交流会参加依頼文の書き方や例文・文例・書... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

団体が、親睦増進の目的で他の団体と交流会を開く場合、交流会参加依頼文の書き方は、この交流会の持つ意義について、わかりやすく表現し、この依頼文によって多くの参加者を集めるために使うことが大きな目的となります。また特定個人の力が必要になる場合もありますが、そのために参加しやすい環境を整えることが大切です。そのためには、交流会の中に魅力的なイベントを盛り込み、これを成功させるためには、如何にあなたの力が必要かを訴えることです。

「拝啓その後いかがお過ごしでしょうか。さて、この度、当会では左記のとおり、私達と同じ活動に取り組んでいる〇〇市の××会と、我が地元で交流会を開くことになりました。この交流会を成功させるため、さまざまなイベントを予定しておりますが、ぜひとも貴君のご協力を頂きたくご依頼申し上げます」という書き出しに始まり、詳しい内容を紹介した上で最後に「このイベントは貴君のご協力なくしては成り立ちませんので、ご参加の程、よろしくお願い致します」で結べばよいでしょう。

「××会は、当会と同じ活動に取り組んでいるとは言うものの、その規模は当会の2倍以上であり、歴史も古く海外との交流も持っている会です。ただ、この会に欠けているのは、観光資源を活動の中に取り入れていないので、観光資源を十分に生かした活動に取り組んでいる当会のあり方を学びたいというものです。その意味で、貴君は当市観光協会の役員の一人であり、当会の活動に観光資源の導入を積極的に図ってきた実績がありますので、××会では貴君の持つ経験、知識に深い関心を寄せています」

ここでは、会の活動の中に観光資源の活用を積極的に取り組んでいる当事者に焦点を当て、その知識と体験を交流相手の××会が知りたがっている、ということがポイントになります。規模も歴史も段違いに大きい他市のグループが、交流会を通じて観光資源活用のノウハウを知りたいというのですから、その役割は非常に大きなものがあります。この点を強調しておくのは大切なことです。

「〇〇市にも観光資源は沢山ありますが、観光協会と××会を結ぶ橋渡しになる人材がいないため、これまで観光資源の活用という面では、あまり大きな実績を挙げることが出来ませんでした。この点、当会には貴君のように観光協会の役員という要職にある人が会員になっているので、観光資源の活用という点では、非常に大きな力を発揮しています。観光協会としても協力することで売り上げ増を期待できるので、協会にも大きなメリットがあり、私達への積極的な協力を惜しまず力を貸してくださっています」

観光協会が、会の活動に協力することで協会傘下の会員の売り上げ増を図ることが出来、これが大きなメリットだという点がここでは大きなポイントになります。ここでは人材をどう使うか、多岐にわたる人材をどう確保するかという非常に大きな問題まで含んでいるので参加依頼文としても、極めて大切なところです。ここで気をつけなければいけないのは、協会が利益を上げることだけにこだわっていたのでは、うまい運営は出来ません。その間に入って調整を図る人材が如何に大切かを表現しています。

「当会の活動では、その都度｢ご当地なんでもグルメ店」「名物にまずいものなし」などユニークなイベントを開き、協会傘下のお店に出張販売を担当して頂いていますが、これが参加者には好評で、地元の人たちも喜んで購入しています、中でも地場産の野菜を具に使った味噌汁の無料サービスは、必ず飲みに来るフアンもいるほどで定着しています。交流会ではぜひともこれを行いたいと思います」

ここでは、観光資源を生かしたイベントのうち食べ物にポイントをおいて、それが如何に重要かを述べています。こうしたイベントを開くには、中心になって動く、発言力の強い人材が必要ですが、参加依頼文が対象とする人材は、まさにこうした実力を持っている人なので、何かを依頼する場合は、こうした実行力のある人材を探し出すことが大切です。出張販売をする店の努力に感謝することも忘れてはいけません。

「これまで貴君が積み重ねてきた実績を元に観光資源を基にしたイベントを予定していますが、もちろん当会の活動を中心としたイベントも実施いたします。会の運営を中心としたディスカッションや体験発表なども大切な事柄なので欠かすことは出来ませんが、この中に観光資源がちらほらと顔を出すことも大切なことではないかと考えています。例えばディスカッションの会場を、観光施設の中に設けるというのも一案かと思います」

食べ物だけではなく観光施設も、重要イベントの中に取り込んでしまおうという提案が、ここでは大きなポイントです。これも観光協会の協力なしには実現しないことですが、ここでも、協会の橋渡しをしてくれる人材が大切な役割を果たすことになります。施設によっては、人が入り込むことを好まない場所もありますが、こうした場所を活用できてこそ、交流会が意義あるものになるのです。

「いろいろ、無理難題と思われるようなお願いをして参りましたが、どれ一つとっても貴君のご協力なくしては実現不可能なものばかりです。その意味で、今回の交流会は貴君に委ねる部分が大変大きくなりますが、当会としても成功に向けて積極的に協力させていただきますので、ご意見、ご希望がありましたら遠慮なくお申し出下さい。ではぜひとも今回の交流会にご参加いただくことを重ねてお願い申しあげてご挨拶と致します」

無理難題と承知しつつ、さまざまなお願いをしたことをお詫びしている点がここのポイントです。そして、お任せするだけではなく当会も成功に向けて積極的に協力するというところが大切なところです。両者が力を合わせて企画を進め、成功に向けて努力することが何より大切なのです。例文に示した熱意が伝われば、今回の交流会は大成功を収めることが出来るでしょうし、交流会参加依頼文もその役目を果たしたことになります。

交流会参加依頼文というのは、一般会員にお知らせをするものと、今回のように特定個人に特別な協力を依頼する目的を持ったものと2通りに分かれます。個人的な力を借りたい人はこのほかにもいると思いますが、いずれにしろ、大切なお願いをするのですからその言葉遣いには十分注意しなければなりません。この依頼文は、公的な関係ではなく、依頼者が友人にお願いするという手紙の手法をとっていますが、あまり形式ばった書式にするよりこの方が親しみがあってよいと思います。

この依頼文は、差出人が、会の幹事という立場を離れて、個人的にさまざまなお願いをしています。公的な文書となったら、こうした書き方は通用しませんので雛形を参考にしなければなりません。今回のように観光協会の役員という相手の公的な立場を理解した上で、グループの幹事という立場からさまざまなお願いをするというのは良くあることです。ですからこういう場合はあまり形式ばらないことが正解です。

交流会参加依頼文という形をとりながら、交流会の運営にさまざまな役割をお願いする依頼文という大変重要な文書になっています。これが相手に通じるかどうかは、こちらの誠意がどこまで表現できているか、ということになりますが、「どれ一つとっても貴君のご協力なくしては実現不可能なものばかりです。その意味で、今回の交流会は貴君に委ねる部分が大変大きくなりますが、当会としても成功に向けて積極的に協力させていただきますので、ご意見、ご希望がありましたら遠慮なくお申し出下さい」というところが最も大きなポイントになります。