持ち回り決議の議事録の書き方や例文・文例... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

企業では会議以外の持ち回り決済によって提案事項が承認されるケースがあります。例えば取引先との価格交渉のみが会議当日までに間に合わず、会議の場ではコスト面のみ後日決済という形が取られることがあります。この場合は、価格の交渉がついた時点で速やかに持ち回り決済によって提案事項の承認を得るのです。こういった場合、持ち回り決議の議事録も必要になります。

持ち回り決議の議事録の書き出しは、承認された議案の案件名等を記載するようにすればいいでしょう。こういった場合の雛形の例文としては、「9月5日経営会議の新規顧客向け販売促進策の広告費価格持ち回り決済の件」といった感じでよいでしょう。会議で提案された案件名と日にちがあれば、会議に出席していた人は記憶に残っていますので何のことかすぐに理解できるのです。

持ち回り決議の議事録には、提案された内容について分かりやすい言葉で記載しておきたいものです。こういった場合の書式としては、「新規顧客向け販売促進策の広告費価格につき、Ｆ社との間で広告作成代100万円で契約を結ぶことを承認します」といった感じでよいでしょう。承認され、社長以下幹部が会議資料に承認印を押すことで、承認が完了となるのです。

持ち回り決議の議事録には、何が承認されたのかということも分かりやすい言葉や表現で記載しなければなりません。議事録というのは多くの人が読むものですし、会社の会議規定で正式な会議体として認められているような会議の議事録は数年間は保管されるものです。従って後になって読み返してもその内容が何なのかが分かる書き方にしておくことが必須になるのです。

持ち回り決議の議事録には、持ち回りで決済される以前に会議内で承認されたことについても記載しておきたいものです。こういった場合の雛形の例文としては、「6月7日の商品企画会議時に承認された商品の包装形態とデザインに続き、本日持ち回り決済で包装工賃の単価が63円で承認されました」という感じでよいでしょう。一部のみ決まっていなかった事項について持ち回り決済になるのです。

持ち回り決議の議事録には、持ち回り以前にすでに承認されていた項目についても参考のために記載しておくと良いでしょう。会議本体の議事録に会議時に承認された事項は載っていますが、再度持ち回り決議の議事録にもそのことを記載しておくようにしたいものです。全ての決裁が承認したことによって1つの提案事項の承認が完了となりますので、全承認事項を載せておく方が親切なのです。

持ち回り決議の議事録には、数値面も可能な限り詳細を記載しておきたいものです。雛形の例文としては、「10月31日の取締役会提案の販売促進策の利益獲得見込金額につき、再度検討の結果、1月度は500万円の利益目標で営業活動を行うことで持ち回り承認完了となった」という感じでよいでしょう。提案事項が実行された後に承認時の目標値を確認する機会は多いのです。

持ち回り決議の議事録には、可能な限り数値面についても詳細を記載しておくようにしたいものです。内容が複雑な場合は添付資料もつけて持ち回り決済の参考資料とすることも一つの手段です。承認された金額については、日が経過してしまうと多くの人が忘れてしまいます。従って会議出席者の記憶に残しておくためにも、金額面等の詳しい記載は必要であると言えます。

議事録の書式は会社によって様々で、手紙のような決まった書式があるわけではありません。従って持ち回り決議の議事録にも、会議時にかわされた会話の一部を掲載しておいてもいいのです。「この利益をとれたのは、取引先の協力があったということですか？」「その通りです」といった感じで載せておくと、会議出席者はその時のやり取りを思い出しながら議事録を読むことが出来ます。

持ち回り決議の議事録には、会議時にやり取りのあったないようをそのまま載せても良いでしょう。印象に残ったポイントや会話が白熱した場面などは、そのまま載せておくことによって後にまで印象が深いものになります。その場でメモが取れないことを考えて、会議の場に会話を記録するレコーダー等を持ち込んでおくことも悪くないでしょう。それがあれば聞き逃した箇所があっても聞き直せるので安心です。

持ち回り決議の議事録には、会議の際に発表していた内容が変わった場合にもそのことを記載しておかねばなりません。雛形の例文としては、「会議当日に見込みとしてお知らせしていた粗利率58パーセントにつき、会議後の取引先との商談で、一部原材料費が高騰する旨が発覚。従って最終確定粗利率は57パーセントと会議時の発表より1パーセントのダウンとなります」という感じでよいでしょう。

会議時の発表で見込みとして話していた事項が変更となったような場合も、持ち回り決議の議事録には内容を記載しておかねばなりません。その際には結果だけでなく、プロセスもきちんと書いておかねばならないのです。会社の利益見込みが下がるような場合は、幹部から別途口頭で説明を促されることもありますので、そういった際はきちんと経緯を説明しなければなりません。

提案事項を実行するまでに少々時間に余裕がある場合、持ち回り決議によって承認を得る必要はありません。定期的に行われる社内会議で、次回に再提案すればいいのです。しかし実行までに日に余裕がなく、1日でも早く提案事項を実行する必要がある場合は、持ち回り決議を行って承認を得るのです。従って持ち回り決議の議事録もすぐに作成して保管しておく必要があります。

持ち回り決議の議事録には、持ち回りによって決済を得た案件の内容、承認された内容などを記載しておくようにしなければなりません。また、経営会議などで事前に承認された項目があるような場合は、そのことも持ち回り決議の議事録に記載しておくことがベターでしょう。会議議事録は会議参加者に配信し、参加者が会議や、その後の持ち回り決議で決まった内容を確認するためにも必要なのです。

持ち回り決議というのは、急ぎの案件であることもしばしばです。定例で会議が開かれる場合、日にちに余裕があれば持ち回りでの決議はせずに次回会議を待てばいいのです。従って書面のみで幹部も内容を確認するので、持ち回り決議の議事録も大事になって来るのです。文面だけで理解が難しい場合、提案者は幹部に口頭説明を促されるケースもあるので、準備しておかねばなりません。