昇格推薦状の書き方や例文・文例・書式や言... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

昇格推薦状は、一般的に中間管理職が、部下の昇格について直属の上司に対して推薦するもので、書き方としては主に部下の勤務態度、人柄、これまでの実績について書きます。役員会などでこの推薦状が審査され、昇格試験での面接の際、この推薦状に添った質問が行われることが予想されますので、推薦状の内容については、部下とも良く打ち合わせをした上で書く事が大切です。

昇格推薦状の書き出しは、「昇格推薦状来春に行われます恒例の社内異動に際し、当部〇〇課の〇〇君を主任に昇格させて頂きたく推薦いたします」と言う書き出しに始まり、〇〇を何故推薦するのか、日頃の勤務態度はどうかといったことに触れ、主任として相応しい旨強調します。最後は「何卒ご配慮頂きますよう、宜しくお願い致します」結べばよいでしょう。用紙はＡ４判普通紙でいいですが、横書きではなく縦書きにするのがマナーです。これには特に雛形といったものはありません。

「昇格推薦状当部〇〇課の〇〇君を、次期異動の際、係長に昇格させて頂きたく推薦したします。〇〇君は入社以来５年を経過しましたが、この間、彼が手がけた仕事の実績は、逐次ご報告して参りましたとおりでございますのでそれに基づいてご評価を頂たいと思います。また今年行われましたイベントでの、彼の発想、行動は抜群で、イベントの成功に大きな役割を果たしました。日頃の勤務態度や、人柄についても周囲の評価は高いものがあります。こうした実績をご勘案の上、次期異動の際はぜひとも係長への昇格をお願いいたしたく、推薦いたします」

昇格推薦状の書き方の例文・文例01のポイントは、係長に推薦する〇〇君の実績について、これまで、その都度報告を上げてきているので、それに基づいて評価して頂きたいという点です。いきなり推薦するのではなく、実績についてその都度報告をしている点が大きなポイントです。課長のこうした気配りが評価さされれば、〇〇君の昇格は間違いないでしょう。気になる日頃の勤務成績、態度、人柄にも触れ、周囲の評価も高いと記しています。つまり、課長だけの独りよがりではなく、周囲が認めていると言う点が、高い評価に繋がるでしょう。

会社によっては、中間管理職が部下の昇格推薦状を書くのではなく、会社が作成した書式に基づいて、中間管理職が必要事項を書き込むという方式をとっているところがあります。前者は手紙による直訴方式ですが、後者は一定の書式に従った報告書形式です。ここには社員の日頃の態度を〇×式で記入したり、非常によい、良い普通など５段階方式で評価するところもあります。こうした場合でも欄外や、摘要欄に、課長の所見を書き込むことが出来るので、特に推薦したい部下について評価することは出来ます。

昇格推薦状の書き方の例文・文例02のポイントは、会社側が作成した書式に添った文書に記入する方式であっても、課長が欄外や、摘要欄などを使って、自分の所見を記入することができると言う点です。〇×や、数字の評価では伝わらない、人間的な評価は、短くても課長の短い言葉が大きくものを言う場合があります。文例01に登場した部下の〇〇の評価もこうした「欄外の効果」でその評価に厚みが加わるでしょう。

昇格推薦状は、中間管理職が独自で出す場合と、会社から誰かを推薦するようにと言う指示があり、これに基づいて、昇格推薦状を書く場合があります。この場合、該当者がいればよいのですが、居ない場合は問題です。「該当者なし」では、課長としての力量が問われます。さりとて力不足の部下を推薦したのでは、後で面接の際とんだ恥をかくことになります。この場合は、推薦状を書くに当って、誰が良いかを周囲に聞き、準該当者的な部下を選んで、後は短期間で徹底した教育を行い、育て上げることです。うまく育てば自分の評価も高くなります。

昇格推薦状の書き方の例文・文例03のポイントは、会社からの指示で、次期異動で昇格する部下を推薦することになった場合、適当な該当者がいない場合の対応です。該当者なしでは、これまで人材育成をしてこなかったとして、自分の評価が下りますから、何としても誰かを推薦しなければなりません。この場合は周囲と相談して、最短距離にいる部下を一人候補者として、徹底した教育をすることです。遅きに失した感はありますが、しごきについてきてくれれば、一人の部下を育てたことになり、自分の面目も保たれます。

自分の部下を他の課へ推薦することがあります。これは部下のたっての要請で、どうしても〇〇課の仕事がしたいという場合、異動が可能なら部長とも相談し、〇〇課への異動を推薦する文書を作ります。｢部長殿〇〇君を〇〇課へ推薦することについて今般当課の〇〇君がどうしても〇〇課の仕事をしたいという要望を強く持っており、異動が可能かどうか〇〇課長とも話し合いましたが、彼なら是非欲しいという意向が示されましたので、当課の損失は非常に大きいものがありますが、会社と彼の将来のためにも〇〇課への推薦をお願いしたいと思います」

昇格推薦状の書き方の例文・文例04のポイントは、自分の部下を他の課へ異動させる推薦状という異例の事例です。「会社と彼の将来のために、〇〇課への推薦をお願いしたい」と言うところに課長の苦渋が読み取れますが、普通ではあり得ない推薦です。しかし、〇〇君の持つ才能を見抜き、〇〇課の仕事の方がより実績を上げるであろうことを見込んでの異例の推薦状です。昇格とは違いますが、何処の企業でもこうした事例はあるようです。

社内間の異動ではなく、他社へ異動すると言う例もあります。これは会社同士のやり取りで、どうしても〇〇課の〇〇を異動させるといった場合、他社の部長に推薦状を書くことがあります。「さて、今般貴社のご要請により当社の〇〇を推薦致すことになりました。彼は貴社のような業界の最先端を行くような企業で仕事をしたいという希望を強く持っておりましたので、必ずや期待に応えてくれるものと信じ、ここに推薦いたします」

昇格推薦状の書き方の例文・文例05のポイントは、自社の社員を他社に推薦すると言う異例中の異例の推薦です。勿論これは個人の意向で行われるものではなく、会社のトップ同士の話し合いで、決められたことで担当課長は会社の指示でこのような推薦状を書くことになったようです。相手の会社に移った場合は当然昇格するでしょうから、昇格推薦状といっても差し支えないでしょう。「必ずや期待に応えてくれるでしょう」というところが、手放したくない課長の胸の内を著しています。

昇格推薦状は、飽くまでも推薦して頂きたいというお願いの文書ですから、ある意味では要望書の性格を強く持っています。一定の書式にはめられたものもありますが、一般的には手紙の形式で、推薦する人物の実績や、人柄、勤務態度などが細かく書かれています。ここに書かれた言葉は多くの場合、その人に不利になるような事は書かれません。すべてが昇格に繋がるように配慮されていなければなりません。

昇格推薦状は、如何に優れた課員であるかを強調するのが一般的ですが、あまり強調しすぎると却ってマイナス要因になってしまうことがあります。優れた実績を事実として書くことはいいのですが、主観が入りすぎ褒めすぎてしまうのは問題があります。「彼が手がけた実績には〇〇〇事業、〇〇事業などがあります」は良いのですが「卓越した手腕により〇〇事業は過去に例がないような成果を収めました」となると褒めすぎです。これでは「過去、俺たちは何もしなかったのか」といった反発が役員から出るので、気をつけなければならない注意点です。

昇格推薦状には、自分の部下を昇格させるようにお願いするだけでは済まない事例も含まれます。本人の希望により他の部への転出、更には他の会社への転出などと言う場合もあります。時として推薦する該当者がいないなどという非常事態が発生することもありますが、常に昇格推薦状を書く立場は、何故彼を推薦するのか、推薦したらどうなるのかといったことを意識しつつ、書いた事を元に、面接で厳しく質問されても、当人が自信をもって答えられるような内容に仕上げておくことが大切です。