など秋であれば、初秋の候、仲秋の候、秋霜の候など冬であれば、初冬の候、師走の候、大寒の候など春であれば、早春の候、弥生の候、春暖の候など結びの言葉としては、残暑厳しき折お体ご自愛下さい向寒のみぎりお体ご自愛下さい寒さ厳しき折くれぐれもご自愛下さい花冷えの季節、お体ご自愛下さいなどと結びます。

季節の挨拶の文章を書く注意としては、自分の体感は別とした雛形を用いることです。夏とはいえ寒いと自分が思っても、「肌寒くなってまいりました」などの言葉は夏には使用しません。反対に、冬でも暑いくらいの日和だとしても、「暑いですのでお体ご自愛下さい」と言うのも駄目です。梅雨明けの頃であれば「梅雨寒」という言葉はOKですし、「皆様のご健康をお祈りしております」などの結びの言葉は、全シーズンに対応できます。

講演会案内状の一番大切なポイントは、日時：場所：内容等が、相手に伝わることです。企業などの販売促進活動の一環の講習会などでは、参加してもらうことが大切ということにもなりかねませんが、どういった内容の講習会を、誰が、いつ、どこで開催するかがわからないと、参加のしようがありません。ですので、参加して頂きやすい、読みやすく丁寧な文章で、また忙しい方にもスケジュールに入れて頂けるよう、早めの送付を心掛けたいものです。