卒業証明書依頼の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

進学や就職時において、卒業した人が発行を依頼するものとして卒業証明書があります。その大学等をいつ卒業したのかを示したもので、正式なものですから公印が押印されたものです。卒業証明書の書式などは、発行する大学等によって異なりますが、共通事項として大学名、学校名や学部等、卒業年度、卒業したものの氏名及び生年月日が明記されるのが通例となっています。

見出しは卒業証明書です。卒業証書ではない点に注意しなければなりません。卒業証書はすでに卒業時において発行され、同じものを再度発行することはあり得ないからです。依頼分にあっては、目的を示しその意図で使用するため必要なので、発行をお願いしますという言葉で締めくくります。なお、取得した単位数等が必要な場合には、別途発行依頼をしなければならないところも存在します。

大学等によっては、卒業証明書の依頼文の書式や雛形が決まっているものです。したがって、それらを入手して署名捺印の上で郵送等により申請を行うのが一般的です。なお、インターネット等で発行依頼が行える場合もありますが、その可能なところは少数であり、本人確認ができないとして、郵送でしか受付をしないところも数多くあることに注意しなければいけないものです。

卒業証明書の依頼する文書の書式や雛形が示されているところがほとんどです。したがって、依頼する側は発行元の指示の元で書式を用意していきます。郵送等で発行依頼を受け付ける場合が多く、中には本人確認に必要として身分証明書の写しを提出するように求めてくるところも少なくありません。郵送の場合には、手紙を添えて依頼する場合が多くありますが、あえてなくても問題はないものです。

卒業証明の発行依頼では、その依頼文書の書き方を大学等の発行元が例文として示している場合が多いです。その例文に従って埋めていけばよいものですが、大抵は本人の自筆での署名捺印が必要であり、プリントアウトしただけでは駄目であることに注意しなければなりません。なお、持参できる場合には、持参でも可能でしょうし、一般的には郵送でも受付はしているものです。

卒業証明の発行依頼では、依頼文書の書き方やその注意点などを大学等の発行元が示していることが多く、インターネットや大学の事務窓口等で発行文書の雛形とともに配布されているのが常です。提出の方法に関しては、大学等の事務局等の窓口で発行依頼文を持参する方法の他に、郵送でも受付はしていますので、特に問題になることはそれほど多くはないでしょう。

大学等がすでに存在しない場合や、大学等は存在しても学部が廃止されている場合です。このとき、大学に関しては設置許可を出して廃止許可を出したところに依頼文を提出します。また、学部が廃止されて大学等はある場合には、電話等で確認を行う必要があります。依頼分そのものは学部等は間違いなく記載して提出を行うもので、通常の場合と変わりはありません。

卒業証明書を発行する先が分からない場合です。大学が廃止になったりあるいは学部がなくなっているときには、設置許可を出した行政機関に対して依頼文を提出します。学部がなくなった場合では、大学の事務局がある場合は、そちらに確認を行い書式等の確認も併せて行います。大学がないときには行政機関が代行で行っている点に注意して、発行を依頼しなければいけません。

卒業証明書の書式が手に入らない場合には、窓口においてあるだけの場合には送付してもらうしかありません。このときには、発送依頼文とともに郵送料を切手等で同封して送ることを求められるものです。書留等の場合はそれだけ郵便代がかさみますし、その送料代としての切手が過不足がないように送らなければならないことに注意して発送します。その後、卒業証明書を依頼するという流れです。

卒業証明書の書式が窓口にしかない場合です。このときには、窓口においてあるものを取りに行ければよいのですが、遠方等の場合はなかなかそうもいかないものです。したがって、郵送で書式を送ってもらわなければならなくなります。このとき、郵送代の切手については同封を指示されることが多く、簡易書留など切手代を間違えないようにして送付する点に注意して送ることが大事です。

卒業証明書依頼文における宛先についてです。通常は大学の学長名かあるいは事務局長等の発行者名で記載します。ただし、大学が廃学になっているときには、行政機関に対して発行を依頼しますから、その宛先も変わります。この点はよく確認をして送付しなければなりません。文部科学省であったりあるいは都道府県知事あてであったりと様々なため、よく確認をして送ることが必要です。

卒業証明発行依頼文を送付する先と、その発行者の確認が大事です。特に大学等がすでになくなっている場合には、証明書類の再発行を行政機関が行う場合が多くなります。したがって、発行依頼分の宛先には、文部科学省であったりあるいは都道府県知事であったりするなど、事前に確認をして送ります。宛先が違うからと言って発行しないということは考えにくいものですが、確認は必須です。

卒業証明依頼における卒業証明と、卒業証書の違いです。卒業証明は、大学等の発行するところが何度でも発行することが可能であることに対して、卒業証書は卒業時にしか渡されません。この点はよく押さえておかなければいけません。書き方では、宛先が誰なのか特に様式が示されていない場合には、事前の確認を必ず行うなど注意して記載を行い、依頼するようにします。

卒業証明書依頼文では、宛先と発行者を間違えずに記載します。また、紙での提出に当たっては、依頼者の署名は自筆が原則です。押印も行わなければならないことが一般的で、シャチハタ等ではなく認め印を使用します。その他、その証明が必要な理由も記載しますが、証明依頼文の雛形がある場合には、そこに丸印を行うようにして記載させることが大半になっています。

書式そのものは大抵の場合、大学等の発行機関で示されています。そのため、その書式を入手して発行してもらえればよく、それ以外では使用できないことも多々あります。また、大学等がなくなっている場合には、発行先が行政機関に変わることも多く、注意しなければなりません。学部が変更になった場合などでは、大学そのものの事務局において依頼をかければ済むことが大半です。