昇進昇格推薦状の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

昇進や昇格を組織で行う際には、その人物の直接の上司や所属長などの推薦がなければできないといった制約が課される場合があり得ます。特に連名の推薦状が必要であるなど、組織によっては非常に厳しい審査を行うようにしているところが少なくありません。したがって、この人物であれば昇進や昇格をさせても問題がないと判断されたときだけ、書いてもらうべきものです。

推薦状の書き出し及び結びの言葉は組織ごとで様々であるのが実情です。書き出しでは通常、下記人物を下記理由によって推薦する、推奨するといった形にすることが多く、結びは以上で締めくくります。その推薦状を連名で提出する場合には、推薦人を複数記載するように、項目を設けている場合が多々あります。1人だけの場合だと複数名に比較して説得力に欠ける場合があるためです。

昇進や昇格に関して手紙という形で、組織の人事担当者へ送付することが多くあります。無論、組織の体制如何にも寄りますが、手渡しでなければならない場合も含まれます。書式自体が決められている場合には、その書式に従って記載を行いますが、いずれの書式でも共通なことは、昇進や昇格に値する理由を明記することです。これがなければなぜ昇進、昇格させるのかが分からないためです。

昇進や昇格は組織の改編につながりうるもので、組織の人事担当者に対して適正に行わなければなりません。手紙等で人事担当者特に責任者に対して手紙という形をとるところもあれば、直接昇進や昇格に関する書類を持って手渡しを行う場合もあり得ます。組織の体制如何に寄るため、どちらの場合でも想定の上で、記載を行わなければいけません。記載者が連名の場合も注意が必要です。

昇進や昇格について複数名の推薦状が必要な場合です。別々に必要な場合は、各1通ごと記載をしてもらわなければなりません。上司側が本人に関係なく用意する場合もありますし、本人の意思を確認してその上で行う場合もあり得ます。例文等がある場合には参考にすることもありますが、例文のように似たり寄ったりの内容では、受け取った側が本当に昇進させていいかどうか、迷う判断につながりかねません。

昇進や昇格に関する人事関連は、通常複数名の推薦を必要とする場合が少なくありません。単独の場合では不可とするケースもあり、特に上層部、幹部への昇進については別々の推薦状を用意しなければならないこともしばしばです。組織体制によりますから、その組織内で判断がなされることではあります。なお、その組織でもそれほど高位ではない場合は単独でいいケースもあり、その時々で判断が変わります。

昇進や昇格に該当する場合には、その理由を明記しなければいけません。役所のように一定期間が来れば大過なければ昇進させるところであればともかく、そうでない場合には、なぜその人物を昇進させるのか、昇格させるのかの理由を求められます。組織内でめざましい働きをした場合には、具体的にその理由を明記することで、人事担当者や組織の上層部に訴えることも可能でしょう。

昇進等を行う場合にはその該当者がなぜその昇進や昇格に該当するのか、理由を明記しなければいけません。役所では幹部以外では一定の職までは期間が来れば自動で出世することが多いと言われていますが、いずれにしても組織内での働きなどを客観的に評価されなければならないものです。具体的に他者よりも優れたところを示すことが出来るのであれば、そこを強調して記載するのも一つの方法です。

昇進や昇格が妥当かどうか、推薦状を記載する側が多少迷う場合もあり得ます。判断に迷う場合でも職責の都合上推薦せざるを得ない場合があり、記載内容がおざなりになりがちです。しかしながら、後日トラブルの元となり得るために、昇進の推薦状を書かなければならない場合には、出来るだけその人物の美点を強調して書かなければならない場合もあり得るでしょう。

昇進や昇格がいいのかどうか判断に迷う人材の場合です。このとき、その人物を昇進させるための推薦状を記載するとき、美点を強調する書き方がありますが、あまりかけ離れた内容だと記載者の判断を問われかねず、責任問題になり得ます。したがって、その人物の美点、組織にとって有用なのかをはっきりと判断できる材料を持って記載することが大切になってきます。

昇進や昇格が妥当なときで、特に著しく組織にとって有効な結果を残した人物の場合は、その点を強調する書き方が可能です。その部分だけでは弱いと感じたときには、その強調するべきポイントの補強材料として記載を行います。可能であれば、強調したポイントと関連づけたものでも構いませんし、それ以外でその人材の美点を挙げるのも有効となり得るでしょう。

昇進、昇格が妥当だと推薦状を記載する人が判断する際に、その人物が著しく能力や結果を残している場合には、その点を強調して記載するやり方です。可能であれば、強調したポイントを前面に押し出し、その補強材料としてそれ以外の事柄を記載していきます。関連性がないものに関しては、それ以外でも昇進や昇格が妥当であることへの有効な判断材料として、読んでもらえるように書き方を工夫します。

昇進昇格推薦状での言葉遣いは、組織ごとで異なります。ですます調がよいのかあるいはである調がよいのかは、組織で定める内規などで決められている場合が多く、それに従って記載を行います。通常、雛形などは存在はしていますが、その雛形どおりだと推薦する人物が本当に昇進に打倒する人物かどうかの判断が出来ません。そのため、できる限り広い視野での書き方を心がけなければいけません。

昇進昇格推薦状では、上司としてその人物を推薦する場合が多く、その推薦状を人事担当部局や上層部が読んで判断する流れになりやすいものです。しかしながら、後日それらの書類を別の幹部等が読む可能性もあることから、昇進昇格させるだけの妥当性がなぜあるのかを明記していくことが求められます。その問いに耐えられるだけのものを用意しておくことが必須です。

昇進昇格に妥当な人物であることを、推薦状を記載する側が証明するためのものです。また、その推薦状を受け取った側が昇進させるかどうかの判断材料の一つとなるものですから、事実を積み上げていくことが必要になります。なお、推薦状がなければ昇進が出来なかったりあるいは複数名の推薦状が必要な場合には、内容に齟齬がないように注意して記載を行わなければいけません。