添え状の書き方や例文・文例・書式や言葉の... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

添え状とは何か物を送るときに、それに添える手紙のことです。ビジネスの世界では見積書や請求書、あるいは申込書といった書類を郵送することやFAXで送信する機会がありますが、それに一緒に添えます。見積書などは単体だけでも用は足りますから、添え状は絶対に必要というものではありません。しかし、相手に対する気配りを示すものとなりますので、円滑な関係を構築し維持するのに役立ちます。また、就職活動で履歴書に添える場合もあります。

添え状も、他のビジネス文書と同じように頭語から始めます。もし相手が会社であるなら、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます、貴社におかれましてはご盛栄のこととお慶び申し上げますという表現から書き始めます。平素より格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございますと続けることができます。結びは、ご査収の程、よろしくお願い致しますという表現を使い、最後に敬具などの結語を使用します。

見積書を送付するときの添え状の例文になります。さて、先日は〇〇◯に関するお見積書のご依頼をいただきまして、誠にありがとうございます。お見積書が完成致しましたのでお送りさせていただきます。何卒、お取り計らいいただけますよう心からお願い申し上げます。なお、近日中に担当者がお伺いいたしますので、その折に詳細をお話させていただければ幸いと存じます。

見積書の添え状には、見積書を請求してくれたことに対する感謝の言葉を入れるようにします。見積書を請求してくれたということは、こちらの商品やサービスに関心を示してくれたということになりますので、そのことに対する感謝を込めます。それと共に、是非検討してくださいというk持ちを込めて「お取り計らいいただけますよう」という表現を入れるようにします。

請求書の添え状ですが、以下の文面を雛形として使用することができます。先日は、〇〇◯をお買い上げいただき、誠にありがとうございます。納品いたしました商品の代金ですが、同封いたしました請求書通り◯◯円となります。△月□日までに、請求書の方に記載しております弊社の口座にご入金いただけますようお願い申し上げます。まずは、お礼かたがたお願いまで。

上記の見積もり書の例文ですが、請求額を書くようにすることができます。金額は請求書に書いてありますので、添え状にはわざわざ記載する必要がないように思えますが、確認の意味を込めて記入することができます。また、同様に期日も明確に書き記します。また、支払い方法も明記しておくと親切といえます。口座振込をしてもらうのであれば、どこに記載されているのかも書くようにします。

領収書についても添え状を差し出すことができます。下のような書式にすることができます。◯月◯日付けでご請求いたしました商品の代金を早々にお支払いいただきまして誠にありがとうございます。昨日、お振り込みとその金額を確認をさせていただきました。つきましては、領収書をお送りさせていただきますので、ご査収いただけますようよろしくお願い申し上げます。

領収書の添え状の書き方ですが、よっぽど遅くない限りはすぐに振り込んでくれたという表現にして、そのことに対する感謝を挿入するのが良いでしょう。また、どの請求に対する支払いのことを言っているのかが分かるように、日付を入れるのは親切ということができます。さらに、振り込みと金額をきちんと確認したことを書くならば、相手も安心することができます。

求人募集で履歴書を送るの添え状のサンプルです。このたび、◯◯に掲載されていました貴社の求人募集広告を拝見し、是非その仕事をいたしたいと思い応募した次第です。わたくしは、前職では、～をしておりました。この経験を貴社において大いに発揮し、貴社の今後の発展に貢献できるのではないかと考えております。つきましては、必要書類をお送りいたしますので、ご査収の程よろしくお願い申し上げます。

履歴書の添え状の場合、働く意欲があることをアピールすることが大切です。そして今までの自分の経験がどのように貢献することに繋がるのかを書くようにします。この点は面接の際にも聞かれることですので、簡潔に書くように心掛けます。長々と書くと逆効果になる可能性があります。しかし、このような意欲を示しますと、書類審査で振り落とさせることなく、面接にこぎつけることができる可能性が高まります。

就活中の学生が履歴書を送る際の添え状のサンプルになります。私は、◯◯大学～学部何学科4年の□□と申します。貴社が行っておられる、☓☓に大変興味を抱いております。ぜひ貴社の皆様と一緒に働き、貴社に貢献できる人材になりたく応募させていただきました。必要な書類を同封いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。ご検討の上、面接をさせて頂く機会を与えられましたら幸いと存じます。

就活中の学生は面接にこぎつけるのも大変な場合があります。しかし、添え状によって目立つことができます。ただし、内容が良くなければなりません。簡潔な自己紹介を書くときには大学名だけでなく、学部学科まで書き、フルネームにします。また、幼稚と思わせるような表現や言葉使いは厳禁です。この人は、うちの会社で使えると思わせるような言葉遣いを用いるようにしましょう。

上記の添え状の中で、「ご査収」という言葉を使用しています。普段はめったに使用することのないビジネス言葉です。ご査収という言葉には、送ったものをよく調べてから受け取ってくださいという意味があります。このご査収を使う際には、何を調べ受け取るのかということを明確に示すようにしなければなりません。特に、２つ以上の書類がある場合は、どちらをよく調べるのかを示すべきですし、また何ページもある書類なら、どのページのどこの文書なのかをはっきりと書くようにします。

添え状は短い文章ですが、しかし立派な書類です。もし、適当な書き方をするならば、相手の心証を悪くしてしまう可能性があります。そのように細かなところまで気配りが行き届いているかどうかで相手がどのような人物かを判断する人は少なくありません。言葉使い、手書きで添え状を書くならば字を丁寧にするようにします。また、使う用紙にも注意を払うことは必要です。折れ曲がっていたり、汚れているものを使うことがないように、きちんとした用紙に書くように致しましょう。

添え状と通常のビジネス書類と同じと考えるようにします。それに準ずる書き方をします。しかし、長い文書は不要といえます。シンプルで十分といえます。１枚に収めるのがスマートです。相手に対する感謝の気持ちを込めた書き方をするように致しましょう。その添え状によって相手は、自分の人柄を判断するかもしれないということも頭の中に入れておくようする必要があります。