推薦書封筒の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

推薦書とは、どういう場合に必要な物でしょうか。高校の推薦入試を受けるために、出身校の学校長が入学させるにふさわしい生徒である事を証明するために発行するものであったり、奨学金を申請する際の必要書類であったり、大学院への進学の為に必要であったりします。企業への就職活動の折に、提出を求められることもある書類です。また、転職などをする際にも必要となる場合があります。

推薦書とは、推薦者（学校長や、教授、指導教官など）が推薦する人物について保障するという書類になります。つまり推薦者がいて初めて、当人は、志望する学校へ入ることが出来たり、志望する会社への入社がかなうのです。もちろん、中には推薦書が無くとも、実力で試験をパスして入学、入社する人もいるのですが学校や、会社によっては、人物を保証してくれる推薦書が必要書類となっている場合もあるのです。

推薦するということは、その人物について太鼓判を押しているということですので、推薦書を出しているにもかかわらず、入社を取りやめたり、入学を取りやめるということは、推薦してくれた人の顔に泥を塗ることにもなりますので、取り扱いには注意が必要です推薦書を提出しての志望の場合には、先方の合格がでたら、必ず入学、入社することを肝に銘じておかないと、常識外れの烙印を押されてしまいます。

推薦書を作成するには、まずは推薦者にお願いをします。学校によっては、すでに雛形があり、学生課などで話をしてみると、フォーマットなどを用意してくれる場合があるようですが、基本は教授などにお願いします。一般的に推薦書にはこれといった例文などありませんので、書いて頂くにも手間暇がかかります。その際に、指導担当教官や、教授など日頃から親しくしている先生へお願いする方がスムースに運びますので、身近な教授へお願いしてみましょう。

推薦書は、推薦する人から、提出を求めている相手方への信書ですので、内容を他人が見ることはできません。それが推薦書を依頼した本人であってもです。ですので、推薦書を入れた封筒に厳封した状態で、手渡されるはずです。この時に、推薦書を封筒に入れずに渡されてしまった場合には、事情を説明して、再発行してもらいましょう。封筒には入っていても、厳封されていない場合も同じです。

推薦者が作成した推薦書は、封筒に入って厳封された状態で、依頼者の手に渡ったところで、依頼者は、運送係のように、それを持って提出先へ向かいます。この際には、新しく封筒を用意して、推薦書の入っている封筒を入れて、持って行きます。封筒が二重になりますが、それが正式なマナーです。この時の外封筒には、住所は省いて、受取人の名前を表面に記入しましょう。

推薦書封筒を、直接持って行く場合の書式としては、住所は省いて構いませんが、宛名は省略せずに記入しましょう。会社の人事部あての場合には、表面の中央に会社名を記入しますが、この際に、株式会社〇〇〇〇の場合には（株）〇〇〇〇という風に省略せずに記入しましょう。会社名が長い場合には、改行して、人事部〇〇〇〇様といった形で担当名を記入します。

表面の左下へ推薦書在中と赤ペンで記載しますが、この時に四角く囲んでおくと良いでしょう。裏面には、本人の住所と名前を記入します。封筒の大きさにもよりますが、正式なマナーとしては、差出人の住所は中央から右の部分へ記入し、名前は左部分へ記入することとなっています。Ａ４封筒のように大き目の封筒の場合には、左側へ寄せて書く場合も多いようです。直接持って行く場合には、封印はしなくて構いません。

推薦書封筒を、直接持って行くのではなく、郵送する場合には、当然住所が必要です。推薦書封筒の書き方の書式としては推薦書封筒は、基本的に縦書きにして使用します。相手方の住所は、同一都道府県内から発送する場合でも、都道府県名から記入しましょう。所番地の部分については、漢数字で記入し、〇町目〇番地〇号という風に、省略せずに丁寧に記入します。

会社名も同じように、（株）や（有）などといった省略形を使用せずに、長くなっても正式な名称で記入することが大切です。所属部署名は、分かる範囲で記入しますが、敬称には気を付けましょう。人事部人事課〇〇〇〇様というように、担当者の名前がハッキリわかる場合には担当者あてで、敬称は「様」となります。担当者が不明の場合、または、部場あての場合には、人事部人事課御中としておきましょう。この場合にも赤ペンで推薦書在中と記載し、四角で囲んでおきます。

推薦書封筒で間違えやすいところが、宛名の敬称です。「人事部長様」は間違いです。「人事部部長〇〇〇〇様」もしくは、「人事部採用ご担当御中」などとなりますので、担当者の個人名がわからない場合には、御中としておくと間違いがありません。「総務部人事課御中」「〇〇〇〇株式会社御中」などとなりますので、敬称を間違わないように注意して記入します。

裏面には差出人の情報を記入します。学校名、住所氏名などの記入となりますが、学校名は、名前の近くに記載するようにしましょう。正式には、中心線から右側へ住所を（差出人は都道府県名は省略しても可）記入し、中心線から左側へ名前となりますが、大きな封筒の場合には、左側へまとめて記入しても構いません。この時、送付する日付も左の上の部分へ記載しておくと一層丁寧になります。封印の印として、〆を記入するもしくは、捺印しておきます。筆記用具は、黒のサインペンやボールペンなどを使用して、見やすく記入しましょう。

推薦書封筒での難しい言葉としては、厳封という言葉があります。これは、他人が勝手に手紙の中を読んではいけないということで、勝手に開けていない印として、封筒のとじ目の部分へ印をつけることです。逆にいえば、この印がずれていれば、誰かがあらかじめ開けて読んでいるという証拠になります。ですので、大事な書類の場合には、厳重に封印してますよという意味で厳封します。

厳封には、〆で記される場合や、印鑑を押す場合があります。学校からの書類の場合には、学校の印鑑を封をした上から押すこともありますし、教授個人からということであれば、教授の印鑑の場合もあります。どちらにしても、第三者が勝手に読める状態ではありませんよということですので、きちんと厳封されている書類かどうかを確認して受け取りましょう。自分が配達係としてその書類を受け取って、別途必要書類などと同封して送る際にも、必ず封印して送ります。

推薦状封筒の要点としては、１、縦書きの封筒を用意する。２、住所は都道府県名を省略せずに記入する。３、宛て番地も省略せずに記入し、数字は漢数字。４、会社名も正式名称を、省略無しで記入。５、所属部署名あての場合には、「御中」担当者個人あての場合には「様」を使用する。６、赤ペンで推薦書在中と左下へ記載し赤枠で囲む。７、裏面には住所、氏名、学校名を記入し、日付を左上へ記載する。８、封を糊付けしたら、〆で封印をする。推薦書封筒は、自署が基本ですので、慌てずに、丁寧に記入しましょう。