稟議書での追加の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

稟議書での追加項目に関しては経費が発生するものが多いため、慎重にポイントを押さえて記入することが必要です。共有物の貸し出し方法のルール変更やデータベースの登録ルールなど提案書と重なる部分も稟議書では多くあります。書く際のポイントとしては結論を先に書き、メリットやデメリットなどを明確に書くことがポイントです。何をするか、実施時期も明確にする必要があります。

結論を先に書くことによって忙しい上司でもパッと見て何が言いたいのかを把握することができるため、どのような案件かすぐに理解することができます。特にメリットについては添付資料や説明できる文章を一緒に着けることによってよりわかりやすくなります。パワーポイントでの添付仕様だと文字が大きすぎて何が言いたいかわかりづらくなってしまいますので注意が必要です。

細かく小さな文字でたくさんメリットを書くこともわかりづらくなるためお勧めできないです。パッと見てわかるような適度な言葉で綴ることが大事です。稟議書での追加では相手に見やすいようにプロジェクターを投影した時に一度確認しておくことがお勧めです。資料内では適度な文字数や大きさだったとしても実際に投影した際には大きすぎたなどと異なって見えるときがあります。

決裁権限者の意向を下調べしておくことによって稟議書での追加でも通りやすくなります。決裁権限者が好みそうな例文や表現方法、書式などを参考にすることによって自分で文章をはじめから作成するよりも効果的です。文章の提出前に稟議書で提出したい案件の意向をさわりだけでも話しておくことで決裁権限者の印象に残ります。決裁権限者は数多くの案件を抱えているため記憶に残るようにすることが大切です。

昼食時などに案件の相談などをしておき、どのような様子かを確認しておくことによって大反対を受けることがなくなります。手紙などでも良いですが、実際に決裁権限者に話を聞いてみてフィーリングを探ることが大切です。一度も稟議書を書いたことがない人は過去の資料や雛形などを参考にして自分の言葉で記入することがお勧めです。変更部分だけ自分の言葉にするだけで短時間で作成できます。

サービスの利用側の意見もメモしておくことで質問事項に簡単に答えることができます。現在どのような状況で何が必要なのかを聞き取ることによって、稟議書についての質問が来た時にも安心して答えることができます。細かく稟議書内にすべて書かなくても口頭での説明のみで大丈夫です。業者の打ち合わせに関しては口約束だけでは忘れられる可能性があるため書面に残しておくことが大事です。

細かな部分まで書面に残しておくことは現実的でないため、メールやFAX等の正式な書面でなくても記録に残るものは保管しておくことが重要です。データや保管できるものに残しておくことによって稟議書作成の際の添付書類としても活用できる可能性があります。下準備は稟議書の決済をもらうためにも大切な作業となりますので慎重に正確に行う必要があります。

稟議書を提出する前に関係各所への根回しも大変重要になります。交渉や会議などでうまく事が運ぶように事前に準備をしておくことでスムーズに稟議が通りようになります。根回しの段階で全然ダメと言われると、無駄な稟議を書く必要もなくなりますので作業が効率的になります。小さな稟議で毎回根回しをすることは大変ですので、大きなプロジェクトのみ根回しを行うと効果的です。

稟議の判断をスムーズにするためにも根回しは大切です。金額が大きな案件のような判断を迷う稟議の場合はあらかじめ話をしておくことによって素早くことが進みます。金額が大きな稟議は経営層の業績の着地点も読みやすくなるため重要です。そのため、適宜状況に応じて根回しをすることが必要になります。今まで稟議が通らなかった人でも根回しすることで通る可能性が高まります。

稟議の書き方として決済者の心理状況を考えて稟議書を提出することが大切です。特に週末の金曜日に提出することで早く帰りたい決済者の心理を利用することができる可能性が出てきます。余計な議論をしたくないと思うかもしれないため、軽度の稟議は通る可能性が高まります。しかし、稟議の提出が遅すぎると来週に回される可能性が出てきますのでタイミングが重要です。

稟議書の渡すタイミングは大型連休前がお勧めです。連休前は早く仕事を片付けて連休の事で頭がいっぱいになる可能性もあるため、自分の机の上を綺麗にしておく人が多いです。そのため、稟議書の難易度が中程度のものだと比較的簡単に決済してくれる可能性があります。稟議書の決済スケジュールや決済者の心理状態も考慮することによって効果的な方法が見つかります。

商品購入の稟議において記入の際にはその金額が適正かどうかを記すことが必要です。何も書かずに金額だけ書くと決済者は高いのか安いのか判断できないため、他社との相見積もりを添付しておき費用が安く適正な製品であることを証明する書類を付けておくことが大事です。何に使用するために製品が必要かも明記することが必要です。本当にその製品がいるのかトップ層にまでわかるようにすることが大切です。

明らかに稟議で都合が悪い事項は記入しないこともポイントです。余計な文章を記入することによって突っ込まれて稟議が通らないケースもありますので、円滑な決済をもらうためには必要な技術です。稟議書は誰が読んでもわかるように5W2Hを抑えて記述することがポイントです。写真なども添付することによって一目で状況がわかりますのでイメージしやすくなります。

A4で1枚、2枚程度の文章を書くことを心掛けます。あまりにも長い文章だと読む気がしないため、簡潔にわかりやすいグレードの高い稟議書を書けるように訓練することが大事です。比較的新しい設備ですぐに故障してしまった場合に関しては買い替えの稟議を提出しても却下になりますので、極力省力化してメーカー保証やメーカー修理などを検討する必要があります。

上司の視点になって稟議書を書くことがお勧めです。決裁をする側になって考えることで通りやすい稟議を書くことができます。年度の予算が取れているのか確認することで決済の状況が変化しますので、財務部門に根回ししておくことも必要です。メリットやデメリットを総合的に判断して必要であることを説明できるようにすることで、目先の利益だけで稟議書を書いていると言われなくなります。