レジ誤差始末書の書き方や例文・文例・書式... | 文章や手紙などの書き方　書き方ラボ

レジ誤差始末書は、レジの集計をした際に、金額にプラスマイナスが出た際に提出します。小さな企業では提出しないで済む場合もありますが、１円の誤差であっても提出を義務づけられている場合がほとんどです。多くは誤差が出た当日か、もしくは翌出勤日に提出を求められるため、レジ誤差始末書は勤務時間外に書き上げる必要があります。この始末書の提出回数が多いと、別途他の始末書を求められることもあります。

レジ誤差始末書の書き出しでは、まず事実と原因を明らかにします。なるべく主観的な言葉は使わず、自身を擁護するような文面は避けます。結びは、今回の失敗を受けて、具体的にどのような改善策を行うかを明確にします。実現不可能な対応策を書くのではなく、あくまで日々の業務でできる範囲の事柄にとどめます。また、反省の意思をここで明確に表し、今後同じ失敗はしない旨を管理者に伝えることが肝心です。

お客様が大量の小銭を出され、一度はお断りしたものの、小銭しかないとおっしゃったため、お客様と一緒に小銭を数えました。４５円の誤差が出ていることから、５円を５０円と誤って受け取ってしまった可能性があります。大量の小銭を出されたことは初めての経験だったため、対応に焦りが出てしまいました。今後は決められた枚数以上の小銭の受け取りは極力避け、やむを得ない場合も、他スタッフとの二重チェックを実施します。

通常の手紙とは違い、主観は極力省き、事実と原因を明確にします。例文の場合、お客様が小銭を大量に出されたことが原因です。また、事実として４５円の誤差が出ていることから、５円玉と５０円玉を誤って受け取ってしまったことが推測されます。具体的に何が起きたのかが推測できる場合は、できる限り記載したほうが説得力が出ます。自身の非についても言及します。反省の意を表したうえで、今後の対応策に言及します。

つり銭補充の際、５円玉が１０円玉に混ざって投入されていました。つり銭補充後１時間ほどたった際、５円玉と１０円玉がキャッシャー内で混ざっていることに気づき、レジを止め、中間締め作業をしましたが、すでに１５円の誤差が出ていました。今後は、レジに入る前、つり銭補充後ともにキャッシャー内の小銭、札が混ざっていないかの確認をし、また、お客様にお釣りを手渡す際も、もう一度金額に誤りがないか確認を徹底します。

レジ誤差始末書の雛形として、まず事実と原因をあげます。例文２の書式の場合、つり銭補充の際に小銭が混ざってしまったことが原因です。また、中間締め作業をした事実にも触れておくと、トラブルに気付いた際に何かしらのアクションを取ったことが明確となり、できる限りのことをしたというアピールになります。たとえ自らでは防ぎようのない失敗でも、今後ミスを減らすという姿勢を見せることが重要です。

常連のお客様がいつも購入されるビールを買われた際、お金をレジに出され、急いでいるからと、レジを打つ間もなくすぐに立ち去られました。その後レジを通したところ、該当の商品は今月から値上げされており、誤差が出てしまいました。すぐにお客様を追いかけましたが、すでに立ち去られた後でした。今後は常連のお客様やお急ぎのお客様でも、レジ操作が終了するまでは商品を持っていかれないように徹底します。

自分に非があるとき、マニュアル通りに行わずに誤差が出たときは特に、その時の状況を客観的に書きます。また、間違いに気づいたときに自らが行った行為、つまりこの例文ではすぐにお客様を追いかけたことにも言及します。一見言い訳をしているように思い、書きづらく感じるかもしれませんが、いかなる場合も、事実を明確に伝えることが始末書を提出する一つの意味でもあります。

特売のカロリーオフ炭酸飲料水を購入され、その直後同じメーカーの炭酸飲料水を追加で購入されましたが、特売のカロリーオフ商品ではなく、通常価格の商品でした。当方もお客様も気付かず、特売の炭酸飲料水と同じ金額を頂戴しました。レジを通した後、間違いに気づきましたが、すでに退店されていました。今後はまったく同じ商品を連続して購入される場合でも、レジに通すまではお金を受け取らないようにマニュアルを徹底します。

自身に非がある場合も、その場で起こった事実を明確に記載します。例文４の場合、自らに非があるため、レジ要員といての評価は一時的に下がってしまうかもしれません。しかし、事実を隠して報告しても文面に違和感が出てしまい、不要な疑いを招く可能性もあるため、素直に事実を報告するほうが賢明です。今後は同じ失敗を繰り返さない旨をしっかりと伝える必要があります。

つり銭を手渡す際、小銭が落ちてしまいました。お客様と一緒に拾いましたが、その後お客様より１０円足りないとのご指摘を受け、レジから１０円を渡しました。その後レジ締めで金額を確認したところ、１０円のマイナスとなり、レジ周辺を捜しましたが、落ちたと思われる１０円は見つかりませんでした。今後はつり銭の受け渡しは両手で行い、万が一小銭が落ちてしまった際は隅々まで取りこぼしがないか確認します。

まず事実と原因を明らかにします。また、事実から予想される事柄も記載しておくと、第三者にもより状況がわかりやすくなります。不可避の状況でも、改善する意思があることを明確にすることが大切です。また、つり銭が落ちてしまったことをお客様のせいにするようなことはいかなる場合もご法度です。あくまでも「自身の始末書」であることを意識して書くことが重要です。

「事実」とは、実際にその場で起こったことであり、自身が感じたこと、予想したことではありません。また、自身に落ち度がある場合、特に「マニュアル」から外れた行動をとった場合は非難の対象になることが多いです。「マニュアル」は、従業員の行動の手引きとなるものです。レジ誤差始末書では、マニュアルに沿って行動したのか、マニュアルに従わなかったのか、またなぜ従わなかったのかも含めて記載する必要があります。

決して自らを擁護するような言葉を使ってはいけません。自らには非はなくとも、始末書で他人を非難したり、自身には非がないと言及してしまうと印象がよくありません。レジ誤差始末書内では、事実と原因をなるべく客観的に記載し、反省の意が伝わる内容にします。また、同じような失敗をしてしまった際に、同じ文句を使いまわすのではなく、毎回新たな改善策を記載することも大切です。

レジはお金を取り扱うため、始末書一つにおいてもまじめさが求められます。たとえ自身では回避不可能な失敗の場合でも、なるべく客観的に事実を伝えれば、始末書を受け取る側も考慮してくれ、自身の評価が落ちることはありません。ポイントは、事実と原因をなるべく客観的に記載すること、自身の非に言及すること、今後の対応策を具体的に記載することです。