失礼なメール謝罪の書き方や例文・文例・書... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

学生時代ならまだしも、社会人になってから相手に失礼なメールを送ってしまい、不快な思いをさせたり、そのことが原因でトラブルになったりした経験がある人もいるのではないでしょうか。一番厄介なのがあえて失礼なメールだとわかっていて送信したのなら話も別ですが、意外と気がつかずにいるケースです。何となく相手の態度がよそよそしいと思いながらもそのわけに気がついていないことです。

メールを送信するときにはどんなことに気をつけているでしょうか。ほとんどの人は誤字、脱字には気をつけているでしょう。特に漢字に変換したときに、おかしな文章にならないように気をつけている人は多いはずです。しかしメールの内容をもう一度よく読み返したり、不適切な言葉を使用したりしていないか確認せずにそのまま送信してしまう人も中にはいるようです。

親しい間柄であればメールのことについて話すこともあるでしょう。その時に自分のミスを指摘してもらうことができます。しかし相手が会社の取引先の人だったり、特に親しいとは言えない間柄であったりする場合はどうでしょう。「あなたのメールで不愉快な思いをしました。」と直接伝える人はほとんどいないのではないでしょうか。そうなると自分が冒してしまったミスに気がつくことができません。

相手に失礼なメールを送信してしまったら、次にその人に会ったり連絡を取ったりしたときに「いつもと違うな。」と感じる雰囲気が必ずあるはずです。ついこの間までは何気なく会話を交わしていたのに、急に無口になったとか話しかけても態度が素っ気ないとか言う場合には、相手に何か不愉快な思いをさせているといってもほぼ間違いないでしょう。何が原因かそこで探ることが大事です。

いつの時点で相手の態度が変わってしまったのかよく思い出してみましょう。そのときに「メールを送った後から態度が違う気がする。」と気がついたら、自分が送信したメールをもう一度確認してみることです。そこで「なるほど、そうだったのか。」と気がついたらすぐに謝罪しましょう。本来は直接会って謝罪するのが一番よいのですが、急ぎ手紙で謝罪し、その後改めてお詫びをするのがよいでしょう。

もし「メールが原因ではないか。」と思っても自分では何が失礼にあたるのかわからないといった場合はどうすればよいのでしょうか。そういう場合は、自分が送信したメールを同僚や友人に確認してもらうことです。第三者の目線で見ると、今まで気がつかなかったことに気付くことがあるからです。そのままにしておくのが一番よくありませんから、原因を追及しましょう。

時々メールを送ったのに返信がなかなか来ないといった経験をした人も意外と多いのではないでしょうか。中には性格的にまめではなく、「後から返信すればいい。」という性格の人もいます。しかし律儀で必ず返信をする人や返信が早い人から何も連絡が来ないといった場合は、「どうしたのだろう。」と疑問に思った方がいいかもしれません。そこには何か理由があるかもしれないからです。

返信をまめにする人が何も連絡してこないといった場合は理由が二つ考えられます。一つ目は本当にメールを送ることができないほどの理由があったということと、もう一つはその送られてきたメールに腹がたったかのどちらかでしょう。2，3日しても何も連絡が来ない場合は、再度こちらから連絡してみることが大事です。そこで原因が何か解明されるはずなのです。

人によって腹が立つラインは違います。ある人はどうも思わないことが、ある人はものすごく腹が立って仕方がないということがあります。人それぞれ怒りの尺度は違うので自分の目線で物事を考えないことです。またいくら親しい間柄であっても「親しき仲にも礼儀あり」という言葉があるように、言っていいこと悪いことの判断はできるようにしなければなりません。

特に文章になると、同じ言葉でも直接言われたときは何ともないのに、文字にすると腹が立つことがあります。言葉がきつく感じられたり、その人の裏の気持ちまで考えてしまう内容だったりすることさえあるのです。ですからメールは特に相手の顔が見えない分、特に送信するときには注意しなければなりません。メールは直接会話をするより気を使う必要があるのです。

もし相手に失礼なメールを送ったと気がついたらとにかく謝罪することです。まずは言い訳をすることなくただひたすら謝りましょう。そしてもし相手が許してくれたときに初めて、「自分ではそういうつもりではなかった。」という理由を話すことが大事です。そして二度と同じ過ちを繰り返さないように相手にもきちんと約束し、自分でも気をつけることが大事でしょう。

失礼なメールを送ることがないようにするためには、送信する前に再度文章を読み返すことです。もし「この表現は誤解されるかな。」と少しでも感じたら、別の言葉に置き換えてみましょう。ほとんどのメールが読み返せば気がついたことなのに、そのまま送信してしまったばかりにトラブルに発展してしまうケースが多いのです。会社の場合は自分たちの利益にも影響するので特に気をつけましょう。

メールには特に決められた書式や雛形などはありません。もちろん例文などもないので自分で思ったように文章が作成できるのがよい点でもあります。今まで手紙だと届くまでに時間がかかっていましたし、電話だと相手と連絡がつかないこともありました。メールはいつでも自分の好きな時間に送信でき、相手にも迷惑がかからないといった手紙や電話にはないよさがあるのです。

しかしメールが普及してから、今までなかったトラブルが頻繁に起こるようになったのは、スピーディさや便利さを求めた結果、確認する作業を怠るようになったからではないでしょうか。ですからメールを送る際には、誤字脱字や変換ミスだけではなく、その内容についても再度確認するぐらいの余裕が必要なのかもしれません。それができればトラブルは確実に減ることでしょう。

失礼なメールを送ることがないようにするのが一番です。しかし人間ですから必ず失敗もつきものです。もし相手に失礼なメールを送信してしまったと気がついたら、心から謝罪することが大切です。そして二度とそういうことがないように自分でも常に気をつけなければなりませんし、メールを送る前の再確認でトラブルを少しでも回避できるような努力も大事なことなのです。