社外への報告書の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

ビジネスでは様々な場面で社外への報告書を書かなければならない時があります。例えば商品の生産を一括管理する商社的な役割をする仲介業者が、発注元の会社に商品の生産状況の報告をするということもあります。順調に生産が進行していれば簡単な報告書でいいのですが、生産に遅れが生じていたり、一部資材に不良品が多発しているような状況の場合は、経緯等を報告する必要があります。

社外への報告書の書き出しの言葉としては、まずは日頃の取引を感謝する文面から書くことがベターでしょう。「日頃は弊社との取引において多大なるご配慮を頂き、感謝いたしております」といった感じの文章がベターです。そして内容を順次記載した後、「今後とも末長く取引いただけますよう、よろしくお願いいたします」という文面で締めくくっておけば良いです。

社外への報告書は、手紙のような決まった書式はありませんが、生じた事柄に応じて臨機応変に書き方を考えなければなりません。仲介業者が商品の発注元の会社に生産遅延の状況を報告する場合は、まずは現状の報告を記載する書き方が分かりやすいと言えます。こういった際の雛形の例文としては、「現状をまとめますと、計画に対して60パーセントの生産完了となっています」という感じでよいでしょう。

仲介の管理会社が商品の発注元の会社に生産状況の報告をする場合、まず最初に現状が把握出来る内容で書面を作成することを心がけなければなりません。ここの説明が分かりにくければ、報告書全体が何について書かれたものなのかが分かりにくくなってしまいます。従って報告書を受け取った側が今回の報告が何についてのものなのかを把握出来るように配慮しなければなりません。

現状の報告の後には経緯の説明が必要です。現状に至るまでの事柄を記載すればいいので、関係者に聞いた内容を書きます。「生産開始後、約3週間後から資材の納入が遅れ始め、それが原因で先週の段階で計画の60パーセントしか完成品が仕上がっていない現状となっています。資材の納入遅れは徐々に解消してきています」といった感じの文章でまとめておくことがベターです。

社外への報告書の書式の順番としては、現状の報告をした後は経緯を記載するようにすると流れも分かりやすいです。現在の状態に至った経緯が必ずあるわけですから、そういったことを時系列に記載しておくことによって読む側にはわかりやすい文章になります。経緯については仲介業者が現場の責任者等にきちんと状況を確認してから記載することが必須になります。

現状の報告とその経緯を書いた後は、原因についての記載が必要です。この場合の雛形の例文としては、「今回の資材の遅れについて、弊社担当者が資材生産現場を訪問して確認しましたところ、編立を行う機械の1代が故障したことによるものだということが判明しました。このトラブルによる生産ストップ期間は9日間で、現在は復旧しています」といった感じでよいでしょう。

社外への報告書につき、現状の報告とその経緯を記載した後は原因の記載が必要です。不具合が発生したような場合、必ず原因がありますので、それを早急に調査して報告書に記載するようにしなければならないのです。原因が何なのかは報告を受けた側が非常に気にする箇所ですので、誤解を招く表現や言い回しにならないようなことを心がけて文面を作成する必要があります。

現状の報告、経緯、原因の記載の後は今後の対策について書いておかねばなりません。そういった場合の雛形の例文としては、「現状は資材生産工場の遅れも解消しており、遅れた日数分の生産を毎日2時間の残業でカバーして行っている状態です。このままいきますと、来月の7日頃までには当初の計画に追いつきますので、弊社でこれについて厳重に管理していく体制をとっております」といった感じでまとめておくと良いでしょう。

起こったも問題について今後どのように対策していくかも明記しておかねばなりません。資材工場における生産遅延のような場合は、仲介業者が常に状態を把握しておく体制が必要になります。従ってそのような社内体制をとって遅れが解消したかを随時把握し、商品発注依頼元の会社に不安を与えないようにしなければなりません。数量的な裏付けもきちんと取っておくことが必須です。

社外への報告書は、最後にまとめの項目も必要です。原因に対する対策まで記載し、とりあえず今回の問題について大きなトラブルは回避できたような場合でも、最後に発生の経緯から原因、対策までを簡単にまとめ、今後は再発させないことも文面に記載しておくと良いでしょう。「今回の資材トラブルに端を発した遅れにつきましては、管理を徹底し、再発防止に努めます」という感じの文面がベターです。

社外への報告書の最後には今回の件の総括的な文面を記載しておくと良いでしょう。発注元の会社に不安を与えてしまったような場合は、それを謝罪する表現も盛り込んでおくことがベターであると言えます。また、同じことを再発させないようにすることも明記し、今後の仕事のやり方についても記載しておくことがベターでしょう。報告書の書き方次第で信頼感も変わってきます。

社外への報告書の書き方で最も注意したいポイントは、受け取った側が内容を把握しやすい文面になっているかという点です。原因について明記されていなかったり、今後の対策についても数値的な裏付けや根拠があいまいな場合は、受け取った側も納得がいきません。そういった報告書ですと取引先の信頼を失っていきますので、きちんとした書面を作成することが大事です。

社外への報告書は、生産遅延の報告を仲介業者が発注会社にするような場合、現状の把握、これまでの経緯、そうなった原因、今後の対策、まとめというような流れで記載することを心がけたいものです。仲介業者でないと状況を掴めないこともあるでしょうし、管理することを業務にする会社がきちんと発注会社に状況を報告することは大事な業務なのです。従って分かりやすい表現等で報告書を作成しなければなりません。

複数の取引先が目を通すような社外への報告書作成に関しては、作成する担当者は文面や表現等に十分配慮することが必要になります。今回の問題については解消したとしても、報告書の内容が分かりにくかったり今後の対策が不十分だったりしますと、報告書を受け取った側は不安に感じてしまい、今後の取引の信用問題にもなりかねません。従って上司も報告書を厳重にチェックすることが必要です。