一般社団法人での議案書の書き方や例文・文... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

「議案書」といえば通常は、言葉を直訳すると、議事にかけるため提案する書類となります。つまり、提案することを目的とする書類ということになります。ただ、「一般社団法人での議案書」といっても、その種類は多々あります。提案する主体、提案される客体は異なる場合がありますし、提案内容も様々です。そのため、以下では、大きく２つの「一般社団法人での議案書」に絞って説明します

１つ目は、一般的なビジネス書類としての「議案書」です。もっともポピュラーなものでしょう。他の言い方に変えれば、「企画書」や「稟議書」ともいえます。これは社員が社団法人に向けて作成するものです。２つ目は、一般社団法人の社員総会で使用される「議案書」です。これは逆に、社団法人が社員に向けて作成するものです。以下、この２つの「議案書」について、できれば例文等を挙げながら説明します。

まず、ビジネス書類としての「一般社団法人での議案書」は、書式は自由といっても良いでしょう。ただ、先にも述べたように「議案書」は、提案することを目的にしています。つまり、その提案が承認されなければ意味がありません。そして、その検討は会議等で行われます。ここから言えることは、提案される側、言い換えれば読み手に説得性を持って訴える「議案書」が必要になるということです。

議案書に説得性を持たせるためには、手紙のような主観的内容では不十分です。客観的視点から１つ１つ議論を積み上げていく必要があります。そのためには、どのような内容の文を、どのような順序で、どのような表現方法で論じていくか、雛形とは言えないまでも、自分なりの型を作っておくべきでしょう。そして、提案内容に応じて、自由自在に変えていくことできれば理想でしょう。

また、議案書の用途もしっかり把握しておくことは重要です。用途により議案書の内容も変化してくるからです。例えば、大きなものでは、新プロジェクトの企画であったり、販売戦略や経営戦略の場合もあります。また、新商品の提案であったり、イベントの提案もあるでしょう。提案内容といっても、社団法人の運命を左右するようなものから、細かなことまで多々あります。

これらの用途をしっかりと把握することは重要です。議案書を作成するときにどこに力点を置けばよいのかを見極める材料にもなります。そして、何よりも重要なのは、提案の承認を左右する読み手にしっかりと伝わっているかということです。内容が伝わらなくては何の意味はありません。読み手に配慮した論述構成を考えるべきでしょう。一方通行の文章は避けてください。

では、具体的に議案書の書き方に移りましょう。まず、あて名を書きます。ただ、社内宛の場合は書かない場合が多いです。次に管理番号の記載も考えられますが、基本的に受理する側が記載するのが通常なのでここで、特に意識する必要ないでしょう。議案書の作成日を記載してください。そして、作成者の所属部署名と氏名を記載しましょう。提案者を明確にするためです。

タイトルは、文書の中央上部に「議案書」または「提案書」と記載します。提案の具体的テーマをタイトルに入れても良いでしょう。単に「議案書」というのではなく、「〇〇に関する議案書」というように詳細に書いても良いです。タイトルを通して、読み手は提案内容をある程度予測することが可能となるからです。常に、読み手に配慮した議案書を作成できるように意識しましょう。

次に、中心である提案の内容に入ります。わかりやすくするために、小見出しをつけることをお勧めします。読み手が以下の内容を予測できるようにするとともに、文章にまとまりをつけるのが目的です。長文でダラダラと書くことを避けるのにも意味があります。次に、提案理由も記載しましょう。理由を明確にすることで主張に意味合いを持たせるためです。思っている以上に重要なところです。

提案の概要に入ります。ここはある程度の分量を割きましょう。文章に説得力を出すためです。その意味で。図やグラフを使用するのも良いでしょう。視覚的にも訴えるのです。必要な「費用」や「資材」などの記載もしましょう。これにより、より具体化できます。そして、提案内容に実現により見込まれる効果も触れるべきです。社団法人にとって利益がないと意味がないからです。以上で、大まかではありますが、ビジネス書類としての「議案書」の書き方になります。

次に、社員総会で使用される「議案書」について説明します。社員総会とは。社員で構成される一般社団法人の最高意思決定機関です。営利社団法人の株主総会に相当するものです。ここでの議案書は社団法人側が準備するものです。ちなみに、一般社団法人と営利社団法人の区別は、過去は社団としての「営利性の有無」でしたが、昨今の法改正により、構成員への「利益の配当の有無」に変わりました。

社員総会の議案書も厳格な書式はありませんが、例を挙げて説明すると、まず、社員総会の日時や場所を記載したうえで、具体的な議案に入ります。例えば、１号議案として２０１５年度事業報告としましょう。開催した理事会の回数や日付、主要審議内容を記載します。具体的に展開した事業内容も記載します。次に、第２号議案として、２０１５年度の会計報告とします。貸借対照表を添えるなどして社員に会計状況を報告します。その他、定款変更や新役員の就任も報告します。

社員総会の議案書も、やはり社員という相手に読ませる書類です。その性質上、相手が理解できるような論述内容にしなくてはなりません。この点で、ビジネス文書としての議案書と同様です。社団法人の現在の状況を社員に理解してもらうために、理路整然と主張する必要があります。図やグラフを多用するというのも、この場合も有用と思われます。理解の手助けになるからです。

以上のように、２種類の議案書の書き方を解説してきました。ここで最も大切なのは、相手を説得させるための文書という点です。常に、読み手に配慮するという意識を忘れないでください。説得的に書くには、どうしてもある一定の分量は必要です。しかし、簡潔さも要求されます。わかりやすく理解されなければ意味がないからです。この意味で、全体としてのバランス感覚が要求されるでしょう。

このような内容面でだけでなく、実は形式面も重要なのです。小見出しをつけて文章をまとめる、図やグラフを使用して理解を助長する、短文を多用して流れるような文章の展開にする、などいろいろ考えられそうなところです。内容面のみならず、形式面にも配慮してみてください。両面が出そろった時に、きっと理想的な「議案書」を作成することができるはずです。