予算書の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

ビジネスにおいて予算書を書くことは必要不可欠でとても重要な資料です。期間内に得た収支と発生した支出を記載する文章ですのでビジネスの家計簿とイメージすれば簡単です。当期の収支結果や繰越金額を記入するため、どのくらい金額が残っているのかも把握することができます。その残りの金額で次の予算計画を行うことができるため企画などを起案する際にも影響します。

予算書で繰越金額をまとめることによって当期同士の比較を行うこともできます。どのような予算書を作成するかによっても適宜項目が追加されるため、知りたい情報を収集することができます。そもそも予算書には特定の書式やフォーマットは存在しないため、自分が書きやすいものを選択することが一番です。また、用途に応じて予算書を使い分けることも効果的です。

表形式にする義務もないため、自分が使いやすい雛形や例文などを参考にして自分の言葉で記入しても大丈夫です。予算書を作成する際に費用を共有、提供しているメンバーに予算書を作成していることを伝える必要があります。手紙でも電話でもいいのですが、全員が予算書を作成しているという意識を持つことが大事です。それによって予算の使い先にも無駄がなくなります。

元々の費用と比較してどのくらいの金額がどのように使用されたのかを知ることができます。そのため、予算書作成の際には使用用途も明確に書いておく必要があります。不正に利用している金額ではないことを全員に知っておいてもらうことが重要ですので、予算書を見ることによって収入をもっと多くしよう、支出を減らして無駄をなくそうと次の目標を作ることができます。

予算をより効率的に使用する際にも利用できるため企業の節約につながります。予算書の一般的な書式としては表形式が多いです。パソコンなどで表を作成して管理することで保存も簡単ですし、データ化することによって持ち運びも便利になります。また、変更点の書き換えなども容易に実施できるためミスも少なくなります。自動で表計算してくれることもミスが少なくなる一つです。

表の大きさや文字数なども自由に変更することができるため、自分が見やすいフォーマットを作成することができます。収支や支出、積立金額など必要な項目を絞り込むことが重要です。あまりにも項目が多すぎると見づらくなりどれが大事で必要な項目かがわからなくなる可能性があるため注意が必要です。繰越金額や積立金を含めた当期収支にすることによって一目でわかり便利です。

予算書を作成する際には収支と支出をまず分けることが重要です。記入する項目が多い場合は少なくするよりも別シートに分けることがお勧めです。必要な項目まで削ってしまう可能性があるため、本当に必要な項目を選別してまとめておくことが大切です。適宜変更して大きなカテゴリ、小さなカテゴリとカテゴリ別に分ける等見やすい予算書を作成することを心掛けることが必要です。

カテゴリを階層化することによって費用の詳しい使い道がわかるためお勧めです。細かな部分まで把握したい場合には階層化がぴったりです。パソコンを使用することによってセルの結合や分割などのシステムを上手に活用することによって自由に見やすい表を作成することができます。その都度手を加えることができるため、不便ができたら表を変えることができるためとても便利です。

収入項目に関しては売り上げ金額が金額の上位に来ます。確定できないような売り上げなどは備考欄などに書くことによって分けると見やすいです。原価などは使用した金額で記入して、売り上げと差し引いた金額が利益となります。経費に関しては経費でひとまとめにする方法と固定費と変動費に分ける方法があります。より細かな経費を把握した場合には項目を分ける必要があります。

経費で固定費はいつでも必要な費用ですので生活費などが固定費に当たります。具体的な出費理由を書くことはとても大切ですが、衣料品や食費なども具体的に書くことはとても大変ですのでざっくりと書きます。生活費でまとめることでわかりますので、必要としている項目にまとめることが大事です。項目が多いとわかりにくくなってしまうため記入の際には注意が必要です。

変動費に関しては毎月決まって発生することのない金額ですので消耗品などの費用が該当します。変動費が必要な時には来月に持ち越すなど時期を変更することによって当期の利益を調整できます。税金などの控除項目も追加することがお勧めです。税金や保険が控除項目に該当するため、税金や保険の種類なども明確に記すことで誰が見ても一目で理解することができます。

税金や保険を支払う必要のない時には項目を書かない手段もありますが、税金や保険がいらないことを知るためにも項目を作って0円と記入することも一つの方法です。そうすることによって払う必要のない事が一目でわかり、払うようになったとしても表を変更することなくスムーズに記載することができます。経費の中でも固定費などと別に合計金額を入力することでミスしてもすぐに修正できます。

予算書をきちんと作成することによって良い企画や効率の良い業務を行うことができます。項目ごとにきちんと記すことによって説明にもなり、具体性が増します。項目ごとに予算を設定することによって企業がどの部門に注力しているかが一目でわかります。全体の予算配分をつかむことによって企業全体のイメージをつかむこともできます。予算の根拠を記すことで説得力が増します。

予算の根拠を記すことによって本当に必要な金額なのか検討することができ、削れる部分を見直すこともできます。誰が見てもわかりやすい予算書を作成することによって、企画などを検討する際に必要な重要資料になります。予算の記載と同時に投資効果も書くことによってその予算の意味や役割などを強く伝えることができます。必須項目ではないですが書くことで投資効果がわかりやすくなります。

予算の投資効果を記載することで企画も通りやすく、具体的な実現可能性を持った企画を作成することができます。収入や支出がわかることはもちろん、それを周知徹底させることによって社員の意識が変わりますので無駄が少なくなります。項目を細かく記入して無駄を省くこともでき、逆に投資することもできるためお金の流れが見えやすくなります。見やすい予算書作成が重要です。