県に対する申請書の書き方や例文・文例・書... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

県に対する申請書では、すでに雛形が示されている場合がほとんどです。そのため、書式や例文などが県の窓口例えば出先事務所などに備え付けられているケースが多くあります。もし、受付等にない場合には、担当窓口に確認をすることになり、一定の書式様式を示してもらえる場合もあれば、何もなく申請者に任せるということもあるなど様々ですので、確認をしっかりと行うことが肝心です。

県に対する申請書では、通常は都道府県知事名が宛名になります。ただし、出先事務所に権限が与えられている場合には、その出先事務所長名が宛名と変更される場合があります。結びの言葉などは特段気にする必要はなく、既定の文言が記載されていれば特段問題にはなりません。むしろ、記載されていなければならないものが抜けていないように、注意しておきます。

県に対する申請書などは窓口以外でも直接郵送することでも効力は発揮します。そのため、窓口などが遠方の場合には、所定の様式などがあればそれに記載して郵送する手段も有効です。この場合、提出期限が決まっている場合には、到着日が有効になる場合もあれば、郵便局での消印日を有効として用いる場合もありその時々で注意が必要ですが、通常は到着日が用いられます。

郵送での申請かあるいは直接窓口での申請がいいかですが、遠方などで県庁などの窓口まで行くのが大変な場合があり得ます。特にここ最近では県庁の出先事務所の廃止は顕著であり、行財政改革が進んでいる証拠になっています。郵送等での申請では、原則として到着した日を持って対応をしますので、消印有効になっていなければ到着した日が役所での受付日となる点に注意が必要です。

手紙等での県知事または出先事務所長あて申請についてです。この場合、必要な項目が元々の様式等で示されている場合と同じ内容のものが記載されていれば、有効となります。ただし、例外はあるので、事前に確認をしておかなければなりません。記載事項が抜けている場合には、本来定められている項目をすべて記載したものを再提出することが必要となってしまいます。

手紙等で郵送で県知事または権限がある出先事務所長あてに申請する場合です。必要な項目がすべて記載されている場合には、別の様式や書式だからと言って拒絶することはできないのが原則です。その一方で、記載事項がすべて記載されているかどうかは県庁の行政側が必ずチェックしますし、もし記載漏れがあればその旨の指摘が電話または郵送等でなされてきます。

県に対する申請書類で注意しなければならないことは、添付書類です。何らかの公的な書類が必要な場合もあれば、その公的な書類のコピーでも構わないケースもあります。窓口にすべて持参すれば、窓口側で書類がそろっているかどうかをチェックしてもらえる場合もあります。いずれにしても申請書類以外で必要なものは、忘れずに添付してセットで提出しなければなりません。

申請時における申請書類以外の添付書類が必要な場合です。この場合、郵送か窓口持参なのかで話が変わりますが、いずれにしても添付書類もセットでの申請ですから、添付をし忘れている場合には受理されません。その添付書類が提出されてすべてそろった段階で受理となります。添付が必要な書類が分からない場合には、窓口で電話等で確認したほうがいい場合があります。

行政書士等の代理人に依頼して書類を提出する場合です。通常は本人が提出すればいい場合が多いとされますが、中には複雑な内容のものがあり、行政書士に任せたほうがいい場合があります。このとき、行政書士への委任状を渡しておく必要があるものもあれば、省略してもよいものもありますので、その時々と提出するものによって確認をあらかじめしておく方が無難です。

行政書士やその他士業の専門家に依頼するときです。通常は本人が提出すれば事は済むものばかりですが、申請内容が非常に複雑でありそろえるべき書類が複雑であったりあるいはそれ以外でも、後日トラブルになるおそれが生じる場合には、士業の専門家に任せる方が有効なケースがあります。したがって、その時々で代理人を立てるべきかどうかをしっかりと判断しなければなりません。

不服審査請求などのように重大な請求を行う場合です。通常は電話でも事足りますが、内容の主張などは文書で行わなければならないケースがあり得ます。したがって、文書で審査請求を行う場合には、その審査請求について、決定内容部分が不服で納得がいかないので、再度書類の見直しをしてほしいといった主張を含めなければなりませんが、難しい場合には専門の士業の人に依頼した方がいい結果になるケースがあり得ます。

いったん提出した書類では結果としてダメな場合があります。この場合には、不服審査請求として行政のトップを相手に不服審査請求を行います。電話等の口頭でもよいとされますが、具体的な内容については文書で行わないと言った言っていないといったように水掛け論になるおそれもあります。そのため、出来る限り期間以内通常は６０日以内に、文書で提出したほうがよい場合があります。

通常はですます調で統一します。しかしながら、場合によってはである調で統一しても差支えがないこともあり、その時々で使い分ければ問題はありません。なお、役所への提出ですので、通常は平易な言葉で記載をします。ただ、専門の内容を含むなど必要なケースには、難しい専門用語を用いても差し支えはありません。言葉については、別の言葉に変えてもいいものは置き変えて使用するように心がければよいものです。

ですます調で統一しますが、である調でも構わないとされます。ケースバイケースですのでその時々で使い分ければ問題はありません。なお、難しい言葉などを用いる場合には、その言葉が行政側が理解できる場合には気にせずに記載すればよく、もし理解が難しい専門用語の場合には置き換えるなどの工夫をした方がいい場合もありますし、注意書き等で補足するなども有効です。

誰宛てに提出をするべき書類なのか、また書式がすでにあるのかどうかなどを含めて事前の準備は欠かせません。また、その提出する書類が却下などになった時に備えて、その写しを残すなどの工夫も大切です。提出時には添付漏れがないかどうかもしっかりと確認し、添付すべき書類がある場合には、原本なのか写しでもいいのかは確認をしっかりと行わなければなりません。