稟議書の文章の書き方や例文・文例・書式や... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

稟議書とは、企業等における重要な案件について、部下側から上司に対して承認を得るための書類のことを言います。役所などでは稟議書とは呼ばずに、起案書あるいは起案とも呼ばれています。この稟議書の文章は、そもそも稟議書自体が一定期間は保存しなければならない書類であり、重要なものとして扱われます。したがって、稟議書の文章は社内規定等に従って、適切に作成されなければなりません。

稟議書の文章における書き出しは、表題から始まります。また、社内における正式な所属及び氏名、社内内線電話番号なども明記します。記載の順番は各社で異なりますが、通常はなぜその稟議書を作成するに至ったのか、その理由を記載しなければいけません。法的根拠等に基づく場合には、その法的根拠等も明記していきますし、社内規定等に基づく場合も同様です。

稟議書で使用する言葉は、通常はですます調の場合が多くありますが、各社社内規定等に明記されている場合はその指示に従って記載を行います。また、題名、表題～始まり、誰を決裁者とするのかについても、押印する場所を指定することによって取り決めを行っておきます。この稟議書における書式に関しては、すでに社内等で用いられているものを使用するのが一般的です。

稟議書で使用する言葉は、通常はですます調で統一をします。あるいは、である調を用いる場合もあり、その者に規定如何で対応をしていきます。題名、表題を記載し、その題名の上下に通常は決裁社員を押印する場所を設けておくものです。なお、稟議書の雛形は、社内で規定等がある場合にはその規定等に基づいて使用し、添付書類はその都度別紙という形で添付することが多いです。

会計文書等の稟議書についてですが、このとき、会計処理を行うために稟議書を提出する場合がよくあります。特に高額な金銭が動く場合には、稟議書で議決を経ることが社内規定等で決められている場合が多く、勝手に使用することができないようにしてあることも少なくありません。この場合、その支払が妥当かどうか場合によっては取締役会などで議決を経てから、処理がなされることもあるものです。

会計文書における稟議書の扱いです。特に高額な場合には、その企業等における幹部職員による取締役会などで議決を経てから、処理がなされる場合が相応にあります。その支払が妥当かどうかチェックされ、その上で対応がなされます。会計金額は通常決裁を受けた場合には、後日の修正は別の稟議書で対応しなければならないなど、きめ細かく規定を設けている場合があり、注意が必要です。

外部監査や内部監査等における稟議書の扱いです。重要な書類となるため、一部関係者以外はこの稟議書を見ることはできません。そのため、関係者による書類ということで、内部資料、極秘などといった文字を用いる場合があります。この場合は稟議書の目立つ場所に、社内内部文書極秘と言った文言を記し、関係ない職員や外部に目が触れないように対処を行わなければなりません。

外部監査や内部監査等の稟議書の扱いでは、関係ない職員や外部の人が目にすることがないように、慎重に処理がなされなければなりません。この稟議書では、必要な職員のみが目にするように、目立つ場所に内部資料、極秘と言った文字文言を入れて、通常の稟議書とは異なる書き方を行うのが通例です。記載方法は社内規定等で細かく定められている場合がほとんどです。

外部に文書等を発出する場合の稟議書では、稟議書そのものに外部に発出する文書案を添付します。その上で、文章には別紙案のとおり発出しても構わないかどうかを問う形にしなければなりません。もし、発出文書が文字文言等がおかしい場合には赤字で訂正が入ったりしますし、場合によっては稟議書そのものが回さないように指示が出されたりしますので、事前の調整が必要なケースも見受けられるところです。

社内ではなく外部に手紙等も含めた文書類を発出する場合です。この場合に稟議書で社内関係者及び決裁者に発出する文書のチェックをしてもらう場合も多く、文書案を添付して関係者に見てもらいます。その際、文書それ自体も見られますので、赤字などで修正を行うように指示がなされることが多々あります。その他、稟議書それ自体を回さなくてもいいということもあり得るので、事前の調整、確認は必須です。

稟議書の例文等がすでに存在している場合、つまり過去に作成がされていた場合での対応です。この場合は、すでに作成された文書のデータなどがある場合が多く、それを利用して稟議書の作成を行います。無論、これから作成する人が適正な内容で処理を行うことが必須ですが、文章等はそのまま使用できる場合があるため、稟議書作成者にとっては非常に楽なことです。

稟議書の雛形がすでに存在する場合です。すでに過去において作成がなされ、過去その文章で決裁がなされているとき、言葉や数字などを修正して利用すれば、そのまま稟議書として利用可能となることがあります。もし、問題がその他にない場合には、そのまま使用しても差し支えはありません。むしろ、前と著しく異なる場合には、その説明も必要になってくるでしょう。

稟議書の作成と上司決裁者に見せる意味です。この場合、重要な事柄を文章にして必要な人に見せるための書類が稟議書となります。この稟議書を作成するのはいつどんなときか、さらに見せなければならないのかは、社内規定によって異なります。決裁者もそれぞれ異なる場合があり、事前の調整及び確認は必須です。会計文書等の場合は稟議書の決済だけでは済まないケースが多々あります。

稟議書における文章の書き方では、誤字脱字は論外です。数年間あるいはその企業等が存続する限り永年残さなければならないような場合も存在することから、適切に作成されなければなりません。また、外部への発出文書がある場合など添付書類等も、その稟議書の一式の中に含めます。したがって、その扱いは慎重にされなければなりませんし、文書の保存も同様に考えなければいけません。

企業等における重要な文書について、上司等に了解を得るために作成し、その文書のとおり実行しても問題がないかどうかを確認するためのものです。また、外部に対して文書を発出する場合などの場合でも、この稟議書により確認を行うことがあります。このように、社内でも重要な事柄を行う前に、この稟議書によって関係者及び上司に見てもらい、確認を行ってもらうために行うものです。