バイト採用辞退メールの書き方や例文・文例... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

バイト採用辞退メールの書き方の用途は、まさにご自分がバイト採用を辞退したい時に参考にしていただきたいメールの書き方をまとめたものです。同じことを言うにも、伝え方が９割と言われています。伝え方ひとつで、相手の印象や捕らえ方はまったく変わってくるものです。相手にも納得してもらい、お互いが嫌な思いをせず、トラブルなく円満に辞退することが大切です。

まず、バイト採用辞退メールの書き出しとしては、真っ先に採用を頂いたことに対するお礼を述べ、続いてバイト採用にあたって、先方が時間を割いてくれたことに対してのお礼を伝えることが大切です。相手に対する配慮を最大限に伝えましょう。そして、結びの言葉は、このメールを最後まで読んでいただいたことに対する感謝と、採用側の期待に沿えなかったお詫びの気持ちを伝えましょう。

お世話になっております。この度は採用の内定を頂きまして、誠にありがとうございます。また、面接にあたり、貴重なお時間を割いて頂き、ありがとうございました。大変申し上げにくいことなのですが、一身上の都合により、御社での就業が難しくなってしまいました。やむを得ぬ事情によるものですが、採用者様のご期待に応えられないことを大変申し訳なく思っております。今後の御社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

ここでは、まず採用を頂いたことに対するお礼を述べ、続いてバイト採用にあたって、先方が時間を割いてくれたことに対してのお礼を伝えています。次に、辞退の理由ですが、細かいことに言及せず、一身上の都合ということにとどめています。そして、結びの言葉は、採用側の期待に沿えなかったお詫びの気持ちを伝えるとともに、今後の企業様の発展を願い、先方に配慮を伝えています。

拝啓時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。この度は採用の内定を頂きまして、誠にありがとうございます。残念ながら、本学期より学業のカリキュラムが変更となり、アルバイトのための時間を捻出することが難しくなることがわかりました。誠に申し訳ありませんが、今回の採用は辞退させて頂きたく、ご連絡申し上げます。面接・採用にあたり、貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず申し訳ありません。

バイト採用辞退メールではありますが、手紙のような雛形にしています。文章のはじめに、「拝啓時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配賜り、厚く御礼申し上げます。さて・・・」と続くのは一般的なビジネスのメールでも使います。この例文では辞退の理由を明確に述べ、理解を得てもらうように本業の学業を優先したいことをほのめかしています。

お世話になっております。○月○日に面接を受け、採用をいただきました、○○と申します。ご採用のご連絡ありがとうございました。しかしながら、家族の転勤により就業が不可能になってしまいました。面接・採用にあたり、貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、多大なご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ありません。末筆ながら貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。

こちらの例文では、まず自分が何月何日に面接を受けたかということを伝えています。採用側というのは、何人も面接、採用をしているため、すぐに「ああ、あの時のあの人だな」と認識してもらうためです。この例文では、辞退の理由はやむを得ない事情によるものだと、具体的に述べることで先方に納得してもらうような流れとしてます。この場合も、お詫びを繰り返すことで結びとします。

株式会社○○○○店店長○○様○月○日に面接を受け、採用をいただきました、○○と申します。ご採用のご連絡ありがとうございました。しかしながら、先に他の会社に採用が決まってしまいまして、大変残念ながら、辞退をさせていただきたく、ご連絡をさせていただきました。せっかくお時間をいただいていたのに申し訳ありません。今後ますますのご発展をお祈りいたします。

この例文では、辞退の理由として、他社に先に採用をもらってしまったという事情を説明しています。採用側としては、そのようなことはよくあることで、理由としては問題ないでしょう。あくまでも、他社がよい、というスタンスではなく、先に決まった、というような表現にすることがポイントです。この場合も、就業できないことが残念であるという気持ちを表現するとともに、時間を割いていていただいたお礼を伝えましょう。

株式会社○○○○店店長○○様お世話になっております。○月○日に面接を受け、採用をいただきました、○○と申します。ご採用のご連絡ありがとうございました。しかしながら、近日帰省しましたところ、両親の介護が必要なことが判明しました。就業をせず、介護に専念したく、採用の辞退をさせていただきたいと考えております。せっかくお時間を割いていただいたのに申し訳ありません。今後ますますのご発展をお祈りいたします。

この例文についても、辞退の理由を具体的に述べていますが、両親の介護というやむを得ない事情であることを伝えています。近年はそういった事例も実際にたくさんあることですし、採用側としても致し方ないという気持ちになる辞退の仕方のひとつです。面接時には予定がなかったけれども、帰省をしたことで、そのような話に発展したというような流れにするのが自然な印象を与えます。

まず書式としては、ですます調にしてください。例文２で使った、「時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配賜り、厚く御礼申し上げます。」は普段あまり使い慣れていないかもしれませんが、「この頃、ますます健康でお元気に過ごされうれしく思っています。常日頃から特別にひいきしてもらい、感謝しております。」といった意味で、文章の出だしに使ってください。

辞退の理由として、くれぐれも「気に入らなかった」とか「他社が良かった」のような書き方は避けたほうがよいでしょう。仮に正直そのように思っていたとしても、相手の心象を悪くするだけで、お互い何の利点もありません。あくまで、やむを得ない理由があって残念だ、という姿勢を表現してください。上の例文であげた、「一身上の都合」「転勤」「介護」だけでなく、「体調不良」など、納得してもらいやすい理由を話してください。

丁寧に、相手に対して配慮をしていると思ってもらえる文章を書くことを意識してください。それは、例文にあげたように、気遣いやお詫びの気持ちを随所にちりばめることです。断られる側というのは、そういう態度をよく見ているものです。また、企業というのは横のつながりもあり、意外と狭い世界だったりもします。きちんと大人の対応ができるかどうかで、あなたの今後の評判にも影響してくる可能性もあります。