在職証明書の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

在職証明書は、自分がその会社に在職していることを、会社に証明してもらうもので、一般的には社員の求めに応じて、会社が作成します。在職証明書の用途は、一般的には、住宅資金の融資、公営住宅への入居、幼稚園、保育園への入居、私立小中学校根の入学などの際、提出を求められることがあります。在職証明書は自分で書くものではなく、会社に書いて貰うものなので、会社で書く書式が優先されます。

在職証明書は、一定の雛形がありますが、会社により書式がそれぞれ違います。提出先からこの項目を記入して欲しいと求められることがあります。この場合は提出先が作成した様式を会社に提出して記入して貰うことになります。会社から拒否された場合は、話がこじれてきますが、多くの場合了承してくれます。在職証明書は、運転免許証、健康保険証と並んで、身分証明書の代用になるときもありますが、認めてもらえない場合もあります。

「在職証明書就労者氏名〇〇〇〇〇就労者生年月日昭和〇〇年〇月〇日就労者住所〇〇県〇〇市〇〇〇〇〇入社年月日平成〇年〇月〇日勤労場所東京都〇〇区職種事務職雇用形態正社員証明年月日平成〇〇年〇月〇日事業所名株式会社〇〇〇〇事業所住所東京都〇〇区〇〇〇〇代表者名取締役社長〇〇〇〇代表者印事業所電話〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇」これは一般的な書式ですが、中には、勤務時間、労働日数、休日、給与など実に細かく記入するところもあります。

在職証明書は、自分で勝手に作ることは出来ません。自社の書式の添って作られたもの、提出先から出された書類を、会社に出して記入して貰うのが原則です。自分で勝手に書き換えると後で問題が起きる可能性があるので十分注意が必要です。必要事項は総て記入しなければなりません。ここでは社長の印が押されています。普通社長の印が押されるものですが、時として、総務部長の印だったりすることもあり、相手側が認めれば問題はありません。

「在職証明書現住所〒ふりがな氏名（年月日生）就職年月日年月日勤務時間所属役職備考その他上記のとおり在職していることを証明します。平成年月日事業主現住所名称代表者」これは文例01に比べごく簡単な在職証明書です。表になっていて、必要事項を記入するだけで済みます。住宅資金の融資、公営住宅への入居、幼稚園、保育園への入園などの際使われるケースが多いようです。

在職証明書の書き方の例文・文例02のポイントは、必要最低限のことだけを記入するようになっていて、代表者の印すら省略されています。これでは困ると相手側からクレームが付いた場合は、相手側が希望する事項の入った書式を出して貰い、これを会社に届けることになります。今度は会社に拒否されたなんてことになると話はこじれてしまいますが、よほどのことでない限り、会社が拒否することはありません。

在職証明書は、それを受ける側が、重要視する項目が違います。市町村など行政機関に提出する在職証明書の場合、市町村が重要視しているのは、休日や勤務時間のようです。ところによっては収入の金額も重要視するところもあります。収入金額を記入する欄がない場合は、会社に言って収入金額を記入して貰わなければなりません。これに対して会社側が記入を拒むと言ったことはありません。

在職証明書の書き方の例文・文例03のポイントは、公営住宅への入居や、資金の借り入れなどの際求められるのは安定した収入があるのか、という点です。このため、在職証明書に、収入金額を記入することが求められます。提出を受ける側としては、就職している職場が証明してくれるのですから、これほど安心できるものはありません。このほか、金融機関からの融資を受ける場合はやはり収入金額が重要視されます。

転職する場合、新しい会社から、前職の在職証明書の提出を求められることがあります。円満退職をした後なら、前職の会社も抵抗なく書いてくれるでしょうが、まだ在職中となると話はこじれてきます。辞めくれても結構と言うレベルの人なら問題ないでしょうが、その会社としてはどうしても欲しい人材の場合はさまざまな抵抗が生じます。こういう場合は在職証明書を書いて貰うことは諦め、相手の会社に諒解を求めることになります

在職証明書の書き方の例文・文例04のポイントは、大変難しいケースです。特に現職の会社には転職することを内緒にしている場合は尚更です。こうしたケースでは相手側に在職証明書の提出は不可能であることを伝え理解を求めるしかありません。たまたま、子どもが公立保育園に入園したときに使った在宅証明書の写しが保存されていると言った場合は、これで代用できるかどうかを聞き代用可能な場合はこれを使えばよいでしょう。

仕事の関係で英語の在職証明書の提出を求められることがあります。これは外資系商社との取引とか、アメリカに本社を持つ事業所とかと接触する場合求められるもので、特殊なケースです。これは会社の書式の中にはないので、素人が勝手に作るのではなく、専門家に任せることが無難です。日本語で書かれた書式をそのまま翻訳したものでも通用する場合もありますが、外国人特有の解釈もあるので後でトラブルにならないためにも専門家に任せることが無難です。

在職証明書の書き方の例文・文例05のポイントは、英語での在職証明書の作成と言う、予想外の難問です。これは絶対に無理をしないことが原則です。英語に若干心得のある人は、自分で書式を作ってしまうかもしれませんが、これが通用するかどうかはわかりません。ここはやはり、アメリカから資料を取り寄せ、専門家とも相談しながら、アメリカ式に合ったものを作るようにすべきでしょう。

在職証明書の書き方で使った言葉の意味は、いずれも必要な事柄で、判断に苦しむような難しいものはありません。書式に書かれている事柄に添って、事実のみを記入していけば問題が起きるようなことはありません。また、この種類は手紙ではないのですから必要事項以外余計な言葉を記入することもタブーです。求められる記入事項を正確に記入してあることが正しい在職証明書なのです。

在職証明書の書き方と注意点は、決して誇張、ウソを書いてはいけないと言うことです。在職証明書と言うのは、自身が書くのではなく、会社の専門事務職が記入するのですから、余計なことを書き込むなどと言うことは考えられませんが、職場によっては、書類を渡され、自分で記入しなさい、などといわれる場合があります。このときに誇張やウソが記入されることがあるのです。一度間違うと、信用を失ってしまうので要注意です。

在職証明書の書き方のポイントは、会社側で記入するものなので、自分の意思が入り込む余地はありません。ただ注意しなければならないのは、人間が作るものですから、時々ミスがあることです。自分の名前が一時間違っていたとか、生年月日が一日違っていたなどと言うミスがあった場合、これがまかり通ってしまうと後で取り返しの付かないことになりますので、出来上がった在職証明書はしっかりと校正して、ミスがないかどうかの確認を取ることが大切です。